Пришёл запрос с одним СНИЛС: чей он и где этот человек в базе ЗУП 3.1

Быстрее всего найти сотрудника по СНИЛС в 1С ЗУП 3.1 через справочник Кадры → Физические лица: откройте список, нажмите Ctrl+F, выберите поле со СНИЛС и введите номер в том виде, в каком он хранится, — 123-456-789 01, с дефисами и пробелом. Из найденной карточки физлица одной ссылкой переходите к сотруднику.

Типичная ситуация: из СФР пришло уведомление об ошибке в сведениях, а в нём только страховой номер и фамилия с опечаткой. Или кадровик соседней организации группы просит проверить, работал ли у вас человек. Как в 1С найти сотрудника по СНИЛС за минуту, а не листать список из 800 фамилий, — пять рабочих способов, от простого к универсальному.

Перед поиском: как ЗУП хранит СНИЛС

Половина неудачных поисков — из-за формата. В ЗУП 3.1 страховой номер — реквизит физического лица, а не сотрудника. Сотрудник — это «роль» физлица в конкретной организации. У одного человека может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа во второй организации базы. СНИЛС у всех них один, потому что он записан в общей карточке физлица.

Что из этого следует:

• 🔹 искать надёжнее в справочнике «Физические лица» — там есть все, кто когда-либо попадал в базу, включая уволенных и исполнителей по договорам ГПХ;
• 🔹 в списке «Сотрудники» колонки со СНИЛС по умолчанию нет, и строка поиска по нему не ищет;
• 🔹 номер хранится с маской XXX-XXX-XXX YY. Если ввести 11 цифр подряд (12345678901), поиск по подстроке ничего не найдёт.

Как быстро привести номер к нужному виду

Способ 1. Поиск сотрудника по СНИЛС в справочнике «Физические лица»

Это основной способ, и он работает в любом релизе ЗУП 3.1.

1. Откройте Кадры → Физические лица.
2. Встаньте курсором в любую строку списка.
3. Нажмите Ctrl+F или откройте меню Ещё → Расширенный поиск.
4. В поле «Где искать» выберите реквизит со страховым номером. В списке полей он обычно называется «СНИЛС» или «Страховой номер ПФР» — зависит от релиза.
5. В поле «Что искать» введите номер с маской, способ поиска — «по части строки».
6. Нажмите «Найти». В списке останется один человек (или два, если в базе дубль — об этом ниже).

Откройте найденную карточку. В ней видны ФИО, дата рождения, ИНН, паспорт. Переход к кадровым данным — по ссылке на сотрудника в карточке или через список «Сотрудники» с отбором по этому физлицу.

Колонка СНИЛС в списке на постоянной основе

Если по номеру ищете часто, выведите его колонкой прямо в список:

1. В списке Физические лица откройте Ещё → Изменить форму.
2. Найдите в дереве реквизитов поле со страховым номером и поставьте флажок.
3. Нажмите «ОК».

Теперь обычная строка поиска в правом верхнем углу списка ищет и по этой колонке. Вводите 456-789 — список фильтруется на лету. Настройка сохраняется для вашего пользователя, у коллег список останется прежним.

Способ 2. Глобальный поиск по всей базе

Строка поиска в шапке программы (значок лупы или Shift+Ctrl+F) ищет сразу по всем справочникам и документам. Она находит СНИЛС, только если включён полнотекстовый поиск и построен его индекс.

Проверить и включить:

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу «Поиск» и флажок полнотекстового поиска данных.
3. Если флажок стоит, но поиск ничего не находит — откройте настройку полнотекстового поиска и обновите индекс.

После этого введите номер в шапке: программа покажет физлицо, сотрудников и документы, где встречается этот СНИЛС — кадровые приказы, сведения для СФР, анкеты.

Глобальный поиск хорош, когда непонятно, где вообще «живёт» номер: например, человек был не сотрудником, а получателем алиментов или членом семьи. Минус — индекс обновляется по расписанию, и только что введённое физлицо может не найтись до следующего обновления.

Способ 3. Кадровый отчёт со СНИЛС и отбором

Когда нужно найти не одного, а сразу десяток человек — например, сверить список СНИЛС из уведомления СФР с базой, — удобнее отчёт.

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите вариант со списком сотрудников (в зависимости от релиза — «Список сотрудников» или «Личные данные сотрудников»).
3. Нажмите «Настройки» и переключитесь в расширенный режим.
4. На вкладке полей добавьте СНИЛС: он лежит внутри реквизита «Физическое лицо» — разверните его плюсом.
5. На вкладке отборов добавьте отбор по тому же полю. Вид сравнения — «В списке», если номеров несколько, или «Содержит», если номер неполный.
6. Сформируйте отчёт.

