Неиспользованные дни отпуска в ЗУП 3.1: ввод по рабочим годам, проверка и исправление

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 вносят документом «Ввод остатков отпусков» из раздела Кадры: по каждому сотруднику указывают вид отпуска, рабочий год (даты начала и конца) и число неиспользованных дней на дату начала учёта в программе. Вводить остатки нужно только тем, кто принят на работу до старта учёта в ЗУП. Для сотрудников, принятых позже, программа сама считает право на отпуск с даты приёма.

Порядок одинаковый для ручного ввода и для правки данных, пришедших переносом: сначала сверка исходных цифр, потом документ с разбивкой по рабочим годам, потом проверка отчётом «Остатки отпусков». Отдельного внимания требуют дополнительные отпуска, отпуск авансом и отпуска за свой счёт — они меняют и число дней, и сами даты рабочих лет.

Что подготовить до ввода остатков отпусков

Главная ошибка при вводе остатков — начать заполнять документ, не сверив данные. Остаток, который ушёл в базу с ошибкой, потом всплывёт в компенсации при увольнении или в графике отпусков. Поэтому сначала соберите исходные данные.

📌 Что понадобится по каждому сотруднику:

• 📅 дата приёма на работу — от неё отсчитываются рабочие годы;
• 📄 периоды отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней в году — они сдвигают рабочий год (ст. 121 ТК РФ);
• 🗂 сколько дней ежегодного отпуска положено в год: основной 28 дней (ст. 115 ТК РФ) плюс дополнительные, если они есть;
• ✅ сколько дней фактически использовано по каждому рабочему году — из приказов на отпуск и записей в личной карточке Т-2;
• 🧮 итоговый остаток из старой программы или из ведомости кадровика — для сверки.

Определитесь с датой ввода остатков. Это последний день перед началом учёта в ЗУП: если зарплату в программе считаете с января, остатки вводят на 31 декабря предыдущего года. Все отпуска, которые сотрудники отгуляли до этой даты, должны быть уже учтены в цифре остатка.

Проверьте, что в базе заведены нужные виды отпусков. Справочник «Виды отпусков» находится в разделе Настройка. Основной ежегодный отпуск в нём есть всегда, а дополнительные — за вредные условия, ненормированный день, работу на Севере — создают сами.

Какими способами внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Способ зависит от того, откуда вы переходите и сколько сотрудников в штате. В любом случае остатки попадают в одно и то же место — в регистр прав на отпуск, который потом читают отчёты и расчёт компенсации.

Как ввести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП вручную: пошаговая инструкция

Порядок ручного ввода остатков отпусков в ЗУП 3.1 одинаков для любой численности. Им же пользуются, чтобы поправить документ, созданный переносом.

Шаг 1. Откройте список документов

Перейдите в раздел Кадры и откройте список «Остатки отпусков». Если пункта не видно в меню раздела, найдите его через поиск по интерфейсу (значок лупы в шапке программы) по слову «остатки» или включите через настройку навигации раздела.

Нажмите Создать. Откроется новый документ.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация — та, где работают сотрудники. Для каждой организации остатки вводят отдельным документом.
• Дата — дата ввода остатков, то есть последний день перед началом учёта.
• Ответственный — заполнится автоматически, можно оставить.

Шаг 3. Добавьте сотрудников

Удобнее заполнить таблицу всеми работниками организации сразу командой заполнения в командной панели документа, а потом удалить тех, кому вводить ничего не нужно. Для небольшого штата добавляйте сотрудников по одному через подбор.

Шаг 4. Разбейте остаток по рабочим годам

Это ключевой шаг. По каждому сотруднику заводите отдельную строку на каждый рабочий год, по которому остались неиспользованные дни. В строке указываете:

1. Вид отпуска — например, «Основной».
2. Рабочий год: дату начала и дату окончания.
3. Количество неиспользованных дней на дату документа.

Рабочий год считается от даты приёма, а не по календарю. Сотрудник принят 15.03.2023 — значит, его рабочие годы: 15.03.2023–14.03.2024, 15.03.2024–14.03.2025, 15.03.2025–14.03.2026.

Пример. Остатки вводятся на 31.12.2025. Сотруднику положено 28 дней основного отпуска в год.

