Арендная плата за личную машину работника: настройка начисления, НДФЛ и отчётность в ЗУП 3.1

Чтобы провести аренду автомобиля у сотрудника в 1С 8.3 ЗУП, создайте отдельный вид начисления «Аренда автомобиля» с кодом дохода НДФЛ 2400 и видом дохода для взносов «не является объектом обложения». Затем начисляйте плату разовым начислением или плановым начислением каждый месяц. Программа удержит 13% НДФЛ при выплате, а страховые взносы на арендную плату без экипажа не начислит.

Главное отличие от зарплаты: аренда — доход от передачи имущества в пользование, а не оплата труда. Поэтому её нельзя пропускать через оклад, премию или «прочее начисление» с кодом 2000. Ошибка в коде дохода тянет за собой неверные взносы, 6-НДФЛ и РСВ.

Что подготовить до настройки: договор, акт и вид аренды

Без договора начисление в ЗУП ничем не подкреплено. До работы в программе соберите:

• 📄 договор аренды транспортного средства с сотрудником, с суммой платы в месяц;
• 🚗 копию СТС или ПТС: машина должна принадлежать арендодателю;
• 📝 акт приёма-передачи автомобиля;
• 🗓️ ежемесячные акты об оказании услуг, если в договоре есть управление.

Сразу определите вид аренды. От этого зависят взносы и то, кто платит за ремонт.

Ещё один частый случай — не аренда, а компенсация за использование личного автомобиля по ст. 188 ТК РФ. Её оформляют приказом или допсоглашением к трудовому договору, а в ЗУП ведут отдельным видом начисления. Про неё — в конце, в вопросах.

Арендодатель не в штате: договор ГПХ в ЗУП 3.1

Если машину сдаёт человек, который у вас не работает , его нужно завести в программу как физическое лицо. Без этого ЗУП не сможет учесть НДФЛ и показать доход в 6-НДФЛ.

Порядок такой:

1. Включите учёт договоров: Настройка → Расчет зарплаты, флажок использования договоров гражданско-правового характера.
2. Создайте физическое лицо в справочнике Кадры → Физические лица: ФИО, ИНН, паспорт, адрес.
3. Оформите документ «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата. Укажите период, сумму и порядок оплаты.
4. В поле вида начисления договора выберите специальный вид для аренды с кодом 2400 (как его настроить — в следующем разделе).
5. Каждый месяц фиксируйте сумму документом «Акт приемки выполненных работ» и выплачивайте её ведомостью.

Если арендодатель — ваш штатный работник, отдельный договор в ЗУП не нужен. Начисление делается прямо по сотруднику, как описано ниже.

Как начислить аренду автомобиля сотруднику в 1С ЗУП 8.3

Шаг 1. Создайте вид начисления

Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать. Заполните основную вкладку:

1. Наименование — «Аренда автомобиля», код — например, АРА.
2. Назначение начисления — вариант для прочих начислений и выплат, не связанных с оплатой труда.
3. Порядок выполнения — «По отдельному документу» для разовых начислений или «Ежемесячно», если плата постоянная.
4. Способ расчета — фиксированной суммой. Если сумма меняется, используйте показатель, который вводится при начислении.

Шаг 2. Заполните вкладку «Налоги, взносы, бухучет»

Это главная вкладка: ошибка здесь искажает всю отчётность.

Не оставляйте вид дохода для взносов «облагается целиком» — иначе ЗУП начислит 30% сверху, и сумма уйдёт в РСВ как выплата по трудовым отношениям.

Шаг 3. Начислите арендную плату

Есть два рабочих варианта.

Разовое начисление. Подходит, если платите раз в месяц по акту или сумма меняется.

1. Откройте Зарплата → Разовые начисления и создайте документ.
2. Выберите вид «Аренда автомобиля», месяц и дату выплаты.
3. Подберите сотрудника, укажите сумму из договора.
4. Проведите документ и проверьте колонку НДФЛ.

Плановое начисление. Удобно, когда плата фиксирована на год.

1. Создайте документ «Назначение планового начисления» в разделе Зарплата.
2. Укажите вид «Аренда автомобиля», дату начала и сумму.
3. Плата будет попадать в «Начисление зарплаты и взносов» каждый месяц автоматически.

Пример. Плата за «Ладу Весту» без экипажа — 15 000 ₽ в месяц. НДФЛ 13% = 1 950 ₽. Сотрудник получает 13 050 ₽. Страховые взносы — 0 ₽. В расходы по налогу на прибыль идут все 15 000 ₽ как арендные платежи (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аренда с экипажем

Создайте два вида начисления:

• 🚗 «Аренда автомобиля» — код 2400, без взносов;
• 👤 «Услуги по управлению автомобилем» — код 2010, взносы облагаются.

Начисляйте обе суммы в одном документе разными строками. Взносы ЗУП посчитает только со второй.

