Новый оклад по должности в ЗУП 3.1: документ, даты, перерасчёт и бумаги для кадров

Чтобы изменить оклад в штатном расписании 1С ЗУП 3.1 по должности, создайте документ Кадры → Изменения штатного расписания → Создать, укажите дату, с которой действует новый оклад, добавьте нужную позицию и поменяйте сумму на вкладке оплаты труда. Если отметить флажок «Изменить начисления сотрудников», тот же документ сразу перепишет оклад людям, которые занимают эту позицию.

Работает это только при включённой истории штатного расписания. Без неё документа в программе нет, а оклад правят прямо в карточке позиции, и старая сумма пропадает из учёта. Порядок одинаков для любого актуального релиза ЗУП 3.1 на платформе 1С 8.3: меняются разве что подписи кнопок, а логика «позиция → начисления сотрудников» остаётся прежней.

Что проверить в ЗУП перед изменением оклада

Начните с настроек. Откройте Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания. Там важны три флажка:

• 📋 «Ведется штатное расписание» — без него справочника позиций нет вовсе;
• 🕓 «Ведется история изменения штатного расписания» — включает документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания»;
• ✅ «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» — программа сверяет оклад в приёме и переводе с позицией.

Если история не ведётся, менять оклад придётся в самой позиции. Включить историю можно в любой момент, но 1С попросит первый документ утверждения — от него и пойдёт отсчёт.

Дальше посмотрите текущее состояние. Отчёт «Штатная расстановка» (раздел Кадры → Кадровые отчеты) покажет, кто сидит на позиции, сколько ставок занято и какой оклад у каждого сейчас. Это пригодится, чтобы потом сверить результат.

Какой способ подходит вашей базе

Изменение оклада по должности документом «Изменение штатного расписания»

Это основной способ, когда меняется оклад в штатном расписании для всей должности или подразделения.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Кадры → Изменения штатного расписания.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию и, если надо, подразделение.
4. Заполните поле «Месяц» или дату начала действия изменений. Это дата, с которой будет действовать новый оклад, а не день ввода документа.

Шаг 2. Добавьте позиции

Нажмите кнопку изменения позиции в табличной части и выберите позицию из штатного расписания. Если одна и та же должность есть в трёх подразделениях, это три разные позиции. Каждую добавляют отдельно, иначе часть людей останется на старом окладе.

Откройте добавленную строку. На вкладке оплаты труда стоит вид начисления «Оплата по окладу» и его размер. Впишите новую сумму. Надбавки на этой же вкладке можно поправить сразу.

Шаг 3. Перенесите оклад сотрудникам

Само штатное расписание — это план. Людям оклад в 1С задан отдельно, в их плановых начислениях. Поэтому изменение позиции само по себе не меняет зарплату сотрудника.

Отметьте флажок «Изменить начисления сотрудников». В документе появится вкладка со списком работников на изменённых позициях и их новыми окладами. Проверьте список. Если кому-то оклад менять не надо, удалите его строку.

Шаг 4. Проведите и сверьте

Проведите документ. Затем снова сформируйте «Штатную расстановку» на дату изменения и посмотрите, у всех ли новый оклад. Если у кого-то осталась старая сумма, скорее всего, он занимает другую позицию с той же должностью.

Если повышают сразу по нескольким подразделениям

Не обязательно заводить документ на каждое подразделение. Оставьте поле подразделения пустым и добавьте в табличную часть позиции из разных отделов. Так все изменения пройдут одной датой и одним приказом.

Для крупной индексации, например на 8% для всех, удобнее сначала выгрузить «Штатную расстановку» в Excel и посчитать новые оклады там. Решите вопрос с копейками заранее: 47 350 × 1,08 = 51 138 ровно, а 47 355 × 1,08 = 51 143,40. Такую сумму лучше сразу округлить до рубля по правилу, принятому в приказе. Потом внесите готовые числа в документ.

Не правьте оклад в старом документе «Утверждение штатного расписания» — так вы перепишете историю с самой первой даты, и программа пересчитает все прошлые месяцы.

Новый оклад для одной штатной единицы

Иногда менять оклад нужно не по всей должности, а для одной ставки. Например, бухгалтеров три, а повысить надо только того, кто ведёт кассу.

В ЗУП штатная единица — это позиция штатного расписания. У позиции одна сумма оклада на все её ставки. Отсюда три варианта:

• 🔹 Одна ставка на позиции. Меняйте оклад этой позиции документом «Изменение штатного расписания», как описано выше.
• 🔹 Несколько ставок, повышают одну. Создайте в документе новую позицию с той же должностью и новым окладом, на старой уменьшите число ставок. Затем кадровым переводом переведите сотрудника на новую позицию с той же даты.
• 🔹 Оклад сотрудника внутри «вилки». Позицию не трогайте. Измените оклад только человеку: кадровым переводом или документом «Изменение оплаты сотрудников».

