Новая фамилия и паспорт сотрудницы после замужества: что поправить в 1С:ЗУП 3.1

Чтобы изменить фамилию в 1С ЗУП в связи с браком, откройте карточку сотрудника в Кадры → Сотрудники, исправьте поле «Фамилия» и укажите дату, с которой действует новое ФИО. Новый паспорт вносят там же, отдельной записью с датой выдачи. Старые данные не стираются: программа хранит историю, и документы прошлых периодов печатаются со старой фамилией.

Никакого особого документа «приказ о смене фамилии» в ЗУП 3.1 нет. Кадровая часть — заявление, приказ, запись в трудовой книжке — оформляется вне программы или своей печатной формой. На начисления и НДФЛ смена фамилии не влияет, но отчётность в СФР и ФНС пойдёт уже с новым ФИО, и здесь есть пара ловушек.

Подготовка: какие документы нужны до правки в программе

Бухгалтер или кадровик не меняет фамилию «со слов». Основание — документы сотрудницы:

• 📄 заявление о внесении изменений в личные данные (в свободной форме);
• 💍 копия свидетельства о заключении брака;
• 🪪 копия нового паспорта (страница с ФИО и страница регистрации);
• 🔢 СНИЛС и ИНН не меняются — номера остаются прежними, перевыпускать ничего не нужно.

Ключевая дата для 1С — не дата свадьбы, а дата, с которой сотрудница работает под новой фамилией. Обычно это дата выдачи нового паспорта. Если паспорт ещё не получен, а свидетельство о браке уже на руках, фамилия формально уже сменилась. На практике многие ждут паспорт, чтобы данные удостоверения личности и ФИО совпадали в отчётах.

Кадровое оформление: заявление, приказ и трудовая книжка

Закон не обязывает издавать приказ о смене фамилии, и унифицированной формы такого приказа нет. Но на практике его оформляют почти везде: он связывает заявление работника с правками во всех кадровых документах.

Что обычно делает кадровая служба:

1. Принимает заявление и копии документов.
2. Издаёт приказ о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии.
3. Вносит изменения в личную карточку Т-2.
4. Подписывает с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, где указано новое ФИО. Многие юристы считают это необязательным, но так проще избежать споров о стороне договора.
5. Исправляет титульный лист бумажной трудовой книжки, если она ведётся.

Бумажная трудовая книжка

Порядок записи задан приказом Минтруда № 320н. Прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, рядом пишется новая. На внутренней стороне обложки указывают реквизиты документа-основания (свидетельства о браке или паспорта). Запись заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью, если она используется.

Электронная трудовая книжка

Смена фамилии — не кадровое мероприятие для формы ЕФС-1. Отдельного сведения «изменение ФИО» в подразделе о трудовой деятельности не подают. Следующий отчёт просто уйдёт с новой фамилией, поэтому её важно внести в 1С заранее и правильно.

Как изменить фамилию в 1С ЗУП: пошагово

Ниже — порядок для ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». В ЗУП ФИО хранится не у сотрудника, а у физического лица, в периодическом регистре «ФИО физических лиц». Поэтому правка делается один раз и действует для всех трудовых договоров этого человека, в том числе по совместительству.

Шаг 1. Откройте карточку

Перейдите в Кадры → Сотрудники и откройте карточку сотрудницы двойным щелчком. ФИО находится в верхней части формы, на основной вкладке.

Шаг 2. Введите новую фамилию

Исправьте поле «Фамилия». Имя и отчество не трогайте, если они не менялись. Нажмите Записать.

При записи программа уточнит, что произошло: исправлена ошибка в ФИО или ФИО изменилось с определённой даты. Для замужества выбирайте вариант со сменой ФИО и указывайте дату — иначе старая фамилия будет перезаписана во всей истории.

Шаг 3. Проверьте историю ФИО

Рядом с ФИО в карточке есть ссылка «История». Откройте её: в списке должно быть две строки — старая фамилия с датой приёма или прошлого изменения и новая с датой, которую вы указали.