Почему 23,33 по текущему году: с 15.03.2025 по 31.12.2025 прошло 9 полных месяцев и ещё 17 дней. Остаток больше половины месяца, он округляется до полного, итого 10 месяцев. 28 / 12 × 10 = 23,33 дня. Итоговый остаток сотрудника: 8 + 23,33 = 31,33 дня.

Шаг 5. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. Сразу постройте отчёт «Остатки отпусков» на дату документа и сравните итог с вашей ведомостью.

Основной, дополнительный и авансовый: нюансы разных видов отпусков

Остатки по каждому виду отпуска вводятся отдельными строками. Если у работника есть основной отпуск и дополнительный за ненормированный день, по одному рабочему году получится две строки.

Дополнительные отпуска

Дополнительный отпуск появится в остатках только у тех, кому он назначен. Право на него задают при приёме на работу или кадровом переводе (в разделе об отпусках документа), либо в позиции штатного расписания, если штатное ведётся в программе.

Если вид отпуска не назначен сотруднику, введённый остаток по нему может «зависнуть»: дни есть, а начисления новых дней нет. Сначала назначьте право, потом вводите остаток.

📌 Типовые дополнительные отпуска:

• ⚙️ за вредные или опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ);
• 🕘 за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ);
• ❄️ за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях (ст. 321 ТК РФ).

Отпуск, использованный авансом

Бывает, что сотрудник отгулял больше, чем заработал: например, взял 28 дней в первый же год, проработав 7 месяцев. На дату ввода у него долг по текущему рабочему году. Этот долг важно перенести в программу, иначе при увольнении ЗУП не покажет удержание за неотработанные дни отпуска.

Отразите его отрицательным остатком в строке текущего рабочего года. После проведения проверьте отчётом, что итог у сотрудника тоже отрицательный.

Отпуск без сохранения зарплаты

Если у работника были отпуска за свой счёт больше 14 календарных дней за рабочий год, рабочий год сдвигается на число дней сверх 14. Пример: принят 01.02.2024, в первый год брал 30 дней за свой счёт. Сверх лимита 16 дней, поэтому первый рабочий год закончится не 31.01.2025, а 16.02.2025. Даты рабочих лет в документе нужно указать уже со сдвигом.

Как проверить остатки после ввода

Сразу после проведения откройте Кадры → Кадровые отчёты и сформируйте отчёт «Остатки отпусков». Поставьте дату, равную дате документа, и отбор по организации.

🔍 Что сверять:

• итоговое число дней по каждому сотруднику против вашей ведомости;
• разбивку по рабочим годам — даты должны совпадать с датой приёма;
• наличие дополнительных отпусков у тех, кому они положены, и их отсутствие у остальных;
• сотрудников с нулевым или отрицательным остатком — это нормально только если вы так и задумали.

Потом сформируйте тот же отчёт на дату через месяц-два после старта учёта. Остаток должен вырасти примерно на 2,33 дня в месяц при 28 днях отпуска в год. Если он не растёт или растёт вдвое быстрее, ищите ошибку в праве на отпуск или в дублях.

Как ускорить ввод при большом штате

При 20–30 сотрудниках проще ввести всё руками за пару часов. При сотнях людей ручной ввод превращается в источник ошибок. Вот что помогает.

1. Перенос из прежней программы. При переходе с ЗУП 2.5 используют штатный перенос данных в ЗУП 3.1: он создаёт документы с кадровой историей и остатками отпусков. Дальше остаётся проверка.
2. Разбивка на несколько документов. Делите ввод по подразделениям: один документ — один отдел. Так проще проверять и легче найти ошибочную строку.
3. Загрузка табличной части. Если ведомость остатков есть в Excel, подготовьте её в формате «сотрудник — вид отпуска — начало рабочего года — конец рабочего года — дни». Проверьте в командной панели табличной части, есть ли в вашем релизе загрузка из файла; если её нет, такую загрузку делает внешняя обработка от программиста.
4. Один ответственный. Пусть остатки вводит и проверяет один человек. Когда двое правят одну организацию, появляются дубли.

Типовые проблемы при вводе остатков и как их исправить

Почти все проблемы видны уже в первом отчёте. Симптомы и решения собраны в диагностику.

Исправлять ошибку лучше в самом документе ввода остатков, а не добавлять новый «корректирующий». Так в базе остаётся один источник правды, и следующий бухгалтер не запутается.

Частые вопросы