Перепроведение в ЗУП 3.1 без потерь: один документ, группа, закрытый месяц
Содержание
Один документ в 1С ЗУП 3.1
перепроводят прямо из его формы: кнопка Провести или Провести и закрыть, а в списке — выделить строку и нажать Ещё → Провести. Несколько документов перепроводят из списка (выделить их через Ctrl или Shift и провести разом) или служебной обработкой группового перепроведения в разделе Администрирование → Обслуживание. Если документ лежит в оплаченном и закрытом месяце, его не перепроводят, а исправляют: кнопка Исправить создаёт документ-исправление со сторно старых сумм.
Главное отличие ЗУП от бухгалтерской программы: перепроведение документов в 1С 8.3 ЗУП 3.1 не пересчитывает зарплату. Оно заново записывает в регистры то, что уже стоит в табличной части. Чтобы получить новые суммы, расчётный документ нужно перезаполнить или пересчитать и только потом провести.
Что происходит с регистрами при проведении и сторно
Проведённый документ ЗУП оставляет записи — движения — в регистрах: кадровая история, плановые начисления, фактические начисления и удержания, НДФЛ, взносы, взаиморасчёты с сотрудниками. Отчёты, расчётные листки, ведомости и 6-НДФЛ строятся по этим записям, а не по самим документам.
При повторном проведении программа делает три вещи:
- 🧹 Удаляет все прежние движения этого документа.
- 🔄 Формирует движения заново по текущим данным формы.
- 📝 Регистрирует перерасчёт, если изменились данные прошлого периода, по которому уже есть начисления.
Сторно устроено иначе. Старые записи не удаляются, а гасятся записями с обратным знаком в том месяце, где делается исправление. Так прошлый, уже отчитанный месяц остаётся нетронутым, а разница попадает в текущий.
| Действие | Что с прошлыми записями | Где окажется разница | Когда применять |
|---|---|---|---|
| Перепроведение | Удаляются и пишутся заново | В том же месяце | Месяц ещё не выплачен и не сдан в отчётность |
| Исправление документа | Сторнируются, создаются новые | В месяце исправления | Зарплата выплачена, отчёты сданы |
| Отмена проведения | Удаляются без замены | Нигде | Документ создан по ошибке |
Перерасчёт в ЗУП — это не отдельная кнопка, а «отметка» программы: сотрудник и период попадают в список на перерасчёт. Разница начислится при следующем расчёте зарплаты, когда документ начисления заполнят заново.
Перепроведение одного документа: порядок действий
Кадровый документ или документ без сумм
Приём, кадровый перевод, изменение плановых начислений, график работы — у них нет расчётной части. Порядок простой:
- Откройте журнал:
Кадры → Приёмы, переводы, увольненияили нужный раздел. - Найдите документ поиском по сотруднику или номеру.
- Внесите правку, если она нужна.
- Нажмите
Провести и закрыть.
После проведения кадрового документа задним числом проверьте последующие расчётные документы. Если сотруднику изменили оклад с прошлого месяца, программа зарегистрирует перерасчёт. В текущем месяце его подхватит документ начисления зарплаты после заполнения.
Расчётный документ: отпуск, больничный, начисление зарплаты
Здесь ловушка, о которой спотыкаются чаще всего. Нажать Провести в документе Начисление зарплаты и взносов после правки больничного — бесполезно: в табличной части останутся прежние дни и суммы.
Правильная последовательность:
- Исправьте исходные данные: табель, больничный, плановое начисление.
- Перепроведите документ-источник.
- Откройте документ начисления за месяц и нажмите
Заполнить— программа соберёт начисления, удержания, НДФЛ и взносы заново. - Сравните итог с прежним: сумма к выплате должна измениться ровно на ожидаемую разницу.
- Проведите документ.
В документах отпуска и больничного аналогично: после смены дат или среднего заработка используйте команду пересчёта на форме, затем проведите.
Ручные исправления в табличной части начисления зарплаты при повторном заполнении пропадут. Если вы правили суммы руками, выпишите их до нажатия Заполнить.
Групповое перепроведение документов в ЗУП 3.1
Перепроводить списком приходится после загрузки данных из другой программы, восстановления базы, исправления кадровой истории за несколько месяцев или после сбоя, когда отчёты показывают странные суммы.
Способ 1. Из списка документов
Подходит для 5–50 документов одного вида:
- Откройте журнал документов
, например
Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. - Отберите период и организацию.
- Выделите документы:
Ctrl— по одному,Shift— диапазоном,Ctrl+A— все. - Нажмите
Ещё → Провести.
Платформа проведёт выделенные документы по очереди. Документы, которые не провелись, она перечислит в окне сообщений.
Способ 2. Служебная обработка
Для больших объёмов и смешанных видов документов используют обработку группового проведения. Она находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных; название пункта в разных релизах звучит по-разному, ищите команду со словом «проведение». Если пункта нет, включите полный интерфейс: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции», затем Все функции → Обработки.
Обработка проводит документы за выбранный интервал в хронологическом порядке. Перед запуском:
- 💾 сделайте резервную копию базы ;
- 👥 попросите пользователей выйти — пока обработка идёт, их правки создадут путаницу;
- 📅 ставьте короткий интервал, например один месяц, а не год;
- 🕘 запускайте вне рабочего времени: на базе с сотнями сотрудников проход за год занимает часы.