Бензин, ремонт и страховка при аренде: что вести в ЗУП, а что нет

Расходы на машину — не доход арендодателя, если правильно оформлены. Поэтому в ЗУП их обычно не начисляют.

Кто что оплачивает по ГК РФ:

Если бензин покупает сотрудник за свои деньги, а компания возмещает по чекам и путевым листам, это возмещение расходов арендатора. Оформляют его в бухгалтерской программе через подотчёт или авансовый отчёт, а не через ЗУП. НДФЛ с такой суммы не удерживают: компания оплачивает свои же расходы.

Чтобы расходы на топливо приняли в налоговом учёте, нужны подтверждения:

• ⛽ кассовые чеки с АЗС на имя водителя или по карте компании;
• 🧾 путевые листы с маршрутом и пробегом;
• 📏 приказ о нормах расхода топлива для этой модели.

Страховка ОСАГО при аренде без экипажа часто остаётся на собственнике. Если компания возмещает её стоимость сотруднику, а договор этого не предусматривает, сумму безопаснее считать доходом арендодателя.

Другое дело — «фиксированные деньги на бензин» без документов. Такая выплата по сути увеличивает арендную плату. Её начисляют в ЗУП тем же видом с кодом 2400 и облагают НДФЛ.

Выплата арендной платы и удержание НДФЛ

Начисленная аренда выплачивается обычной ведомостью: в банк, в кассу или на карту.

1. Создайте ведомость в разделе Выплаты.
2. В поле вида выплаты выберите выплату вне основного расчёта, если аренда идёт отдельно от зарплаты.
3. Заполните ведомость: ЗУП подтянет начисленную сумму за минусом НДФЛ.
4. После выплаты подтвердите её в ведомости — только тогда налог считается удержанным.

Дата получения дохода по аренде — день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ удерживается в этот же день и перечисляется по единым срокам:

• 📅 удержан с 1 по 22 число — уплатить до 28 числа этого месяца;
• 📅 удержан с 23 числа по конец месяца — до 5 числа следующего месяца.

До уплаты подают уведомление об исчисленных суммах: до 25 числа за первый период и до 3 числа следующего месяца за второй.

Ставка — 13%. Если годовой доход по основной базе превышает 2,4 млн ₽, с превышения программа применит повышенную ставку прогрессивной шкалы. Аренда считается в той же базе, что и зарплата.

Аренда в 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерском учёте

6-НДФЛ. Доход с кодом 2400 попадает в раздел 2 и в приложение со справкой о доходах физлица. Код отражается отдельной строкой рядом с 2000 для зарплаты. Если в отчёте вы видите арендную плату под кодом 2000, проблема в настройке вида начисления.

РСВ. При аренде без экипажа плата не является объектом обложения взносами по ст. 420 НК РФ. В расчёт по страховым взносам она не попадает совсем. При аренде с экипажем в РСВ идёт только сумма за услуги управления.

Персонифицированные сведения. Если арендодатель не работает в компании и с ним заключён только договор аренды без экипажа, сведения на него не подают.

Бухучёт. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ «Отражение зарплаты в бухучете» передаст аренду со способом отражения из вида начисления. Типовая схема в бухгалтерии:

Дт 26 (44, 20) Кт 73 (76) — начислена арендная плата
Дт 73 (76) Кт 68.01 — удержан НДФЛ
Дт 73 (76) Кт 51 (50) — выплачена аренда

Когда сумма аренды меняется или договор заканчивается

Арендная плата редко стоит годами без изменений. Вот как вести типичные ситуации в ЗУП, не ломая историю начислений.

Сумма выросла с нового месяца. Подпишите допсоглашение к договору. При плановом варианте создайте новый документ «Назначение планового начисления» с датой начала изменения и новой суммой. Старый документ не правьте: тогда прошлые месяцы останутся с прежней суммой и не пересчитаются.

Договор начался или закончился в середине месяца. Посчитайте плату пропорционально календарным дням, если договор не говорит иначе. Пример: плата 15 000 ₽, в октябре 31 день, машина передана 10 октября. Дней аренды — 22. Сумма за месяц: 15 000 / 31 × 22 = 10 645,16 ₽. НДФЛ 13% — 1 384 ₽ (налог округляется до полного рубля). На руки — 9 261,16 ₽. При разовом начислении введите эту сумму вручную.

Договор расторгнут. Подпишите акт возврата автомобиля. При плановом начислении оформите документ о прекращении начисления с даты окончания договора. Если арендодатель был только по договору ГПХ, закройте и сам договор в ЗУП, чтобы он не попадал в ведомости.

Сотрудник увольняется, а машину продолжает сдавать. Трудовые отношения и аренда — разные договоры. После увольнения начисление по сотруднику прекращается, поэтому дальше ведите арендодателя как физлицо по договору ГПХ, описанному выше. Код дохода и порядок налогов не меняются.

Частые вопросы об аренде машины у сотрудника