Отчёт покажет организацию, подразделение, должность, дату приёма и увольнения. Уволенные выводятся, если в отборе по виду занятости или состоянию не стоит ограничение «только работающие» — проверьте это первым делом, если человек «пропал».

Сравнение способов

Способ 4. Карточка сотрудника: проверка, что нашли того самого

Найти номер мало — нужно убедиться, что это тот человек и та «роль». Откройте сотрудника из списка Кадры → Сотрудники и проверьте:

• 👤 Личные данные — ФИО, дата рождения и СНИЛС. Ссылка ведёт в карточку физлица, номер редактируется именно там;
• 🏢 организацию и вид занятости — основное место или совместительство. Если у человека два сотрудника, сведения для СФР по каждой организации уходят отдельно;
• 📅 трудовую деятельность — даты приёма, переводов, увольнения, стаж и мероприятия электронной трудовой книжки. По ним видно, к какому периоду относится запрос.

Если в ответ на уведомление СФР нужно исправить сведения, сначала найдите в разделе отчётности документ, который ушёл с ошибкой. Исправлять номер «задним числом» в карточке и не отправлять корректировку бессмысленно: в фонде останутся старые данные.

Способ 5. Поиск уволенных и людей из старых периодов

Человек уволился три года назад, а запрос пришёл сейчас. Где его искать:

• 🗂️ справочник «Физические лица» — записи не удаляются при увольнении, способ 1 найдёт и уволенного;
• 📋 список «Сотрудники» — по умолчанию может показывать только работающих. Снимите отбор по состоянию в шапке списка или в меню Ещё, иначе уволенный в списке не появится;
• 📦 несколько организаций в базе — если включён учёт по нескольким организациям, проверьте отбор по организации в шапке списка;
• 💾 данные до перехода на ЗУП 3.1 — если переносили только остатки и работающих, уволенных до переноса в базе нет. Их ищут в архивной копии старой базы (ЗУП 2.5 или БП), подключённой отдельно.

Поиск запросом: десятки и сотни номеров

Для массовой сверки удобна консоль запросов — внешняя обработка, которую администратор открывает через Файл → Открыть. Запрос возвращает физлицо и всех его сотрудников по списку СНИЛС:

ВЫБРАТЬ
    ФизЛица.СтраховойНомерПФР КАК СНИЛС,
    ФизЛица.Ссылка КАК ФизическоеЛицо,
    Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
    Сотрудники.ГоловнаяОрганизация КАК Организация
ИЗ
    Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизЛица
        ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
        ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = ФизЛица.Ссылка
ГДЕ
    ФизЛица.СтраховойНомерПФР В (&СписокСНИЛС)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    СНИЛС

В параметр СписокСНИЛС передайте список значений со строками в формате 123-456-789 01. Если по номеру физлицо есть, а сотрудника нет (Сотрудник пустой), человек в базе только как получатель выплат или член семьи.

Почему 1С не находит сотрудника по СНИЛС

Номер точно есть в бумагах, а программа молчит. Пройдитесь по причинам по порядку:

Дубли физлиц: откуда и как убрать

Дубль появляется, когда физлицо заводят заново вместо выбора существующего: при приёме в другую организацию, при загрузке из Excel, при переносе из старой базы. Признак — две карточки с одинаковым СНИЛС или ФИО и датой рождения.

1. Сделайте резервную копию базы — объединение не отменить кнопкой.
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.
3. Укажите область поиска «Физические лица» и правило сравнения по страховому номеру.
4. Выберите основную карточку — ту, на которую оформлены приём и начисления. Ссылки из второй программа перенесёт на неё.

Объединяйте дубли только после проверки, что это действительно один человек: совпадение ФИО без СНИЛС и даты рождения — не доказательство.

Проверка контрольного числа СНИЛС

Иногда «ненаходимый» номер просто записан с ошибкой — у вас в базе или в письме. Последние две цифры СНИЛС — контрольное число, его легко пересчитать вручную:

1. Умножьте первые 9 цифр на веса от 9 до 1 (первую цифру на 9, вторую на 8 и так далее) и сложите.
2. Если сумма меньше 100 — это и есть контрольное число.
3. Если сумма 100 или 101 — контрольное число 00.
4. Если больше 101 — возьмите остаток от деления на 101; остаток 100 тоже даёт 00.

Пример для 112-233-445: 1×9 + 1×8 + 2×7 + 2×6 + 3×5 + 3×4 + 4×3 + 4×2 + 5×1 = 95. Корректный номер — 112-233-445 95. Если в письме стоит 112-233-445 59, ошибка в письме, а не в базе.

ЗУП сама проверяет контрольное число при вводе и предупреждает о неверном номере. Но предупреждение можно проигнорировать и записать карточку — поэтому старые базы иногда хранят номера с ошибкой.

Частые вопросы