Работник сам оплатил медосмотр: как вернуть деньги и сохранить заработок через 1С ЗУП 3.1

Компенсация медосмотра в 1С 8.3 ЗУП вводится отдельным видом начисления с назначением «Прочие начисления и выплаты». Его вносят документом «Разовое начисление», ставят «не облагается НДФЛ» и «доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами». Если медосмотр прошёл в рабочий день, на эту дату работнику сохраняют средний заработок. Его считают документом «Оплата по среднему заработку», и вот эта сумма облагается налогами полностью.

Типичная ситуация: кладовщика взяли на работу, клиника по направлению выставила ему 3 850 ₽, он заплатил со своей карты и принёс чек в бухгалтерию. Деньги надо вернуть так, чтобы в 6-НДФЛ не попал лишний доход, а затраты не ушли в фонд оплаты труда.

Кто платит за медосмотр и как это отражается в 1С ЗУП

Обязательные предварительные и периодические медосмотры оплачивает работодатель (ст. 220 ТК РФ). Порядок их проведения и перечень вредных факторов задаёт приказ Минздрава № 29н. Переложить расходы на работника нельзя. Если человек заплатил сам, работодатель обязан эти деньги вернуть.

Есть и вторая обязанность. На время медосмотра за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Выходит, что один медосмотр может дать в 1С две разные выплаты:

Подготовка: какие документы нужны до начисления

Без бумаг возмещение легко оспорить при проверке: отличить обязательный медосмотр от личного визита к врачу можно только по документам. Перед тем как открывать 1С, соберите:

• 📄 направление на медосмотр, выданное работодателем по форме из приказа № 29н;
• 🧾 договор с клиникой и кассовый чек или квитанцию на имя работника;
• 🩺 заключение по итогам осмотра;
• ✍️ заявление работника на возмещение с реквизитами для выплаты;
• 📋 распоряжение руководителя о выплате, если так заведено в организации.

Дальше выберите схему. Она определяет, какой документ ЗУП понадобится.

Компенсация медосмотра в 1С 8.3 ЗУП: начисление по шагам

Ниже порядок для ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». Вид начисления создаётся один раз, потом им пользуются для всех сотрудников.

Шаг 1. Создайте вид начисления

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Наименование: «Компенсация стоимости медосмотра». Код задайте короткий и понятный, например КМО.
3. В поле «Назначение начисления» выберите «Прочие начисления и выплаты».
4. Начисление выполняется «По отдельному документу». Сумма вводится фиксированная, формула не нужна.

Шаг 2. Заполните вкладку налогов и учёта

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» решается всё, ради чего вид создавался.

1. НДФЛ — «Не облагается». Возмещение затрат на обязательный медосмотр относится к компенсационным выплатам из п. 3 ст. 217 НК РФ.
2. Страховые взносы, вид дохода — «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами…». В зависимости от релиза в конце названия упоминается ФСС или СФР (с 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд). Основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
3. Учёт расходов — снимите флажок включения в ФОТ. Для налога на прибыль это не оплата труда по ст. 255 НК РФ, а прочие расходы по ст. 264.
4. Способ отражения — выберите или создайте способ, который ведёт на счёт затрат подразделения: 20, 26 или 44.

Шаг 3. Введите документ «Разовое начисление»

1. Откройте Зарплата → Разовые начисления и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления и выберите вид «Компенсация стоимости медосмотра».
3. Добавьте сотрудника и впишите сумму по чеку: в нашем примере 3 850 ₽.
4. Задайте порядок выплаты: вместе с зарплатой или в межрасчётный период, если деньги нужно вернуть быстрее.
5. Проверьте, что в колонке НДФЛ ноль, и проведите документ.

Шаг 4. Выплатите сумму

Если выбрана выплата с зарплатой, сумма сама попадёт в ведомость за месяц. При выплате в межрасчётный период создайте ведомость в разделе Выплаты с соответствующим видом выплаты. Ведомость заполнится этим начислением.

Средний заработок за день медосмотра

Если работник ушёл на осмотр в рабочее время, этот день оплачивают по среднему. В ЗУП 3.1 для таких случаев есть отдельный документ.

1. Откройте Зарплата → Все начисления, нажмите Создать и выберите «Оплата по среднему заработку».
2. Укажите сотрудника, вид начисления и дату или период осмотра.
3. Проверьте средний заработок. Его можно открыть и посмотреть, какие начисления за расчётный период вошли в расчёт.
4. Проведите документ и проверьте в расчётном листке, что за этот день не начислен заодно и оклад.

