Новый оклад с нужного числа: какой документ провести в ЗУП 3.1 и как проверить расчёт

Чтобы в 1С ЗУП 3.1 изменить оклад сотруднику с определённой даты, проведите документ Изменение оплаты труда (меню Зарплата → Изменения оплаты сотрудников) или Кадровый перевод (меню Кадры → Приемы, переводы, увольнения) и укажите в нём дату, с которой действует новая сумма. Программа сама разделит месяц: дни до этой даты посчитает по старому окладу, дни после — по новому.

Выбор документа зависит от трёх вещей: меняется ли что-то кроме денег, сколько людей затронуто и не рассчитан ли уже месяц, с которого действует повышение.

Какой документ выбрать под вашу ситуацию

В ЗУП 3.1 для смены оклада есть несколько документов. Ошибка в выборе не смертельна, но лишние документы путают кадровую историю.

Изменение оклада одному сотруднику: документ «Изменение оплаты труда»

Это самый частый случай: сотруднику повысили оклад, а должность и подразделение остались прежними.

Пошаговый порядок

1. Откройте Зарплата → Изменения оплаты сотрудников.
2. Нажмите Создать и выберите Изменение оплаты труда.
3. Укажите организацию и сотрудника. Программа подставит его текущие плановые начисления.
4. В поле даты изменения поставьте число, с которого действует новый оклад. Например, 16.10.2026.
5. В таблице начислений найдите строку с окладом и впишите новую сумму в колонку показателя.
6. Если в допсоглашении меняются и надбавки, поправьте их здесь же. Отдельный документ для надбавки не нужен.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Дата документа и дата изменения — разные поля. Дата документа — день, когда вы его оформили. Дата изменения — день, с которого считается новый оклад. Перепутать их — классическая причина «новый оклад не сработал».

Как ЗУП делит месяц

Если новый оклад действует не с первого числа, программа считает оплату двумя частями. Каждая часть пропорциональна отработанному времени в своём периоде.

Пример. Оклад был 50 000 ₽, с 16-го числа — 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день: 10 до повышения и 11 после.

• до повышения: 50 000 / 21 × 10 = 23 809,52 ₽;
• после повышения: 60 000 / 21 × 11 = 31 428,57 ₽;
• итого за месяц: 55 238,09 ₽.

В документе Начисление зарплаты у сотрудника будет две строки «Оплата по окладу» с разными периодами. Это нормально, так и должно быть.

Кадровый перевод с новым окладом

Когда вместе с окладом меняется должность, подразделение или график, нужен Кадровый перевод.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать → Кадровый перевод.
3. Выберите сотрудника и укажите дату перевода — она же станет датой нового оклада.
4. На вкладке Главное отметьте, что меняется: должность, подразделение, график.
5. На вкладке оплаты труда включите флажок изменения начислений, если он не стоит, и впишите новый оклад.
6. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5, если он нужен в вашей организации.

Если флажок изменения начислений не включён, перевод пройдёт только по кадрам, а оклад останется старым. Это вторая по частоте причина «перевели, а зарплата прежняя».

Штатное расписание и виды начислений: что проверить заранее

Если в ЗУП ведётся штатное расписание, оклад сотрудника связан с окладом его позиции. Настройка находится в Настройка → Кадровый учет по ссылке настройки штатного расписания.

Когда включён контроль соответствия штатному расписанию

При включённой проверке кадровые документы сверяются с позицией. Оклад в документе, который выходит за рамки позиции, вызовет ошибку при проведении. Варианты действий:

• 📌 сначала провести Изменение штатного расписания с новым окладом позиции и той же датой;
• 📌 в этом документе включить флажок изменения начислений сотрудникам — программа поменяет оклад всем, кто занимает позицию;
• 📌 если повышение индивидуальное, а позиция общая, — задать в позиции вилку оклада, а не фиксированную сумму.

Порядок важен: документ по штатному расписанию должен действовать с той же даты или раньше, чем кадровый документ сотрудника.

Вид начисления для оклада

Виды начислений лежат в Настройка → Начисления. Для оклада это обычно «Оплата по окладу» с формулой на основе показателя оклада и отработанного времени.

Проверьте две вещи до смены оклада:

1. Начисление выполняется ежемесячно и входит в плановые. Иначе документ изменения оплаты не подставит его в таблицу.
2. Время считается по тому учёту, который нужен: по дням или по часам. Для сотрудников со сменным графиком разделение месяца по часам даст другую сумму, чем в примере выше.

