Новая позиция или ещё одна ставка: правим штатное расписание в ЗУП 3.1

Чтобы добавить штатную единицу в 1С ЗУП 3.1 при включённой истории штатного расписания, создайте документ в разделе Кадры → Изменения штатного расписания и в нём либо увеличьте число ставок у существующей позиции, либо добавьте новую позицию. Если история не ведётся, позицию правят прямо в справочнике Кадры → Штатное расписание.

Выбор между «ещё одна ставка» и «новая позиция» зависит от условий. Тот же отдел, та же должность и тот же оклад — достаточно поменять количество ставок. Другой оклад, график или надбавка — нужна отдельная позиция. Ниже оба варианта для 1С 8.3 ЗУП 3.1 по шагам, от настроек до приёма сотрудника.

Проверка настроек и справочников перед добавлением штатной единицы

Сначала убедитесь, что штатное расписание в программе вообще включено и как оно ведётся. Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания.

Ключевые флажки:

• 📌 Ведется штатное расписание — без него позиций в программе нет, а в документах приёма выбирается просто должность.
• 🗂 Ведется история изменения штатного расписания — определяет, через документы или напрямую в справочнике вы будете добавлять единицы.
• 🔍 Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию — программа не даст принять больше людей, чем есть ставок.
• 📏 Использовать «вилку» окладов и надбавок — для позиций с диапазоном оклада «от и до».
• 🔒 Использовать бронирование позиций — если ставку нужно придержать под кандидата.

Подразделение и должность

Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + условия». Поэтому оба элемента должны существовать заранее:

1. Подразделения — Настройка → Подразделения. Если отдел новый, создайте его и укажите дату создания, иначе позицию в нём нельзя будет открыть раньше этой даты.
2. Должности — Настройка → Должности. Для новой должности заполните наименование, а при необходимости — сведения для отчётности (код ОКПДТР, категорию для статистики).

Если отдел и должность уже есть, переходите к документу.

Как добавить в штатное расписание ещё одну штатную единицу документом

Этот путь для баз, где история изменений включена. Любая правка расписания здесь оформляется документом с датой, и программа помнит, сколько ставок было в каждом месяце.

Шаг 1. Создайте документ изменения

1. Откройте Кадры → Изменения штатного расписания.
2. Нажмите Создать и выберите изменение штатного расписания. Документ утверждения нужен только один раз — при первоначальном вводе расписания организации.
3. Укажите организацию и месяц, с которого действуют изменения. Это дата, с которой новая ставка станет доступна для приёма.
4. При необходимости заполните основание: номер и дату приказа об изменении штатного расписания.

Шаг 2а. Ещё одна ставка в существующей позиции

Самый частый случай: в отделе продаж два менеджера, нужен третий на тех же условиях.

1. В табличной части документа нажмите Изменить позицию и выберите нужную позицию из списка.
2. В открывшейся форме поменяйте количество единиц: было 2, ставим 3.
3. Остальные условия не трогайте, если они не меняются.
4. Нажмите ОК — строка появится в документе с пометкой изменения.

Количество может быть дробным: 2,5 означает две полные ставки и одну на половину. Это удобно, если третий менеджер выйдет на полставки.

Шаг 2б. Новая позиция

Если у новой единицы другой оклад, график, надбавка или это вообще новая должность — нужна отдельная позиция.

1. Нажмите Добавить позицию.
2. Выберите подразделение и должность.
3. Укажите количество единиц и график работы.
4. Перейдите к оплате труда (см. следующий раздел).
5. Нажмите ОК.

Наименование позиции программа формирует сама — из должности и подразделения. Если в одном отделе две позиции одной должности с разными окладами, допишите в наименование отличие, например «Менеджер (Продажи, сменный график)». Так их не перепутают при приёме.

Шаг 3. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. До проведения новая ставка в приёме на работу не появится. Если документ создан с будущей датой, позиция станет доступна только с этого месяца.

Если история изменений не ведётся

Тогда документов нет, и всё делается в справочнике:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Чтобы добавить ставку — откройте позицию и увеличьте количество единиц.
3. Чтобы добавить новую единицу с другими условиями — нажмите Создать и заполните карточку позиции так же, как в шаге 2б.
4. Запишите элемент.

Минус этого режима: программа хранит только текущее состояние. Узнать, сколько ставок было полгода назад, она не сможет.

Оплата труда новой позиции: начисления и показатели

Форма позиции содержит раздел с оплатой. Здесь задаётся то, что потом автоматически попадёт в приём на работу.

Основное начисление

Выберите вид расчёта, по которому будет считаться зарплата:

Список зависит от того, какие начисления включены в Настройка → Расчет зарплаты. Если нужного вида нет в выборе, проверьте, создан ли он в справочнике начислений.

Надбавки и вилка

Ниже основного начисления добавьте постоянные надбавки: за классность, районный коэффициент, доплату за вредность. Для каждой задаётся значение показателя — сумма или процент.

