Работник ездит на своей машине: настраиваем вид начисления, налоги и расчёт компенсации в ЗУП 3.1

Компенсацию за использование личного автомобиля в 1С 8.3 ЗУП начисляют отдельным плановым видом начисления. Его создают в Настройка → Начисления, в разделе налогов отмечают как не облагаемый НДФЛ и взносами, а сотруднику назначают документом «Назначение планового начисления» с суммой из соглашения. Дальше программа сама считает компенсацию в каждом документе «Начисление зарплаты и взносов».

Если работник часть месяца был в отпуске или на больничном, сумму уменьшают пропорционально отработанным дням. Для этого в начислении нужна формула, а не фиксированная сумма. Ниже по шагам — от бумаг до проверки расчётного листка.

Когда компенсация положена и сколько из неё не облагается

Основание — статья 188 ТК РФ. Работник использует своё имущество с ведома и согласия работодателя и в его интересах, а работодатель возмещает расходы. Размер стороны определяют письменным соглашением. Верхнего предела в трудовом праве нет.

С налогами картина разная по каждому налогу:

Нормы для налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) — в месяц:

• 🚗 легковой автомобиль с объёмом двигателя до 2000 см³ включительно — 1200 ₽;
• 🚙 свыше 2000 см³ — 1500 ₽;
• 🏍 мотоцикл — 600 ₽.

Нормы не пересматривались с 2002 года, поэтому почти всегда компенсация по соглашению их превышает. Разница — это расходы, которые в бухгалтерском учёте есть, а в налоговом нет. По позиции Минфина в норму уже входят и износ, и топливо: отдельно оплаченный бензин к той же машине в «прибыльные» расходы тоже не берут.

Документы до первого начисления

Программа посчитает всё что угодно, но освобождение от НДФЛ и взносов держится на бумагах. Без них проверяющие доначислят налог на всю сумму.

Минимальный пакет:

1. 📝 Заявление работника или пункт в трудовом договоре о согласии использовать свою машину.
2. 📄 Соглашение о размере компенсации — отдельное или дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите сумму в месяц, марку, госномер и порядок уменьшения за дни отсутствия.
3. 📋 Приказ руководителя о выплате компенсации.
4. 🪪 Копия свидетельства о регистрации ТС. Если машина записана на супруга или родственника — документ о праве пользоваться ею (доверенность, договор безвозмездного пользования).
5. 🗺 Подтверждение служебных поездок: путевые или маршрутные листы, отчёты о поездках. Удобная периодичность — раз в месяц.

Чеки на бензин требуют, если соглашение предусматривает возмещение топлива отдельно или если компания хочет усилить позицию по НДФЛ. Сумма по соглашению всё равно должна быть обоснованной: 40 000 ₽ в месяц за малолитражку при двух поездках в банк вызовет вопросы.

Настройка вида начисления компенсации в 1С ЗУП 3.1

Готового предопределённого начисления под эту выплату в ЗУП нет, его создают вручную. Откройте Настройка → Начисления и нажмите «Создать».

Вкладка «Основное»

• Наименование — например, «Компенсация за использование личного автомобиля». Код — короткий, он попадёт в расчётный листок.
• Назначение начисления — выберите вариант для прочих начислений, а не оплату по окладу или тарифу. Компенсация не является оплатой труда.
• Начисление выполняется — «Ежемесячно», чтобы оно попадало в каждый документ «Начисление зарплаты и взносов».
• Результат — «Рассчитывается по формуле», если нужна пропорция по дням; «Фиксированной суммой» — если соглашение платит одинаково при любом отсутствии.

Для расчёта по дням сначала создайте свой показатель: в карточке начисления, в редакторе формулы, нажмите команду создания нового показателя. Настройки показателя:

• назначение — для сотрудника;
• тип — денежный;
• вводится при изменении значения (то есть один раз, при назначении, и действует до замены).

Назовите его, к примеру, КомпенсацияЗаАвтомобиль. Формула начисления:

КомпенсацияЗаАвтомобиль * ВремяВДнях / НормаДней

Показатели ВремяВДнях и НормаДней стандартные, их видно в списке показателей редактора формул. Время берётся по графику сотрудника за вычетом отпусков, больничных и других отсутствий, зарегистрированных документами.

Вкладка «Налоги, взносы, бухучёт»

• НДФЛ — «Не облагается». Код дохода не нужен.
• Страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счёт ФСС и денежного довольствия военнослужащих». Формулировка про ФСС в программе осталась, хотя с 2023 года фонд называется СФР.
• Налог на прибыль — отметьте, что выплата учитывается в расходах по подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, если такая настройка есть в вашем релизе.
• Отражение в бухучёте — способ отражения со счётом затрат подразделения: 26, 44 или 20.

Как начислить компенсацию за использование личного автомобиля в 1С 8.3 ЗУП

Шаг 1. Назначить начисление сотруднику

Создайте документ «Назначение планового начисления» в разделе Зарплата. Это удобнее, чем кадровый перевод: оклад и должность не меняются.