Второй вариант кажется громоздким, но он честный. Штатное расписание показывает реальную структуру: две ставки по 60 000 и одна по 70 000. Если просто поднять оклад одному человеку без вилки, проверка соответствия ШР будет выдавать предупреждение при каждом его кадровом документе.

Оклад задним числом: перерасчёт и сторно в ЗУП

Приказ о повышении часто приходит в бухгалтерию с опозданием. Как в 1С ЗУП изменить оклад в штатном расписании, если месяц уже рассчитан? Так же, только дату изменения ставьте прошлую.

Что произойдёт после проведения

При включённом флажке «Изменить начисления сотрудников» программа увидит, что за прошлый период уже есть начисления по старому окладу. Она зарегистрирует этот период к перерасчёту. В ближайшем документе «Начисление зарплаты и взносов» появится строка перерасчёта.

Пример. Оклад поднимают с 50 000 до 55 000 с 1 марта. Документ ввели 20 апреля, март уже рассчитан и выплачен. В апрельском начислении будет:

• оклад за апрель — 55 000;
• перерасчёт за март — доплата 55 000 − 50 000 = 5 000 при полностью отработанном месяце.

Если в марте сотрудник болел, доплата будет меньше: она считается только за отработанные дни. При 15 рабочих днях из 21 доплата составит 5 000 × 15 / 21 ≈ 3 571,43.

Когда нужно сторно, а не перерасчёт

Перерасчёт в текущем месяце подходит почти всегда: деньги доплатят, НДФЛ удержат в месяце выплаты. Но бывает, что начисление прошлого месяца надо именно исправить. Например, на сумму завязаны отчёты, которые уже ушли, и вы готовите уточнёнку.

Тогда откройте прошлый документ начисления зарплаты и используйте команду Исправить. Программа создаст документ-исправление. В нём старые суммы сторнируются, а новые начисляются тем же периодом.

Если ошиблись в самом изменении ШР

Неверную сумму или дату в проведённом документе «Изменение штатного расписания» исправляют в нём же, пока по нему нет перерасчётов. Если зарплата по новому окладу уже начислена, лучше ввести ещё одно изменение с правильной суммой. Так история останется понятной, а 1С сама посчитает разницу.

Как новый оклад влияет на средний заработок

Повышение оклада меняет не только зарплату. Оно влияет на отпускные, командировочные и другие выплаты из среднего заработка. Правила задаёт Положение об особенностях исчисления средней заработной платы (постановление Правительства № 922).

Коэффициент повышения применяется, когда оклады подняли в организации, филиале или подразделении в целом. Повышение одному человеку под этот порядок не подпадает.

Коэффициент — это новый оклад, делённый на старый. Для примера выше: 55 000 / 50 000 = 1,1. Если отпуск начинается в июне, а март–май считались уже по 55 000, то выплаты с июня прошлого года по февраль умножат на 1,1.

В ЗУП этим управляет отметка в документе, которым вы меняете начисления. Найдите в документе «Изменение штатного расписания» флажок, связанный с учётом повышения при расчёте среднего заработка, и отметьте его, когда повышают по всему подразделению. После этого отпускные будут рассчитываться с коэффициентом автоматически.

Приказ, Т-3 и дополнительное соглашение

Запись в программе — это только учёт. Для трудинспекции нужны бумаги, и их три вида.

Приказ об изменении штатного расписания

Отдельной обязательной формы приказа нет, его пишут в свободной форме. В нём указывают, какие позиции меняются, новый оклад и дату. Ищите печатную форму в меню Печать проведённого документа «Изменение штатного расписания».

Штатное расписание по форме Т-3

После изменения сформируйте новое штатное расписание. Откройте Кадры → Штатное расписание, выберите Печать → Штатное расписание (Т-3) и укажите дату. Т-3 — унифицированная форма Госкомстата. С 2013 года её можно заменить своей формой, но многие продолжают использовать её.

Распечатайте Т-3 на дату нового оклада. Её утверждают приказом руководителя.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Оклад — обязательное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Изменить его можно только по соглашению сторон в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Поэтому с каждым сотрудником, кому повысили оклад, подписывают дополнительное соглашение.

Уведомление за два месяца (ст. 74 ТК РФ) нужно, когда условия меняют по инициативе работодателя из-за организационных или технологических изменений. При повышении оклада по согласию работника такое уведомление не требуется.

Частые вопросы