В каком порядке перепроводить по видам
Если вы перепроводите месяц выборочно, а не обработкой, соблюдайте порядок. Каждый следующий слой опирается на предыдущий:
| Очередь | Документы | Почему здесь |
|---|---|---|
| 1 | Приём, кадровый перевод, увольнение, изменение плановых начислений | Задают, кто и на каких условиях работает |
| 2 | Графики, табели, индивидуальные графики | Задают нормы и факт времени |
| 3 | Отпуска, больничные, командировки, разовые начисления | Опираются на кадровые данные и время |
| 4 | Начисление зарплаты и взносов, увольнение с расчётом | Собирают всё предыдущее |
| 5 | Ведомости на выплату | Фиксируют выплату и НДФЛ к перечислению |
| 6 | Отражение зарплаты в бухучёте | Формирует данные для бухгалтерии |
Как проверить движения документа и итог перепроведения
После перепроведения сверяйте не «на глаз», а по регистрам и отчётам.
Движения конкретного документа
На форме проведённого документа откройте Ещё и найдите команду отчёта о движениях документа. Отчёт покажет, в какие регистры документ записал данные, по каким сотрудникам и суммам. Если команды нет, у пользователя может не хватать прав — тогда проверку делает администратор.
Второй путь — через полный интерфейс: Все функции → Регистры накопления (или Регистры сведений), открыть нужный регистр и отобрать записи по полю «Регистратор».
Отчёты для сверки до и после
Сформируйте отчёты дважды — до и после перепроведения, за один и тот же месяц:
- 📊
Анализ начисленных налогов и взносов— НДФЛ и взносы по сотрудникам; - 📊 свод начислений и удержаний за месяц — общая сумма начислений;
- 📊 расчётный листок по сотруднику, которого касалась правка;
- 📊 отчёт по взаиморасчётам с сотрудниками — долг на конец месяца.
Расхождение должно касаться только тех людей и месяцев, которые вы правили. Если «поплыли» суммы у сотрудников, которых правка не касалась, ищите документ, проведённый не в той очереди, или ручную корректировку, затёртую при перезаполнении.
| Показатель | Наши данные | Контрагент | Δ |
|---|---|---|---|
| Начислено всего | — | ||
| НДФЛ исчислен | — | ||
| Страховые взносы | — | ||
| К выплате на конец месяца | — |
Перепроведение в закрытом периоде: дата запрета, исправление и «закрытие месяца»
В ЗУП нет помощника закрытия месяца, как в 1С:Бухгалтерии. Месяц считается закрытым фактически, когда выполнены три условия:
- ✅ Начислена зарплата и проведены ведомости — деньги выплачены.
- ✅ Сданы отчёты: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения.
- ✅ Сформировано отражение зарплаты в бухучёте и данные ушли в бухгалтерию.
Формально защитить такой период помогает дата запрета изменения: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. После её установки документ с датой раньше запрета не провести и не изменить — платформа сообщит о запрете и не запишет изменения.
Как исправить документ в закрытом месяце
Перепроводить закрытый месяц нельзя: изменятся суммы, которые уже ушли в отчётность и на карты сотрудников. Для таких случаев в расчётных документах ЗУП 3.1 есть команда Исправить:
- Откройте исходный документ, например больничный за прошлый месяц.
- Нажмите
Исправить. Программа создаст новый документ, связанный с исходным. - Внесите правильные данные и рассчитайте.
- Проведите исправление текущей датой.
Исходный документ остаётся как был, а исправление сторнирует его суммы и начисляет новые. Разница попадёт в текущий месяц и в текущую отчётность.
Если всё-таки нужно перепровести закрытый период — например, нашли системную ошибку в кадровой истории за квартал, — снимите дату запрета только на время работ и только для себя. После перепроведения верните дату и сравните отчёты за прошлые периоды с уже сданными. Любое расхождение означает уточнённые расчёты.
После перепроведения: обмен с 1С:Бухгалтерией
Если ЗУП передаёт данные в бухгалтерскую программу, перепроведение в ЗУП само по себе ничего не меняет в бухгалтерии. В ней остаётся старый документ отражения зарплаты.
Чтобы суммы сошлись:
- В ЗУП откройте документ
Отражение зарплаты в бухучётеза затронутый месяц. - Нажмите
Заполнитьи проведите его. - Запустите синхронизацию данных с бухгалтерией.
- В 1С:Бухгалтерии перепроведите загруженный документ и, если месяц там уже закрыт, повторите закрытие месяца.
Если суммы в бухгалтерии отличаются от ЗУП после синхронизации, первым делом проверьте, не стоит ли там дата запрета изменения: документ мог загрузиться, но не провестись.
Ошибки при перепроведении и как их устранить
Большинство отказов при проведении ЗУП сообщает в окне сообщений внизу формы. Читайте его целиком: там указаны сотрудник и причина.
Отдельная ловушка — проведение копии документа «для проверки». Скопированный и проведённый больничный или отпуск задвоит начисления и дни отсутствия. Если такую копию создали в рабочей базе, отмените её проведение и пометьте на удаление сразу после проверки.