1. Укажите сотрудника и дату начала — с какого числа действует соглашение.
2. Выберите созданное начисление «Компенсация за использование личного автомобиля».
3. В колонке показателя введите сумму в месяц по соглашению, например 6000 ₽.
4. Проведите документ.

Если компенсацию получают сразу несколько сотрудников, добавьте их всех в один документ — табличная часть многострочная.

Шаг 2. Проверить отсутствия за месяц

Перед расчётом зарплаты убедитесь, что отпуска, больничные и командировки за месяц введены. Командировка важна отдельно: в эти дни работник едет по служебному заданию, и использовать свою машину для разъездов на месте обычно не может. Если соглашение не платит за дни командировки, а командировка не зарегистрирована, формула посчитает полную сумму.

Шаг 3. Рассчитать зарплату

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и заполните его. Строка компенсации появится на вкладке начислений рядом с окладом.

Пример. Соглашение — 6000 ₽ в месяц. В месяце 22 рабочих дня, работник 5 дней был в отпуске, отработал 17.

• 6000 × 17 / 22 = 4636,36 ₽ — сумма компенсации;
• НДФЛ с неё — 0 ₽;
• взносы — 0 ₽.

Работник получит её вместе с зарплатой обычной ведомостью — отдельный документ выплаты не нужен.

Шаг 4. Изменить сумму или прекратить выплату

При новой сумме по соглашению оформите ещё одно «Назначение планового начисления» с новой датой и новым значением показателя. Чтобы прекратить выплату, отмените это начисление кадровым переводом с даты окончания соглашения — в документе перевода плановые начисления можно не только добавлять, но и отменять. Старые документы не исправляйте: прошлые месяцы при перепроведении пересчитаются по новым данным.

Налоги, взносы и проводки по компенсации

НДФЛ

Компенсация в размере, установленном соглашением, не облагается НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ. Условие — документы о том, что машина реально использовалась в работе. Норма 1200/1500 ₽ на НДФЛ не влияет, её применяют только к налогу на прибыль.

Страховые взносы

Компенсационные выплаты в пределах установленного законом не облагаются взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Для компенсации за машину это сумма по соглашению. Взносы на травматизм тоже не начисляются — в ЗУП это задаётся тем же видом дохода.

Бухгалтерский учёт и налог на прибыль

После выгрузки «Отражения зарплаты в бухучёте» в 1С:Бухгалтерию компенсация попадёт в проводки по способу отражения, указанному в начислении.

Некоторые бухгалтеры учитывают компенсацию через 73 счёт. Это допустимо, но тогда выплата идёт вне зарплатного контура, и её приходится вести в Бухгалтерии вручную. Для начисления из ЗУП естественнее 70 счёт.

Для налога на прибыль в расходы берут норму. В примере машина 1.6 литра, норма 1200 ₽. Осторожный подход — уменьшать и норму пропорционально отработанным дням, так же как компенсацию: 1200 × 17 / 22 = 927,27 ₽. Оставшиеся 3709,09 ₽ в налоговые расходы не попадают. Организации, применяющие ПБУ 18/02, отражают с этой разницы постоянное налоговое обязательство: 3709,09 × 20% = 741,82 ₽.

Где компенсация видна в отчётности

Выплата не облагается, но в отчётах присутствует по-разному.

• 📊 6-НДФЛ — не попадает. Доходы, полностью освобождённые по статье 217 НК РФ, в расчёт не включают. Если компенсация появилась в 6-НДФЛ, значит, в начислении стоит «Облагается» или указан код дохода.
• 📑 РСВ — попадает: в общую сумму выплат и одновременно в суммы, не подлежащие обложению. База для взносов от этого не растёт.
• 📄 ЕФС-1, раздел 2 (взносы на травматизм) — аналогично: в выплатах и в необлагаемых суммах.
• 💰 Декларация по налогу на прибыль — норма войдёт в прочие расходы, превышение не войдёт.

Проверить, как ЗУП увидел выплату, удобно отчётом «Анализ начисленных налогов и взносов» в разделе Налоги и взносы. Компенсация должна стоять в колонке необлагаемых сумм. По одному сотруднику то же покажет «Расчётный листок».

Ошибки, из-за которых компенсацию доначисляют налогом

• ❌ Начисление создано через «Премию» или «Прочее начисление» с настройками по умолчанию. Тогда оно облагается НДФЛ и взносами. Сумма выходит меньше, а 6-НДФЛ и РСВ раздуваются.
• ❌ Фиксированная сумма при отпусках. Работник месяц в отпуске, машина стоит, а компенсация начислена полностью. Если проверка увидит это, освобождение по такому месяцу снимут.
• ❌ Нет документа о праве на машину. Авто записано на жену работника, доверенности или договора нет. Позиция о необлагаемой выплате тогда слабая.
• ❌ Компенсация «по норме» 1200 ₽ без соглашения. Норма постановления № 92 — ограничение для налога на прибыль, а не размер выплаты. Размер всё равно нужно установить соглашением.
• ❌ Плановое начисление забыли прекратить при увольнении или переводе на служебное авто. Плановые начисления при увольнении закрываются, а при переводе — нет; проверьте назначение отдельно.

Частые вопросы