Неполная ставка в ЗУП 3.1: график, кадровый перевод и проверка расчёта

Чтобы в 1С перевести сотрудника на 0,5 ставки, в ЗУП 3.1 оформляют документ Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод. В нём с нужной даты меняют количество ставок или назначают график неполного рабочего времени, а затем проверяют оклад. Основание — подписанное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Главная ловушка — двойное уменьшение. Если оклад уже уменьшен вдвое под половину ставки, а сотруднику ещё и назначен график неполного времени, программа срежет начисление второй раз. В итоге человек получит четверть оклада вместо половины.

Подготовка: документы и данные до перевода на 0,5 ставки

Сначала решают кадровый вопрос, потом идут в программу. ЗУП фиксирует только то, о чём договорились стороны.

📌 Что должно быть на руках:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём — дата перевода, режим (например, 4 часа в день при пятидневке) и порядок оплаты. По соглашению сторон условия меняют по статье 72 ТК РФ.
• Уведомление — если неполное время вводит работодатель по своей инициативе. Статья 74 ТК РФ требует предупредить сотрудника письменно не позднее чем за два месяца.
• Приказ о переводе — если в организации принято оформлять изменение условий приказом. Печатную форму ЗУП выдаст из того же документа.

🔍 Что выяснить до ввода в программу:

• с какого числа действует новый режим — от этой даты зависит раздел месяца в расчёте;
• как платят: половина оклада за полный день (редкий вариант) или полный оклад пропорционально отработанным часам;
• используется ли в базе штатное расписание. От этого зависит, увидите ли вы поле «Количество ставок».

Два способа отразить половину ставки: что выбрать

В ЗУП половину оплаты можно получить двумя путями. Они дают одну сумму, но по-разному выглядят в табеле и отчётах.

Для перевода на неполный рабочий день по статье 93 ТК РФ правильнее второй способ. Табель Т-13 покажет 4 часа в день, а не 8. Это важно при проверках трудовой инспекции и при расчёте больничных.

Создаём график неполного рабочего времени

Графики в ЗУП 3.1 лежат в Настройка → Графики работы сотрудников. Готовый график неполного времени в базе обычно есть не всегда, поэтому его создают сами.

Пошаговая настройка графика

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите Создать.
2. Дайте понятное название: «Пятидневка 20 часов (неполное)». Такое имя сразу видно в кадровом документе.
3. Выберите способ заполнения «По неделям» и укажите по 4 часа на понедельник — пятницу, суббота и воскресенье — выходные.
4. Установите флажок неполного рабочего времени и укажите график полного рабочего времени, по которому считается норма. Обычно это ваша основная «Пятидневка 40 часов».
5. Проверьте, что график учитывает праздники и сокращённые предпраздничные дни, и заполните его на нужный год.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Флажок неполного времени — ключевой шаг. Без него программа решит, что норма сотрудника — те же 4 часа в день. Отработав все 4 часа, он выполнит «норму» на 100% и получит полный оклад.

Если режим не пятидневка

Сотрудник может работать полную смену, но три дня в неделю. Тогда в графике ставят 8 часов на три дня, а остальные отмечают выходными. Флажок неполного времени и привязка к полному графику остаются те же. Для сменщиков график неполного времени настраивают по сменам, но смысл не меняется: часы по графику меньше, норма — от полного графика.

Как в 1С перевести сотрудника на 0,5 ставки: кадровый перевод

Сам перевод — это документ «Кадровый перевод». Отдельное «изменение ставки» в карточке сотрудника не вводят: история условий хранится в кадровых документах.

Заполнение документа

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Кадровый перевод.
2. Выберите организацию и сотрудника, укажите дату перевода — с какого числа действует допсоглашение.
3. Отметьте флажками, что меняется:
   • «Изменить график работы» — выберите созданный график неполного времени;
   • «Изменить количество ставок» (если поле есть) — укажите 0,5.
4. Перейдите на вкладку начислений и проверьте оклад:
   • при переводе через график оклад остаётся за полную ставку, например 60 000 ₽;
   • при переводе только через ставку убедитесь, что сумма соответствует половине ставки — 30 000 ₽.
5. Посмотрите поле аванса. Если аванс задан фиксированной суммой, уменьшите её. Процентный аванс пересчитается сам.
6. Нажмите Провести, затем Печать — выведите приказ о переводе.

