Среднесписочная численность в ЗУП 3.1 и 3.2: где найти отчёт и как разбить по отделам
Содержание
Среднесписочную численность в ЗУП 3.1 и 3.2 показывает кадровый отчёт «Среднесписочная численность»: откройте раздел Кадры, найдите блок отчётов и выберите его. Если пункта нет в меню, нажмите значок поиска в командном интерфейсе и введите слово «среднесписочная».
В шапке отчёта задайте организацию и период, а в настройках добавьте группировку по подразделению. Тогда вместо одной итоговой цифры вы получите строки по каждому отделу.
Ниже: три способа получить цифру, как настроить разбивку, как руками проверить результат и почему отчёт иногда показывает не то, что ждёте.
Названия пунктов меню немного отличаются между релизами и интерфейсами («Такси», «Основной»). Если не нашли отчёт по пути из статьи, ищите его по названию через поиск по меню: так надёжнее, чем помнить расположение.
Три способа посмотреть среднесписочную численность
| Способ | Когда подходит | Что получите | Ограничения |
|---|---|---|---|
| Кадровый отчёт «Среднесписочная численность» | Нужна цифра для себя, руководства, расчёта лимитов | Таблица по месяцам и подразделениям | Нужно настроить группировку |
| Статистическая отчётность (форма П-4) | Нужно сдавать данные в Росстат | Регламентированная форма с численностью | Подразделения не показывает, только по организации |
| Универсальный отчёт или отчёт по настройке | Нужна нестандартная разбивка | Любой разрез: отдел, должность, вид занятости | Сложнее настроить |
Для большинства задач хватает первого способа. Остальные нужны, когда стандартный отчёт не даёт нужный разрез.
Способ 1. Отчёт «Среднесписочная численность» в разделе «Кадры»
Открываем отчёт
- Перейдите в раздел
Кадры. - В блоке отчётов выберите
Кадровые отчёты(или нажмите ссылку «Отчёты по кадрам»). - Найдите в списке «Среднесписочная численность» и откройте.
Если списка нет, воспользуйтесь командой поиска: введите «среднесписочная» и выберите отчёт из результатов.
Задаём период и организацию
- В поле «Период» укажите нужные месяцы. Для данных за квартал выберите три месяца, за год — двенадцать.
- В поле «Организация» оставьте свою. В базе с несколькими юрлицами не перепутайте: цифры по каждому считаются отдельно.
- Нажмите
Сформировать.
Разбиваем по подразделениям
Без группировки отчёт покажет итог по организации. Чтобы увидеть отделы:
- Нажмите
Настройкив верхней панели отчёта (если кнопки нет, ищите значок шестерёнки или пункт «Ещё»). - На вкладке группировок добавьте поле «Подразделение».
- Закройте настройки и снова нажмите
Сформировать.
Теперь в отчёте по каждому подразделению своя строка. Если подразделения вложены, включите иерархию, и итоги по родителям посчитаются автоматически.
Сохраните настройку как вариант отчёта. В следующий раз выбираете готовый вариант, а не собираете группировку заново.
Что означают колонки
- 👥 Среднесписочная численность — основной показатель за месяц.
- 📅 Месяцы периода — если период шире месяца, цифры идут отдельно по каждому.
- 🧮 Итого за период — среднее по месяцам, а не сумма: за квартал показатель считают как сумму по трём месяцам, делённую на три.
Способ 2. Форма П-4 и статистика: цифра для Росстата
Регламентированные статистические формы лежат в разделе отчётности. В ЗУП это Отчетность, справки → Регламентированная отчетность → кнопка Создать, затем поиск формы по слову «П-4».
Что нужно знать:
- форма заполняется по организации в целом, подразделения в неё не выносятся;
- среднесписочную численность программа берёт из данных учёта кадров: приёмы, увольнения, переводы, неполное время;
- перед отправкой используйте кнопку проверки формы и сверьте цифру с отчётом из первого способа.
Обязательность и сроки сдачи формы зависят от того, включены ли вы в выборку Росстата. Уточните в уведомлении территориального органа статистики, а не по памяти.
Если цифры в П-4 и в кадровом отчёте расходятся, не правьте форму руками. Сначала найдите причину в кадровых данных (см. раздел об ошибках ниже).
Способ 3. Универсальный разрез: когда нужна своя группировка
Стандартный отчёт не всегда подходит. Типичные случаи:
- нужна численность отдельно по основным работникам и совместителям;
- нужен разрез по должностям или видам занятости;
- нужно сравнить подразделения по месяцам в одной таблице.
В таких случаях откройте тот же отчёт и поменяйте настройки: добавьте группировки «Вид занятости» или «Должность» вторым уровнем под подразделением. Если нужного поля в списке нет, воспользуйтесь отдельными отчётами по кадровым данным («Штатная расстановка», «Список работников») и сведите цифры вручную.