Если включена вилка окладов, у позиции вводится минимум и максимум. Например, оклад от 60 000 до 75 000 ₽. При приёме кадровик выставляет конкретную сумму в пределах диапазона. При включённой проверке соответствия штатному расписанию выход за вилку будет виден при проверке документа.

Дополнительные отпуска и прочие условия

Если должность даёт право на дополнительный ежегодный отпуск (ненормированный день, вредные условия), укажите его в позиции. Тогда он подтянется в приём и в остатки отпусков без ручного ввода.

Сюда же относятся условия труда для СОУТ и вредности, если они различаются у позиций одной должности.

Приём сотрудника на добавленную штатную единицу

Когда ставка проведена, на неё можно принимать человека.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Создайте документ Прием на работу.
3. Выберите сотрудника (или создайте нового из этой же формы).
4. В поле должности выберите позицию штатного расписания — в списке видны позиции организации с их подразделениями.
5. Укажите дату приёма: она не может быть раньше месяца, с которого действует новая ставка.
6. Проверьте, что начисления, график и отпуска подставились из позиции. Скорректируйте оклад, если используется вилка.
7. Укажите количество занимаемых ставок, если человек выходит не на полную.
8. Проведите документ.

Перевод сотрудника внутри организации на новую позицию оформляется документом Кадровый перевод из того же журнала — там тоже выбирается позиция.

Бронирование ставки

Если включено бронирование, свободную ставку можно занять заранее — под кандидата, который выходит через месяц. Бронь оформляется отдельным документом бронирования позиции. Пока бронь действует, ставка считается занятой и другого сотрудника на неё не примут при включённом контроле.

Пример: третий менеджер в отделе продаж на полставки

Разберём сквозной случай целиком, чтобы связать шаги в одну цепочку.

Исходные данные. В отделе продаж есть позиция «Менеджер по продажам»: 2 ставки, оклад 70 000 ₽, пятидневка. Руководитель подписал приказ: с 1 ноября добавить ещё 0,5 ставки на тех же условиях. Кандидат выходит 10 ноября.

Что делаем в программе:

1. Создаём изменение штатного расписания с месяцем «Ноябрь», в основании — номер и дату приказа.
2. Через Изменить позицию открываем позицию менеджера и меняем количество единиц с 2 на 2,5. Оклад и график не трогаем.
3. Проводим документ.
4. 10 ноября оформляем приём: выбираем позицию менеджера, количество ставок 0,5.
5. Проверяем начисления в приёме и плановый ФОТ на закладке оплаты: месячная сумма должна соответствовать половине ставки.

Что получится в зарплате. За полный месяц сотрудник получит 35 000 ₽ (70 000 × 0,5). За первый месяц — пропорционально отработанным дням. Пусть норма ноября по пятидневке — 20 рабочих дней, а с 10-го числа их 15. Тогда начисление составит 35 000 × 15 / 20 = 26 250 ₽. Норму берите из производственного календаря своего года: при другом числе рабочих дней сумма будет иной.

Чего делать не нужно. Создавать отдельную позицию «Менеджер на полставки» не требуется: доля ставки задаётся при приёме, а не в самой позиции. Отдельная позиция оправдана, только если у полставочника другой график или оклад.

Когда лучше новая позиция, а не ставка

• 🕒 Сотрудник будет работать по сменному графику, а остальные — по пятидневке.
• 💰 Оклад выше, чем у коллег на той же должности, и вилка не используется.
• 🏢 Человек фактически работает в другом подразделении или обособленном подразделении.
• ☣️ У рабочего места другой класс условий труда по СОУТ.

В этих случаях у позиции будут свои начисления и свой график. В отчётах она пойдёт отдельной строкой, и кадровику проще контролировать занятость.

Контроль заполненности штата после изменений

Когда ставок становится больше, полезно проверить, где они свободны и сколько стоят. Отчёты лежат в Кадры → Кадровые отчеты:

• 📄 Штатное расписание (Т-3) — унифицированная форма для приказа и проверок. Сравните её с документом изменения: количество единиц и оклады должны совпасть.
• 👥 Штатная расстановка — кто занимает какую позицию и на сколько ставок. Сразу видно, что третья ставка менеджера пока свободна.
• 📊 Укомплектованность штатного расписания — сколько ставок по позициям занято, свободно и забронировано.

Формируйте отчёты на дату, а не на начало месяца, если в середине месяца были приёмы. Иначе свежепринятый сотрудник не отразится как занявший ставку.

Как читать расхождения

Что мешает провести изменения и приём

Ниже — ситуации, которые возникают именно при добавлении единиц и не очевидны по шагам выше.

Отдельно про права. Изменять штатное расписание может пользователь с профилем кадровика или администратора. Если кнопки создания в журнале изменений нет, вопрос не в настройках учёта, а в правах доступа — обратитесь к администратору базы.

Частые вопросы