Как настроить отправку расчётных листков на электронную почту в 1С ЗУП 3.1

Короткий ответ: чтобы в 1С ЗУП отправить расчетный лист по электронной почте, нужны три вещи — настроенная учётная запись почты в Администрирование → Органайзер, заполненные адреса email у физических лиц и персонализированная рассылка отчёта «Расчётный листок» в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Разово один листок уходит прямо из формы отчёта кнопкой с конвертом.

Знакомая картина: 180 человек, расчётчик печатает листки, режет их ножницами и раскладывает по подразделениям два дня. Кто-то свой листок теряет, кто-то приходит с вопросом «а почему мне меньше». Настроенная рассылка снимает эту работу полностью: закрыли месяц — листки ушли сами, каждому только его данные.

Разберём оба сценария: как настроить рассылку расчетных листов в 1С ЗУП на поток и как отправить единичный листок руками. Пути меню — для ЗУП 3.1, но механизм рассылок общий для платформы, поэтому в Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP он работает так же.

Три способа отправить расчётный листок из 1С: что выбрать

Прежде чем лезть в настройки, определитесь со способом — от него зависит объём подготовки.

Можно ли вообще отправлять расчётные листки на почту

Статья 136 ТК РФ требует извещать работника о составных частях зарплаты в письменной форме, но способ доставки не регламентирует. Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 прямо указал, что запрета на электронную форму нет.

Чтобы рассылка была законной, выполните три условия:

• 📄 Закрепите электронный порядок выдачи листков в локальном нормативном акте — положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка.
• ✍️ Соберите согласия работников на направление листков на личный email и на обработку персональных данных (152-ФЗ).
• 🔒 Защитите файлы паролем. Расчётный листок — это персональные данные плюс сведения о доходе; отправлять его открытым вложением на чужой или общий ящик рискованно.

Подготовка: что заполнить до первой рассылки

Учётная запись электронной почты

Откройте Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Если ящик для писем работникам должен отличаться от общесистемного, создайте отдельный: Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты → Создать.

Заполните адрес, имя отправителя (его увидит работник в поле «От кого») и параметры SMTP. Типовые значения:

Для Яндекса и Mail.ru обычный пароль от ящика не подойдёт. Нужен отдельный пароль приложения, который создаётся в настройках безопасности почтового сервиса. Это самая частая причина, по которой «1С не отправляет письма».

После заполнения нажмите Проверить настройки в самой учётной записи — 1С отправит тестовое письмо и покажет текст ошибки, если SMTP не отвечает.

Адреса email у сотрудников

Рассылка берёт адрес не из карточки сотрудника, а из карточки физического лица. Путь: Кадры → Физические лица → открыть человека → Адреса, телефоны → строка с видом Email.

Чтобы не ходить по 200 карточкам, используйте групповое заполнение: в списке физлиц выделите нужных, затем Ещё → Изменить выделенные — или заполните адреса через обработку загрузки из таблицы, если список собран в Excel.

Проверить полноту данных удобно отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Личные данные сотрудников: вывести колонку с email и отсортировать по пустым значениям.

Форма расчётного листка

Форму листка работодатель утверждает сам (ст. 136 ТК РФ). В ЗУП 3.1 вид отчёта настраивается в Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок → Настройки. Решите заранее:

• показывать ли справочную информацию об остатке отпуска;
• выводить ли долг на начало и конец месяца;
• печатать ли подразделение и должность;
• нужна ли расшифровка отработанного времени по дням.

Эти настройки сохраняются в варианте отчёта, а рассылка потом использует именно сохранённый вариант. Настроили один раз — применится ко всем месяцам.

Как в 1С ЗУП настроить отправку расчетных листков на электронную почту: пошагово

Механизм называется «Рассылки отчётов». Он входит в стандартную библиотеку, поэтому есть и в ЗУП 3.1, и в Бухгалтерии 3.0, и в ERP.

Шаг 1. Включите функциональность. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → флажок Рассылки отчётов. После установки в этом же разделе появится гиперссылка Рассылки отчётов.

Шаг 2. Создайте рассылку. Перейдите по гиперссылке → Создать. Наименование дайте говорящее: Расчётные листки — ежемесячно.

Шаг 3. Добавьте отчёт. На закладке Отчёты нажмите Подобрать и выберите Расчётный листок. Если вы сохраняли свой вариант отчёта, выбирайте именно его, а не вариант по умолчанию.

Шаг 4. Включите персонализацию. Установите флажок Рассылка персонализирована (в части релизов — Каждому получателю — только его данные). Это ключевой пункт: без него все 200 листков уйдут каждому работнику одним письмом.