Как считается показатель: проверяем отчёт руками
Среднесписочная численность за месяц — это сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. Выходные и праздники учитываются: за них берут численность предыдущего рабочего дня.
Пример по организации. В апреле 30 дней. С 1 по 15 апреля в штате 20 человек, с 16 по 30 — 22 человека.
- сумма за месяц: 20 × 15 + 22 × 15 = 300 + 330 = 630 человеко-дней;
- среднесписочная численность: 630 ÷ 30 = 21 человек.
Пример по подразделениям. Тот же месяц, два отдела:
| Подразделение | 1–15 апреля | 16–30 апреля | Расчёт | Среднее |
|---|---|---|---|---|
| Отдел продаж | 12 | 13 | (12 × 15 + 13 × 15) ÷ 30 | 12,5 |
| Бухгалтерия | 8 | 9 | (8 × 15 + 9 × 15) ÷ 30 | 8,5 |
| Итого | 20 | 22 | 21 |
Сумма по отделам (12,5 + 8,5) даёт те же 21. Если у вас итог по подразделениям не равен общему, ищите причину в данных: переводы между отделами или ошибки в датах.
Кого программа не учитывает
По правилам статистики в среднесписочную численность не входят отдельные категории работников. Это внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Точный перечень сверьте с указаниями по заполнению формы статистики: он может уточняться.
Работники на неполном рабочем времени учитываются пропорционально отработанному времени. Например, сотрудник на половину ставки в месяце с 20 рабочими днями и 8-часовым днём засчитывается примерно за 0,5, а не за целого человека.
Типичные ошибки: почему отчёт показывает не то
Как не получать расхождений
- 📌 Проводите кадровые документы в день события, а не пачкой в конце месяца.
- 📌 Не вводите увольнения «задним числом» без необходимости: показатели прошлых периодов пересчитаются.
- 📌 Заполняйте подразделение сразу при приёме, а не потом.
- 📌 Перед сдачей статистики формируйте кадровый отчёт и сравнивайте с формой.
Переводы между подразделениями и внутреннее совмещение
Самые частые причины «странных» цифр по отделам — переводы и совмещение внутри организации. Разберём на примере.
Перевод в середине месяца. Сотрудник работал в бухгалтерии, а с 11 апреля переведён в отдел продаж. Апрель — 30 дней.
- бухгалтерия: учитывается 10 дней из 30, то есть 10 ÷ 30 ≈ 0,33;
- отдел продаж: 20 дней из 30, то есть 20 ÷ 30 ≈ 0,67;
- по организации: 0,33 + 0,67 = 1, как и должно быть.
Если у вас в отчёте два подразделения дают по 1, значит, перевод оформлен как новый приём без увольнения. Откройте кадровую историю работника и исправьте документы.
Внутреннее совместительство. Работник занимает две ставки в одной организации: основную в бухгалтерии и вторую в отделе продаж. В статистике он считается один раз, а по подразделениям программа покажет долю по каждой ставке. Для внутренних отчётов это удобно, для П-4 важен итог по организации.
Неполное время по подразделениям. Работник на 0,5 ставки в отделе при 20 рабочих днях и 8-часовом дне отработал 80 часов вместо 160. Пропорцию программа берёт из графика и фактических данных. Если график работы не назначен, данные получатся неверными: проверьте, что у каждого работника он есть.
Хотите быстро найти «лишних» людей в отделе? Сформируйте список работников на конец месяца с группировкой по подразделению и сравните его с данными отчёта по численности.
Где пригодится показатель
Среднесписочная численность нужна не только для статистики:
- 📊 Лимиты спецрежимов. От численности зависят условия упрощённой системы налогообложения и ряда льгот.
- 📊 Страховые взносы и пособия. Пороги по численности влияют на порядок уплаты и отчётности в СФР (бывший ФСС).
- 📊 Внутренняя аналитика. Фонд оплаты труда на человека и на отдел, текучесть.
- 📊 Планирование штата. Сравнение фактической численности со штатным расписанием.
Конкретные пороги и условия меняются, поэтому берите их из актуальных нормативных документов, а не из старых методичек.
Версии 3.1 и 3.2: что отличается
Для этого отчёта отличий немного. Принцип расчёта и набор данных одинаковы, а расположение кнопок и внешний вид зависят от интерфейса и релиза. Если после обновления пункт «переехал», найдите отчёт через поиск по меню.
Актуальную информацию о релизах ЗУП смотрите в разделе об обновлениях на сайте фирмы 1С. Перед обновлением базы сделайте резервную копию и согласуйте работы с регламентом организации.