Оклад задним числом: перерасчёт уже начисленной зарплаты

Типичная история: приказ о повышении подписали 25-го, а действует он с 1-го числа прошлого месяца. Зарплата за прошлый месяц уже начислена и выплачена.

Что делает программа

1. Вы проводите документ изменения оплаты с прошлой датой — с первого числа прошлого месяца.
2. ЗУП видит, что за этот период уже есть Начисление зарплаты, и регистрирует перерасчёт.
3. Перерасчёт видно в журнале Зарплата → Перерасчеты.
4. В ближайшем Начисление зарплаты перерасчёт попадает на отдельную вкладку перерасчётов. Доплата разницы начисляется вместе с текущей зарплатой.

Исходное начисление за прошлый месяц не меняется. Разница оформляется доплатой в текущем периоде — так проще с отчётностью: не нужно переделывать сданную 6-НДФЛ и расчёт по взносам.

Если перерасчёт нужно провести сразу

Иногда доплату нужно выплатить до конца месяца, не дожидаясь основной зарплаты. Тогда в журнале Зарплата → Перерасчеты создайте документ Перерасчет зарплаты, заполните его и проведите. После этого выплатите сумму ведомостью.

Средний заработок после повышения

Если сотрудник был в отпуске или на больничном в период, который попал под повышение, ЗУП пересчитает и эти документы, если они зависят от оклада.

Отдельный случай — повышение окладов всем сотрудникам организации, филиала или подразделения. По Положению о среднем заработке (Постановление № 922) средний заработок в такой ситуации индексируется. В документах изменения оплаты есть отметка, что изменение является индексацией заработка. Ставьте её только при общем повышении, а не при индивидуальном.

Массовое изменение окладов и загрузка из Excel

Когда повышают оклад 30 или 300 сотрудникам, по одному документу на человека — лишняя работа.

Через «Изменение плановых начислений»

1. Откройте Зарплата → Изменения оплаты сотрудников → Создать → Изменение плановых начислений.
2. Выберите начисление «Оплата по окладу» и дату изменения.
3. Заполните таблицу сотрудниками: кнопкой подбора или автоматическим заполнением по подразделению.
4. Впишите новые оклады в колонку показателя.
5. Проведите документ.

Документ меняет одно начисление у всех в списке. Если вместе с окладом меняются надбавки, понадобится второй такой документ — по надбавке.

Повышение на процент

Если оклады поднимают на одинаковый процент, не считайте вручную. Выделите колонку с окладом и используйте групповое изменение значений: в табличных частях документа найдите в меню Ещё команду изменения выделенных строк. Затем проверьте округление — ЗУП оставит копейки, а в приказе обычно стоят круглые суммы.

Пример: оклад 47 300 ₽ × 1,08 = 51 084 ₽. Если в приказе 51 100 ₽, поправьте строку вручную.

Если новые оклады пришли в Excel

Типичный вариант: отдел кадров прислал таблицу «ФИО — табельный номер — новый оклад».

• 📋 Подготовьте файл: одна строка — один сотрудник, табельный номер в отдельной колонке, суммы без пробелов и символа ₽.
• 📋 Заполните документ Изменение плановых начислений сотрудниками нужного подразделения.
• 📋 Отсортируйте и документ, и Excel по табельному номеру, затем скопируйте колонку сумм из Excel и вставьте в колонку показателя.
• 📋 Сверьте 3-5 строк выборочно: первую, последнюю и одну из середины.

Для регулярной загрузки на сотни строк есть внешние обработки загрузки из табличного документа. Запускайте их сначала на копии базы: ошибка сопоставления сотрудников разнесёт чужие оклады.

Как проверить, что новый оклад применился

После проведения не ждите конца месяца. Проверьте сразу — так проще исправить ошибку.

Проверка плановых начислений

Откройте карточку сотрудника и перейдите к его данным об оплате труда. Там видна история: какой оклад действовал с какой даты. Если новой строки с нужной датой нет — документ не проведён или проведён на другого сотрудника.

Проверка расчёта

1. Создайте Начисление зарплаты за месяц изменения и заполните его.
2. У сотрудника должны быть две строки оплаты по окладу, если оклад изменили не с первого числа.
3. Откройте расшифровку строки и проверьте период, показатель и отработанное время.

Отчёты

В Зарплата → Отчеты по зарплате полезны два отчёта:

• 📊 Расчетный листок — видно, что получит сотрудник, включая доплату перерасчёта;
• 📊 Анализ начислений и удержаний — удобно сравнить начисления до и после повышения по группе сотрудников.

Частые вопросы