Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1 за месяц — от отсутствий до ведомости

Зарплата в 1С:ЗУП 3.1 начисляется документом Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (в полном интерфейсе — Зарплата → Все начисления). Но до его создания в базу нужно внести всё, что влияет на расчёт за месяц: отпуска, больничные, премии, удержания. Документ начисления только собирает уже введённые данные и считает по ним оклад, НДФЛ и страховые взносы.

Правильный порядок — это цепочка: сначала отсутствия и разовые начисления, потом общий расчёт, затем выплата и отражение в учёте. Если переставить шаги местами, суммы придётся пересчитывать. Ниже — вся цепочка за один месяц с точными разделами меню и типовыми ошибками на каждом этапе.

С чего начать: отсутствия, табель и исходные данные

Расчётчик начинает не с начисления, а с проверки того, что месяц «закрыт» по кадрам и времени. Внесите всё, что меняет отработанное время или сумму:

• 📅 Отпуска — документ Зарплата → Отпуска. Считает средний заработок и отпускные автоматически.
• 🤒 Больничные — Зарплата → Больничные листы. Пособие за первые 3 дня идёт за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР (Социальный фонд России, объединивший ПФР и ФСС с 2023 года).
• ✈️ Командировки — документ Командировка, оплачивается по среднему.
• ❌ Прогулы, неявки, отпуска за свой счёт — документ Отсутствие (болезнь, командировка, прогул) или Прогул, неявка.

Если учёт времени ведётся по отклонениям (большинство организаций), табель отдельно заполнять не нужно — программа считает, что все дни, кроме введённых отсутствий, отработаны по графику. Проверьте, что каждому сотруднику назначен корректный график работы — без графика норма времени будет нулевой, и оклад не рассчитается.

При суммированном учёте или сдельной оплате данные о времени и выработке вводят документом Табель или Данные для расчёта зарплаты.

Разовые начисления и удержания за месяц

Премии, матпомощь, доплаты и удержания вводятся отдельными документами — в общий расчёт они подтянутся сами.

Начисления:

• Премия — Зарплата → Премии. Вид премии (месячная, квартальная, разовая) влияет на то, войдёт ли сумма в средний заработок.
• Материальная помощь — документ Материальная помощь. Часть суммы может не облагаться НДФЛ и взносами в пределах лимита — вид начисления уже настроен на это.
• Разовое начисление — для нестандартных доплат, если отдельного документа нет.

Удержания:

• По исполнительному листу — Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания. Настраивается один раз, дальше считается каждый месяц автоматически.
• Удержание займа — если сотруднику выдан заём, график гасится документом по займу.
• Прочие удержания — Удержание в счёт расчётов по прочим операциям.

Регламентная последовательность расчёта за месяц

В ЗУП нет кнопки «Закрыть месяц », как в Бухгалтерии, но есть жёсткая последовательность, которую нарушать нельзя. Документы должны идти по датам именно в этом порядке, иначе расчёт среднего и НДФЛ собьётся.

Аванс рассчитывается отдельным документом Начисление за первую половину месяца. С 2023 года аванс тоже облагается НДФЛ: налог исчисляется и удерживается на дату каждой выплаты, включая аванс. Поэтому сумма аванса к выдаче уже идёт за вычетом налога.

Основное начисление за месяц делается документом Начисления зарплаты и взносов последним числом месяца. По кнопке Заполнить программа подтянет всех сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, добавит премии и отсутствия, посчитает НДФЛ и взносы.

Документ «Начисления зарплаты и взносов»: что внутри

Открыли документ, нажали Заполнить — теперь важно прочитать вкладки, а не сразу проводить.

1. Начисления — оклад, премии, доплаты по каждому сотруднику. Проверьте отработанные дни/часы: если у кого-то стоит полная норма, а он был в отпуске — не проведён документ отпуска.
2. НДФЛ — исчисленный налог. С 2021 года действует прогрессивная шкала, базовая ставка 13%, свыше порога годового дохода — повышенная. Программа применяет вычеты на детей, если заявление введено в карточке сотрудника (Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты).
3. Удержания — алименты, займы, прочее.
4. Взносы — страховые взносы по единому тарифу. С 2023 года ПФР и ФСС платежи объединены, действует единая предельная база.
5. Договоры (подряда) — если есть выплаты по ГПХ.

После проверки — Провести и закрыть. Движения по регистрам начисленного дохода, НДФЛ и взносов сформированы.

Формирование ведомости и выплата зарплаты

Начислить — половина дела, деньги нужно выплатить и зафиксировать удержание НДФЛ по факту выплаты.

