Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, пароль и права
Содержание
Нового пользователя в 1С 8.3 добавляют в режиме «Предприятие»: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя для входа, пароль или вход через Windows, а затем по ссылке «Права доступа
» включают сотрудника в нужные группы доступа. Путь одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11.
Сотрудник вышел на работу, а войти в базу не может или видит пустой рабочий стол без разделов. Обе проблемы решаются за 5–10 минут, если пройти шаги по порядку: подготовка, создание учётной записи, права, личные настройки. Порядок одинаков для файловой и серверной базы, различия — в способе входа и лицензиях.
Подготовка: кто создаёт учётную запись и как будет входить сотрудник
Добавить пользователя в 1С может только тот, у кого есть полные права (профиль «Администратор»). Обычный бухгалтер раздела «Настройки пользователей и прав» просто не увидит.
Перед созданием ответьте на три вопроса:
- 👤 Кто это? В БП 3.0 и ЗУП 3.1 пользователь связывается с физическим лицом. Если сотрудник уже оформлен в кадрах, выберите его из справочника — иначе появится дубль.
- 🔑 Как он будет входить? По логину и паролю 1С или под своей учётной записью Windows без ввода пароля.
- 🧩 Что ему можно? Только смотреть, вести первичку, считать зарплату или администрировать базу.
Способы входа сравним в таблице:
| Способ аутентификации | Когда подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| 1С:Предприятия (логин и пароль) | Небольшой офис, удалённые сотрудники, общий компьютер | Пароль хранится в базе, политику сложности задаёт администратор |
| Операционной системы (Windows) | Компьютеры в домене, сотрудник входит под своим доменным логином | Нужна точная привязка \\ДОМЕН\логин, на чужом ПК войти не получится |
| Оба способа сразу | Сотрудник работает и из офиса, и с домашнего компьютера | Пароль 1С всё равно нужно задать и хранить |
| OpenID | Вход через веб-публикацию с единой учётной записью | Требует настроенного OpenID-провайдера, в маленьких базах редкость |
Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает всех без пароля и с полными правами. Первым всегда создавайте администратора, иначе сотрудник с правами «Бухгалтер» окажется единственным и закроет вам доступ к настройкам.
Как добавить пользователя в 1С Предприятие: пошагово
Порядок одинаков для файловой базы на локальном диске и для базы в сетевой папке. Работайте в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: так учётная запись сразу попадёт в справочник «Пользователи» и получит права через группы доступа.
Шаг 1. Откройте список пользователей
Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. В открывшейся форме нажмите ссылку «Пользователи». Если такого раздела нет в панели, значит, у вас нет административных прав.
Шаг 2. Создайте карточку
- Нажмите «Создать».
- В поле «Полное имя» укажите ФИО так, как его увидят коллеги в документах, например
Смирнова Ольга Петровна. - В БП и ЗУП выберите «Физическое лицо», если оно уже есть.
- Проверьте флаг «Вход в программу разрешен» — без него запись создастся, но войти не получится.
- В поле «Имя (для входа)» оставьте предложенное или введите короткий логин:
Смирноваилиosmirnova.
Шаг 3. Задайте способ входа
Для входа по паролю включите аутентификацию 1С:Предприятия и нажмите «Установить пароль ». Введите пароль дважды.
Флаг «Показывать в списке выбора» решает, будет ли имя видно в выпадающем списке при входе. В базе на 30 человек список удобен. В базе с удалённым доступом его лучше выключить: посторонний не узнает логины.
Для входа через Windows включите аутентификацию операционной системы и выберите пользователя домена. Запись имеет вид \\OFFICE\o.smirnova. Ошибка в одной букве — и 1С при запуске покажет окно ввода пароля вместо автоматического входа.
Шаг 4. Запишите и проверьте
Нажмите «Записать и закрыть». Затем запустите базу от имени нового пользователя (можно с параметрами командной строки) и убедитесь, что вход проходит:
"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F "D:\Base\Buh" /N "Смирнова" /P "Пароль"
Не оставляйте такую строку с паролем в ярлыке на рабочем столе. Это только для проверки администратором.
Для доменного пользователя проверка другая: войдите в Windows под его учётной записью и запустите базу без параметров /N и /P. Если вход прошёл без окна пароля, привязка верна.
Обратная ситуация тоже бывает: администратору нужно зайти под своим логином 1С на компьютере, где автоматически подставляется доменный пользователь. Для этого в строку запуска добавляют параметр /WA- — он отключает вход через Windows для этого запуска.
Права нового пользователя: группы доступа и профили
Сама учётная запись прав не даёт. Сотрудник войдёт, но увидит почти пустой интерфейс. Права выдаются через группы доступа.
Как устроено:
- 📦 Профиль группы доступа — набор ролей: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и другие. Профили поставляются с конфигурацией.
- 👥 Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения, например только по одной организации.
- 🔒 Пользователь получает сумму прав всех групп, в которых состоит.
Как назначить права
- Откройте карточку пользователя.
- Перейдите по ссылке «Права доступа».
- Отметьте нужные группы. Если подходящей нет, создайте её:
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать, выберите профиль и добавьте участника. - Запишите изменения. Права вступят в силу при следующем входе сотрудника.
Ограничение по организациям
Если в одной базе ведётся учёт нескольких фирм, а сотрудник работает только с одной, включите в настройках пользователей и прав флаг «Ограничивать доступ на уровне записей». После этого в группе доступа появится возможность указать разрешённые организации.
