Новая должность сотрудника в ЗУП 3.1: документ, оклад, приказ и отчётность

Перевести сотрудника на другую должность в 1С ЗУП 8.3 через карточку сотрудника не получится: поле «Должность» в ней только для чтения. Кадровый перевод делают документом Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод. В нём указывают дату, новую должность (или позицию штатного расписания), при необходимости новый оклад — и проводят. Из этого же документа печатают приказ Т-5 и дополнительное соглашение.

Частая ошибка — менять оклад отдельным документом, а должность другим, с разными датами. Программа это позволит, но в истории сотрудника появятся два события вместо одного, а в ЕФС-1 может уйти лишняя запись. Если должность и оплата меняются одновременно, всё оформляют одним кадровым переводом. Инструкция ниже — для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

1. Подготовка: что проверить до кадрового перевода

Документ проводится за минуту, а исправлять ошибки после расчёта зарплаты приходится долго. Перед созданием перевода проверьте четыре вещи.

• 🗂 Должность есть в справочнике. Кадры → Должности (или Настройка → Должности, если раздел вынесен туда). Если новой должности нет — создайте её заранее, иначе придётся прерывать заполнение документа.
• 📊 Штатное расписание. Если в Настройка → Кадровый учет включено ведение штатного расписания, в переводе выбирают не должность, а позицию штатного расписания. Позиция должна быть утверждена и иметь свободную ставку на дату перевода. Нет позиции — сначала документ изменения штатного расписания.
• 📅 Дата перевода и закрытые периоды. Если зарплата за месяц перевода уже начислена, после проведения перевода «задним числом» программа зарегистрирует перерасчёт. Это не ошибка, но бухгалтер должен о нём знать.
• ✍️ Письменное согласие работника. По ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу допускается с письменного согласия. Сначала подписывают дополнительное соглашение, потом издают приказ. В 1С этот порядок не контролируется — это ответственность кадровика.

2. Как сделать кадровый перевод в 1С ЗУП 8.3 на другую должность

Шаг 1. Открыть журнал и создать документ

Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Нажмите Создать и выберите Кадровый перевод. Второй путь — из карточки сотрудника: в ней есть ссылки на кадровые документы, и перевод создаётся уже с заполненным работником.

Шаг 2. Заполнить шапку

1. Организация — подставится сама, если она одна в базе.
2. Сотрудник — выберите из списка. Если у человека есть внутреннее совместительство, проверьте, что выбрано нужное рабочее место: у основного места и совместительства в ЗУП разные «сотрудники» с одной физической персоной.
3. Дата документа — это дата приказа.
4. Дата перевода (поле «Перевести с») — первый день работы в новой должности. Она может быть позже даты приказа, но не раньше даты приёма.

Шаг 3. Отметить, что меняется

На вкладке Главное есть флажки вида «Перевести в другое подразделение», «Изменить должность», «Изменить график работы». Поля новых значений открываются только после включения соответствующего флажка — это защита от случайной правки.

Для смены должности включите флажок должности и выберите новое значение. При ведении штатного расписания вместо должности выбирается позиция — подразделение и должность подтянутся из неё, а вместе с ними и плановые начисления, если они заданы в позиции.

Шаг 4. Проверить график и количество ставок

Новая должность часто идёт с другим графиком: например, был сменный график 2/2, стал пятидневка. Если график меняется, включите соответствующий флажок и выберите новый. Иначе табель и норма часов останутся старыми, и расчёт оклада в месяце перевода будет неверным.

Количество ставок меняйте, только если человек переходит, скажем, с 1 ставки на 0,5. Для простой смены должности это поле не трогают.

Шаг 5. Провести и распечатать

Нажмите Провести. После проведения в карточке сотрудника с даты перевода отобразится новая должность. Печатные формы — через кнопку Печать в командной панели документа (подробнее в разделе 4).

3. Новый оклад и плановые начисления при переводе

Переход на другую должность почти всегда означает другой оклад. Изменение делают в том же документе на вкладке Оплата труда.

Как изменить оплату в документе перевода

1. Откройте вкладку Оплата труда.
2. Включите флажок изменения начислений — табличная часть станет доступна для правки.
3. В строке оклада укажите новую сумму. Если надбавки по новой должности другие — добавьте или удалите строки.
4. Проверьте показатели: для процентных надбавок (например, 15 % за классность) программа берёт базу из оклада, ручной ввод не нужен.
5. При необходимости измените аванс: у многих организаций он фиксированный и привязан к окладу.

Если вкладка заполнилась сама — значит, начисления подтянулись из позиции штатного расписания. Сверьте их с допсоглашением: расхождение между приказом и тем, что подписал работник, всплывает при первой проверке ГИТ.

Как ЗУП посчитает зарплату в месяце перевода

Пример. Оклад был 60 000 ₽, с 16-го числа стал 75 000 ₽. В месяце 22 рабочих дня по пятидневке, до 16-го отработано 11 дней, после — 11.

В документе «Начисление зарплаты» это будут две строки оклада с разными периодами. Если строка одна — перевод проведён позже расчёта, и нужно перезаполнить начисление.