Шаг 5. Свяжите получателя с данными отчёта. В настройке персонализации укажите, по какому полю отчёт фильтруется под получателя — это Физическое лицо или Сотрудник. Отчёт будет сформирован отдельно для каждого.

Шаг 6. Соберите список получателей. На закладке Получатели выберите вид получателей Физические лица и подберите нужных. Удобнее добавить всех сотрудников организации, а исключения снять вручную.

Шаг 7. Настройте формат файла. На закладке Доставка: формат PDF, флажок Архивировать в ZIP, задайте пароль архива. Формат PDF важен — он не «разъезжается» при открытии на телефоне, в отличие от XLS.

Шаг 8. Напишите тему и текст письма. Тема шаблонная, с подстановкой: Расчётный листок за [Период]. В тексте укажите, как открыть архив и к кому обращаться с вопросами. Без пояснения половина адресатов напишет «у меня не открывается».

Шаг 9. Задайте расписание. Флажок Выполнять по расписанию → Настроить → месячно, нужное число, время. Ставьте время после обычной даты выплаты зарплаты, например 6-е или 11-е число, 10:00.

Шаг 10. Проверьте на себе. Снимите расписание, оставьте в получателях только себя и нажмите Выполнить сейчас. Убедитесь, что пришёл ваш листок, а не чужой, и что архив открывается паролем.

Как отправить расчётный лист по электронной почте одному сотруднику

Если нужно разово — настраивать рассылку избыточно.

1. Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. Укажите период и организацию, в поле отбора выберите конкретного сотрудника.
3. Нажмите Сформировать и проверьте суммы.
4. Нажмите кнопку с конвертом (Отправить) на панели отчёта.
5. В открывшемся письме выберите формат вложения PDF документ, при необходимости поставьте Архивировать и пароль.
6. Адрес подставится из карточки физлица автоматически, если он заполнен. Если нет — введите вручную.
7. Отправить.

Письмо попадёт в Администрирование → Органайзер → Исходящие письма, а после отправки — в Отправленные. Оттуда же его можно переслать повторно, если работник говорит, что ничего не получал.

Рассылка расчётных листков в других конфигурациях 1С

Если зарплата считается не в ЗУП, порядок действий тот же, меняются только названия разделов.

В Бухгалтерии 3.0 набор настроек листка беднее, чем в ЗУП: нет расшифровки по видам времени и справки об остатке отпуска. Если это принципиально, листки лучше формировать в ЗУП.

Как проверить, что листки дошли

Контроль доставки — слабое место любой рассылки, поэтому проверяйте по трём точкам.

• 📬 Журнал рассылки. В самой рассылке откройте Ещё → История выполнения (в части релизов — Отчёт о доставке). Там видно дату, число получателей и ошибки по каждому адресу.
• 📨 Исходящие письма. Администрирование → Органайзер → Исходящие письма: письма, которые не ушли, остаются здесь со статусом ошибки.
• 🧾 Регламентное задание. Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания → найдите задание рассылки и посмотрите, завершилось ли оно успешно.

Факт получения письмо не подтверждает — технически уходит только отправка. Если нужна доказуемая выдача листка, добавьте в ЛНА формулировку, что листок считается выданным с момента направления на согласованный адрес, и храните копии отправленных писем.

Типичные ошибки при рассылке расчётных листков

Отдельно про пароль. Удобная практика — единое правило для всех: например, пароль равен последним четырём цифрам СНИЛС или дате рождения в формате ДДММГГГГ. Правило фиксируется в ЛНА, и работник всегда знает, что вводить. Не используйте в качестве пароля табельный номер — он известен коллегам.

Как снять с рассылки лишнюю работу

Несколько приёмов, которые экономят время каждый месяц:

• 🗂 Создайте одну рассылку на все организации с отбором по организации в настройке отчёта, а не по рассылке на каждую — так меньше объектов поддерживать.
• 🧮 Добавьте в ту же рассылку второй отчёт, например справку о доходах, — письмо уйдёт одно, с двумя вложениями.
• 🔁 Для новых сотрудников заведите привычку: заполнил email в карточке физлица — проверил, попал ли человек в список получателей. Если получатели подобраны списком, новичка нужно добавить вручную.
• 📅 Поставьте дату рассылки на день после срока выплаты, а не на сам день: если выплату перенесли, листок не уйдёт раньше денег.
• ✅ Раз в квартал открывайте историю выполнения и проверяйте, что число получателей совпадает с численностью.

Частые вопросы