Ведомость создаётся в разделе Выплаты:

• Ведомость в банк — зарплатный проект, выплата на карты. Можно по всей организации одним документом.
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников (не зарплатный проект).
• Ведомость в кассу — выплата наличными через кассу.

Порядок:

1. Создайте ведомость, в поле Выплачивать выберите Зарплата за месяц (или Аванс).
2. Нажмите Заполнить — программа подставит суммы к выплате за минусом уже выплаченного аванса.
3. Проверьте итог, проведите документ.

Именно в момент проведения ведомости фиксируется удержанный НДФЛ (исчислен он был в документе начисления). Поэтому ведомость нельзя датировать раньше даты фактической выдачи денег — иначе в отчётности сместятся сроки.

Для зарплатного проекта из проведённой ведомости в банк выгружается файл для «Клиент-банка» по кнопке загрузки реестра — формат согласуется с банком при подключении проекта.

Отражение зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

Проводки формируются не в ЗУП, а в 1С:Бухгалтерии. Из ЗУП выгружается документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, который переносится в Бухгалтерию через синхронизацию.

Перед первым отражением настройте способы отражения: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте — здесь задаётся, на какой счёт затрат относить начисления (можно по подразделению, по сотруднику или по виду начисления).

Типовые проводки, которые получит бухгалтерия:

Счёт затрат (20, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении занят сотрудник и какой способ отражения ему назначен. НДФЛ и взносы с 2023 года уплачиваются через единый налоговый счёт — в Бухгалтерии платёж формируется на счёт 68.90, затем распределяется по уведомлениям.

Проверка расчёта: какие отчёты смотреть

Прежде чем формировать 6-НДФЛ и РСВ, расчёт сверяют внутри ЗУП. Отчёты — в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

• Расчётный листок — по одному сотруднику: начислено, удержано, к выплате. С него начинают разбор любого спорного случая.
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — контрольный отчёт по всей организации за месяц.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — разбивка по видам начислений и подразделениям.
• Контроль сроков выплаты зарплаты — покажет, нет ли разрывов между начислением и выплатой, которые приведут к ошибкам в 6-НДФЛ.

Простая проверка арифметики: начислено минус НДФЛ минус прочие удержания = к выплате. Например, оклад 60 000 ₽, НДФЛ 13% = 7 800 ₽, удержаний больше нет — к выплате 52 200 ₽. Если в своде цифра другая, ищите вычеты на детей или неучтённое удержание.

Перерасчёт и исправление уже начисленного месяца

Отсутствие внесли задним числом, премию забыли, обнаружили ошибку в графике — всё это решается без удаления и перепроведения исходного документа.

Если месяц ещё не закрыт отчётностью, в ЗУП работает механизм доначислений и перерасчётов. Введите недостающий документ (например, запоздавший больничный) более поздней датой — программа сама обнаружит, что затронут уже рассчитанный период, и в следующем документе Начисления зарплаты и взносов появится строка перерасчёта за прошлый месяц со знаком «плюс» или «минус».

Порядок при доначислении:

1. Внесите документ-основание (отсутствие, премию, кадровое изменение) датой обнаружения.
2. Откройте начисление за текущий месяц, нажмите Заполнить.
3. На вкладке Доначисления, перерасчёты проверьте суммы за прошлый период.
4. Проведите — разница войдёт в ближайшую выплату.

Если ошибочно начислили лишнее и деньги ещё не выплачены — достаточно убрать документ-основание и перезаполнить начисление. Если выплата уже прошла, излишне выплаченную зарплату удержать можно только в случаях, прямо разрешённых ст. 137 ТК РФ (счётная ошибка), и не более 20% от выплаты за один раз.

Типичные ошибки, из-за которых суммы не сходятся

Ошибки в начислении почти всегда — следствие неверных исходных данных, а не самого расчёта. Самые частые:

• 🚫 Нулевой оклад у части сотрудников — не назначен график работы или в графике нет производственного календаря на текущий год. Проверьте Настройка → Графики работы сотрудников.
• 🚫 Двойной отпуск или больничный — документ ввели дважды либо периоды пересеклись. Программа предупреждает о пересечении, но предупреждение можно пропустить.
• 🚫 НДФЛ больше ожидаемого — не введено заявление на стандартные вычеты на детей, хотя право есть. Вычеты вводятся в карточке сотрудника, а не в документе начисления.
• 🚫 Удержанный НДФЛ равен нулю — не проведена ведомость на выплату. Исчисленный налог есть, удержанного нет.
• 🚫 Расхождение с Бухгалтерией — частичная синхронизация или не настроены способы отражения для нового подразделения.

Разбор любого спорного случая начинайте с расчётного листка конкретного сотрудника — в нём видно каждое начисление и удержание построчно, и источник расхождения находится за пару минут.

Частые вопросы