4. Приказ Т-5, допсоглашение и сведения о трудовой деятельности

Какие печатные формы даёт документ

Через Печать в кадровом переводе доступны:

• 📄 Приказ о переводе (Т-5) — унифицированная форма. Её применение с 2013 года не обязательно, но большинство организаций оставили её как утверждённую в учётной политике.
• 📝 Дополнительное соглашение к трудовому договору — заполняется данными из документа: новая должность, подразделение, оклад, дата.

Для группового перевода (документ «Кадровый перевод списком») печатается приказ по форме Т-5а — один на несколько человек.

Личная карточка Т-2

Отдельно её переоформлять не нужно. Раздел о приёме и переводах в Т-2 заполняется из кадровой истории: распечатайте карточку из карточки сотрудника после проведения перевода, и новая строка уже будет там.

ЕФС-1: когда перевод попадает в отчёт

Перевод на другую должность — кадровое мероприятие, которое отражают в электронной трудовой книжке. В документе перевода есть флажок «Отразить в трудовой книжке» — если он снят, мероприятие в отчёт не попадёт.

Срок подачи сведений о переводе в составе ЕФС-1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода (приём и увольнение подают быстрее — на следующий рабочий день). Сведения формируют в Кадры → Электронные трудовые книжки: создайте новый документ, заполните его — переведённый сотрудник попадёт туда автоматически.

5. Перевод в бухучёте и налогах

Сам кадровый перевод проводок не формирует. Он меняет данные, по которым потом считается зарплата и строится её отражение в учёте. Проблемы возникают, когда с новой должностью меняется счёт затрат.

Счёт затрат при смене подразделения или должности

Пример: кладовщик (затраты на 44) становится начальником цеха (затраты на 25). Если способ отражения зарплаты задан на уровне подразделения или сотрудника, после перевода он может остаться старым.

Где проверить:

1. Способ отражения у нового подразделения — в его карточке.
2. Способ отражения у самого сотрудника — в карточке, ссылка про бухучёт и выплату зарплаты.
3. Способ отражения у начисления — в карточке вида начисления, если он задан там.

Приоритет такой: настройка сотрудника перекрывает настройку подразделения, а та — настройку организации. Значит, если у работника был индивидуальный способ «на 44», его нужно сменить вручную.

Проводки появятся только после документа Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете и выгрузки в 1С:Бухгалтерию. Типичная картина для месяца перевода из примера выше:

Дт 44.01  Кт 70  — 30 000 ₽ (оклад до перевода)
Дт 25     Кт 70  — 37 500 ₽ (оклад после перевода)
Дт 44.01  Кт 69  — взносы с 30 000 ₽
Дт 25     Кт 69  — взносы с 37 500 ₽
Дт 70     Кт 68.01 — НДФЛ с 67 500 ₽

Чтобы разбивка по счетам получилась, ЗУП должен знать дату перевода — поэтому важно провести документ до отражения зарплаты в учёте.

НДФЛ и страховые взносы

На НДФЛ перевод не влияет: ставка и вычеты привязаны к физлицу, а не к должности.

С взносами иначе. Если новое рабочее место имеет вредный или опасный класс условий труда по спецоценке, с выплат начисляются дополнительные тарифы по ст. 428 НК РФ. Класс условий задаётся для должности или позиции штатного расписания. Проверьте его до проведения перевода — иначе взносы за месяц придётся пересчитывать.

6. Временный, массовый перевод и перемещение: какой документ выбрать

Один и тот же результат «у человека новая работа» в ЗУП оформляют разными документами. Выбор зависит от того, что именно меняется и на какой срок.

Временный перевод

Временный перевод по ст. 72.2 ТК РФ не отражают в трудовой книжке, поэтому флажок «Отразить в трудовой книжке» для него не ставят. В документе включите признак временного перевода и укажите дату окончания. После этой даты проверьте кадровые данные сотрудника: должность и оплата должны вернуться к прежним.

Если работника решили оставить на новой должности насовсем, оформите обычный постоянный перевод с даты, когда временный становится постоянным. Его уже отражают в ЕФС-1.

Массовый перевод

«Кадровый перевод списком» удобен при реорганизации: смене наименования должностей, слиянии отделов. В табличную часть добавляют сотрудников, для каждого указывают новые данные. Ошибка в одной строке блокирует проведение всего документа — сообщение покажет, на ком остановилось.

7. Как проверить результат и каких ошибок избежать

Проверка после проведения

• 👤 Карточка сотрудника — в шапке с даты перевода должна стоять новая должность и подразделение.
• 📋 Отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчеты) на дату после перевода — сотрудник должен числиться на новой позиции, старая ставка — освободиться.
• 💰 Расчётный листок за месяц перевода (Зарплата → Отчеты по зарплате) — две строки оклада с разными периодами.
• 📤 ЕФС-1 — мероприятие «Перевод» с правильной датой и новой должностью.

Частые ошибки и как их избежать

Ещё одна неочевидная ловушка — совместители. Если у человека основное место и внутреннее совместительство, перевод на основном месте не меняет должность по совместительству. Это два отдельных рабочих места, и переводить каждое нужно своим документом.

8. Частые вопросы