Перевод задним числом

Если месяц уже рассчитан, ЗУП при проведении перевода задним числом зарегистрирует перерасчёт. Он попадёт в следующее начисление зарплаты. Проще ввести перевод до расчёта зарплаты за этот месяц — тогда ничего не перерасчитывается.

Как проверить результат

Откройте карточку сотрудника и посмотрите историю. Там видны текущий график, ставка и оклад с датой вступления в силу. Тот же набор данных показывает личная карточка Т-2 и кадровые отчёты.

Расчёт зарплаты при неполной ставке

После проведения перевода ничего вручную не пересчитывают. Зарплату считают обычным документом Зарплата → Начисления зарплаты и взносов.

Пример с переводом с середины месяца

Условия: оклад 60 000 ₽ за полную ставку. В месяце 20 рабочих дней, норма полного графика — 160 часов. Сотрудник с 11-го рабочего дня переведён на 4 часа в день.

В документе начисления оклад разобьётся на две строки — до и после даты перевода. Если строка одна, перевод не учтён: проверьте дату и проведение кадрового документа.

С 45 000 ₽ НДФЛ и страховые взносы удерживаются и начисляются по общим правилам. Особых ставок для неполного времени нет.

А если получилось 7 500 ₽ вместо 15 000 ₽

Это и есть двойное уменьшение: оклад 30 000 ₽ × 40 / 160 = 7 500 ₽. Значит, в переводе одновременно указан половинный оклад и график неполного времени. Исправьте кадровый перевод — верните оклад за полную ставку — и перепроведите начисление.

МРОТ и неполное время

При неполном времени зарплата может оказаться ниже МРОТ — это законно, если заработок в пересчёте на полную ставку не ниже МРОТ. Если в организации настроена доплата до МРОТ, проверьте её у сотрудников с неполным временем: при неверно настроенном графике сумма доплаты может оказаться лишней.

Табель учёта рабочего времени после перевода

Табель в ЗУП заполняется по графику автоматически. Отдельно вносить часы не нужно, пока сотрудник работает строго по графику.

📋 Что увидите после перевода через график неполного времени:

• в табеле Т-13 с даты перевода — «Я 4» вместо «Я 8»;
• итог по месяцу — фактические часы, например 120 вместо 160;
• в расчётном листке — отработанные часы и дни, по которым посчитан оклад.

Если перевод оформлен только ставкой, табель продолжит показывать по 8 часов. Для документа, который подписывает руководитель, это неточность: часы в табеле не совпадут с реальным режимом.

Отклонения от графика — неявки, сверхурочные, работа в выходной — вносят документами отклонений или документом «Табель» в разделе «Зарплата». Табель вводят тогда, когда фактическое время часто расходится с графиком.

Отпускные, больничные и средний заработок на 0,5 ставки

Неполное время не сокращает отпуск. Статья 93 ТК РФ прямо говорит: такая работа не ограничивает продолжительность ежегодного отпуска и не уменьшает трудовой стаж. Положенные 28 календарных дней остаются.

Отпускные

Отпускные считаются из среднего заработка за 12 месяцев. Пока в расчётном периоде есть месяцы на полной ставке, средний выше. После перевода каждый новый месяц тянет средний вниз.

Пример: за 12 месяцев 6 месяцев по 60 000 ₽ и 6 месяцев по 30 000 ₽. Сумма — 540 000 ₽. Все месяцы отработаны полностью, поэтому знаменатель — 12 × 29,3 = 351,6 дня. Средний дневной заработок — 540 000 / 351,6 = 1 535,84 ₽. Отпуск на 14 дней — 21 501,76 ₽.

ЗУП считает это сам в документе «Отпуск». Ручная корректировка нужна, только если за период было повышение оклада — тогда смотрят коэффициент индексации среднего.

Больничные

Пособие по нетрудоспособности считается от заработка за два года. Если он мал, применяется минимум из МРОТ. При неполном времени минимальный средний заработок уменьшается пропорционально продолжительности работы. Поэтому в документе «Больничный лист» проверьте, что минимальный средний заработок посчитан с учётом доли ставки, а не по полному МРОТ.

С 2023 года пособия выплачивает Социальный фонд России (СФР), который заменил ФСС. Данные для назначения пособия ЗУП передаёт в фонд по прямым выплатам.

Обратный перевод на полную ставку

Когда сотрудник возвращается к полному дню, вводят ещё один кадровый перевод. В нём выбирают полный график и при необходимости возвращают ставку 1. Средний заработок для следующих отпусков подтянется постепенно, по мере накопления месяцев на полной ставке.

Частые вопросы о работе на половине ставки