Ограничение на уровне записей замедляет работу больших баз — включайте его, только когда оно действительно нужно.
| Задача сотрудника | Что назначить |
|---|---|
| Ведёт первичку и банк | Группа с профилем «Бухгалтер» |
| Закрывает месяц, сдаёт отчётность | Группа с профилем «Главный бухгалтер» |
| Только смотрит отчёты (аудитор, директор) | Отдельная группа с профилем только на просмотр, если он есть в вашей конфигурации |
| Настраивает базу и пользователей | Группа «Администраторы» |
Проверить итог проще всего на практике: войдите под новым логином и откройте два-три документа, с которыми сотрудник будет работать. Если раздел не виден или документ не записывается с сообщением о нарушении прав доступа, значит, профилю не хватает ролей — подберите другую группу, а не добавляйте роли вручную.
Не создавайте группу под каждого человека. Удобнее группы по должностям: «Бухгалтеры ООО Ромашка», «Кадровики». Новичка достаточно отметить в одной-двух из них.
Через Конфигуратор: когда это оправдано
В Конфигураторе пользователь заводится через Администрирование → Пользователи и кнопку добавления. На вкладке «Основные» задают имя, пароль и способ аутентификации, на вкладке «Прочие» — роли, язык и режим запуска.
Для типовых конфигураций (БП, ЗУП, УТ, КА, ERP) этот способ — запасной. Причины:
- ❌ роли, отмеченные галочками вручную, перезапишутся, как только кто-то поправит группу доступа в «Предприятии»;
- ❌ в справочнике «Пользователи» такая запись не появится сама — её придётся сопоставлять;
- ❌ легко выдать лишнюю роль и открыть сотруднику то, что ему не нужно.
Когда Конфигуратор всё же нужен:
- База пустая или самописная, без подсистемы управления пользователями.
- Единственный администратор забыл пароль, но в Конфигуратор пускает другой пользователь с полными правами.
- Нужно включить флаг «Защита от опасных действий» или ограничить режим запуска.
Если запись уже создана в Конфигураторе, откройте в «Предприятии» список «Пользователи», в меню «Ещё» найдите «Пользователи информационной базы» и сопоставьте запись с элементом справочника. Затем назначьте права через группы доступа.
Особенности клиент-серверной базы
С точки зрения 1С пользователь серверной базы создаётся точно так же: через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Учётные записи хранятся в самой информационной базе, а не в SQL. Добавлять их напрямую в таблицы СУБД нельзя.
Отличия касаются окружения:
- 🖥️ Администраторы кластера и пользователи базы — разные сущности. Логин в консоли кластера не даёт права войти в базу, и наоборот.
- 🔐 Вход через Windows в серверной базе опирается на доменную аутентификацию. Служба сервера 1С должна работать под доменной учётной записью, иначе автоматический вход может не срабатывать.
- 🎫 Лицензии считаются по сеансам, а не по учётным записям. Можно завести 50 пользователей при 20 лицензиях: войти одновременно смогут 20 человек.
- 🌐 Веб-клиент и публикация. Если сотрудник работает через браузер, логин и пароль 1С вводятся в форме входа. Для доменного входа через браузер нужна отдельная настройка веб-сервера .
Добавлять пользователей можно при работающих сеансах коллег: блокировка базы для этого не нужна.
Персональные настройки и рабочее место сотрудника
Права определяют, что сотрудник может открыть. Настройки — насколько удобно ему будет работать с первого дня.
Значения по умолчанию
В БП 3.0 у каждого пользователя есть персональные настройки: основная организация, подразделение, склад, ответственное лицо. Их открывают из раздела «Главное» — группа «Настройки», пункт «Персональные настройки». Если основная организация не задана, в каждом новом документе её придётся выбирать вручную.
Копирование настроек от коллеги
Настраивать панели и отчёты новичку с нуля долго. Администратор может перенести их от опытного сотрудника: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. Выберите пользователя-источник, отметьте, что копировать (внешний вид, отчёты, прочие настройки), и укажите получателя.
Интерфейс
Сотрудник сам меняет состав панелей через главное меню (кнопка с тремя полосками) → Вид → Настройка панелей. Если у него нет каких-то разделов, дело не в панелях, а в правах — вернитесь к группам доступа.
Блокировка, сброс пароля и аудит входов
Сотрудник забыл пароль
Администратор открывает карточку пользователя, нажимает «Установить пароль» и задаёт новый. Старый пароль узнать нельзя: 1С хранит не пароль, а его хеш.
Требования к паролям (минимальная длина, сложность, срок действия) задаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Набор параметров зависит от версии библиотеки стандартных подсистем в конфигурации.
Сотрудник уволился
Не удаляйте пользователя. Он указан ответственным в документах, и удаление испортит ссылки.
Правильный порядок:
- Снимите флаг «Вход в программу разрешен».
- В карточке установите признак «Недействителен» — запись скроется из списков выбора.
- Исключите пользователя из групп доступа.
- Если сотрудник сейчас в базе, завершите его сеанс через
Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи. Несохранённые данные в его открытых формах пропадут, поэтому сначала предупредите человека.
Кто входил и что менял
Все входы и изменения учётных записей пишутся в журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Поставьте отбор по пользователю и по событиям группы «Сеанс» — увидите время входа, компьютер и неудачные попытки аутентификации. Изменения карточек пользователей отражаются событиями группы «Пользователи».