Если документа нет в списке, проверьте Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Там включается использование оплаты по среднему заработку.

Для медосмотров удобно завести свой вид с назначением «Оплата по среднему заработку» и наименованием «Оплата дня медосмотра». В расчётном листке сразу видно, за что заплачено, и проще отвечать на вопросы сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы: что облагается, а что нет

Главная развилка простая: облагается то, что платится за время, и не облагается то, что возвращает потраченное.

Пример по нашему кладовщику: средний дневной заработок 2 640 ₽, осмотр занял один рабочий день.

• 🧾 Компенсация по чеку: 3 850 ₽, налогов нет, на руки 3 850 ₽.
• 📅 Средний заработок: 2 640 ₽, НДФЛ 13 % — 343 ₽, на руки 2 297 ₽.
• 🏢 Взносы со среднего по общему тарифу 30 %: 792 ₽, платит работодатель.

Итого работник получит 3 850 + 2 297 = 6 147 ₽.

Есть случай, когда возмещение облагается. Это осмотр, которого нет в обязательном перечне: например, работник по своей инициативе сдал анализы сверх направления. Такую сумму оформляйте другим видом начисления, с НДФЛ и взносами.

Проводки, 6-НДФЛ и РСВ

ЗУП проводок не делает: суммы уходят в бухгалтерскую программу документом «Отражение зарплаты в бухучете». Счета берутся из способа отражения, указанного в виде начисления.

Некоторые бухгалтеры ведут возмещения не на 70-м, а на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Так возврат денег не смешивается с зарплатой. Если в вашей учётной политике так, проверьте настройку способа отражения в бухгалтерии и выплату по 73-му счёту.

6-НДФЛ. Компенсация по ст. 217 в расчёт не попадает: доход, который полностью освобождён от налога, в 6-НДФЛ не показывают. Средний заработок входит в общую сумму дохода с кодом 2000, а удержанный налог — в строки удержания за месяц выплаты.

РСВ. Тут иначе. Компенсация показывается и во всей сумме выплат, и в сумме, не подлежащей обложению. База для взносов от этого не растёт, но выплату видно. Средний заработок входит в базу полностью.

Проверить, правильно ли ЗУП распределил суммы, можно отчётами Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Нужны анализ НДФЛ по месяцам и анализ взносов: компенсация должна стоять в необлагаемой части.

Как ускорить ввод, если медосмотр проходят десятки сотрудников

Периодический медосмотр обычно проходит весь цех за неделю. Вводить по разовому документу на каждого долго, и есть два способа ускориться.

Один документ на всех. В «Разовом начислении» можно добавить сколько угодно сотрудников, у каждого своя сумма. Делайте один документ на всех, кто сдал чеки в этом месяце.

Ввод через показатель. Если компенсации идут каждый месяц, переделайте вид начисления:

1. Создайте показатель «Сумма компенсации медосмотра» с вводом в документе «Данные для расчета зарплаты».
2. В виде начисления выберите выполнение «Только если введено значение показателя» и формулу, равную этому показателю.
3. В Настройка → Шаблоны ввода исходных данных сделайте шаблон с этим показателем.
4. Бухгалтер раз в месяц открывает Зарплата → Данные для расчета зарплаты по шаблону, вносит суммы, и они начисляются вместе с зарплатой.

Средний заработок тоже не обязательно вводить поштучно. В документе «Оплата по среднему заработку» можно указать несколько сотрудников, если осмотр был у всех в один день.

Ошибки, которые всплывают при проверке и в отчётах

• ❌ Компенсацию начислили видом с флажком ФОТ. Сумма раздувает фонд оплаты труда, искажает средний заработок для отпускных и больничных. Исправляется в карточке начисления, после чего пересчитывают затронутые документы.
• ❌ Возместили без чека и направления. Тогда это уже не компенсация, а обычный доход работника: при проверке доначислят НДФЛ и взносы.
• ❌ Оплатили и средний, и оклад за тот же день. Бывает, когда средний начисляют разовым документом без привязки к периоду. Используйте «Оплату по среднему заработку»: она отмечает дни в учёте времени.
• ❌ Начислили компенсацию кандидату, которого не приняли. Если человека нет в ЗУП как сотрудника, начислить ему через расчёт зарплаты нельзя. Возврат оформляют в бухгалтерии как расчёт с физлицом, а налоговые последствия согласуйте с главным бухгалтером.

Частые вопросы