В истории можно поправить дату или удалить ошибочную строку. Это удобно, если сначала выбрали не тот вариант.

Шаг 4. Обновите наименование в списке

Наименование сотрудника в списке (то, что видно в документах и отчётах) формируется из ФИО. В актуальных релизах оно обновляется после записи само. Если в списке осталась прежняя фамилия, откройте карточку ещё раз и запишите её повторно.

Новые паспортные данные в карточке сотрудника

После брака обычно меняется и паспорт. Его тоже вносят новой записью, а не правкой старой: старый паспорт нужен для печати документов прошлых периодов и для корректировок отчётов задним числом.

Порядок такой:

1. В карточке сотрудника найдите блок с документом, удостоверяющим личность (на основной вкладке или в разделе личных данных, в зависимости от релиза).
2. Откройте историю документов и добавьте новый.
3. Заполните реквизиты: вид документа — «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения.
4. Отметьте новый паспорт как документ, удостоверяющий личность.
5. Запишите карточку.

Если вместе с фамилией сменился адрес регистрации, поправьте его в разделе адресов и телефонов той же карточки. Для адреса тоже лучше указать дату, с которой он действует, чтобы прошлые документы печатались со старым.

Что программа обновит сама, а что придётся поправить руками

Главное преимущество истории ФИО — документы помнят фамилию на свою дату. Это видно по печатным формам.

Что не обновится само:

• 👤 Пользователь программы. Если сотрудница работает в базе, её пользователь в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи называется по-старому. Имя пользователя меняйте сами.
• 🏦 Лицевой счёт в зарплатном проекте. Банк не узнает о смене фамилии от 1С. Новые реквизиты карты заносят документами зарплатного проекта в разделе Выплаты, после того как банк подтвердит изменения.
• 🖋 Ответственные лица. Если сотрудница подписывает документы как главбух, кадровик или руководитель, проверьте, как ФИО попадает в печатные формы и отчёты. Подписант в регламентированных отчётах подтягивается из настроек организации.
• 🔁 Связанная бухгалтерская база. При синхронизации ЗУП и Бухгалтерии 3.0 физические лица передаются вместе с историей ФИО. Без обмена фамилию в бухгалтерской базе придётся поменять так же, через историю.

НДФЛ, страховые взносы и отчётность после смены фамилии

Перерасчёт НДФЛ и страховых взносов из-за новой фамилии делать не нужно. Налоговая база, ставки, вычеты и лимиты считаются по физическому лицу, а оно в программе одно. Заявление на детский вычет, поданное под прежней фамилией, продолжает действовать.

Что действительно меняется — данные в отчётах.

Расчёт по страховым взносам и ЕФС-1

В персонифицированных сведениях ФНС и СФР сверяют ФИО и СНИЛС. Если в отчёте уже новая фамилия, а в базе СФР ещё старая, сведения по этому человеку могут не пройти проверку. Тогда приходится сдавать уточнение.

Как снизить риск:

1. Попросите сотрудницу проверить, что СФР уже видит новую фамилию. Сведения о смене фамилии поступают из ЗАГС, но обновление проходит не мгновенно. Проверить можно в личном кабинете на Госуслугах.
2. Если к дате отчёта данные в СФР не обновились, сотрудница может обратиться в клиентскую службу СФР с паспортом.
3. Если пришёл отказ по персональным данным, исправьте сведения и подайте уточнённый расчёт только по этому сотруднику.

6-НДФЛ и справки о доходах

В 6-НДФЛ и в справке о доходах для работника фамилия попадает на дату формирования отчёта. ИНН остаётся прежним, поэтому налоговая свяжет доходы до и после брака в одну строку. Отдельную справку на старую фамилию не делают: одна справка за год на одного работника с актуальными ФИО и паспортом.

Больничные и пособия

Электронный листок нетрудоспособности СФР формирует по СНИЛС. Если ЭЛН открыт до смены фамилии, в нём будет старое ФИО — на выплату это не влияет. При загрузке ЭЛН через обмен с СФР программа сопоставит его с сотрудницей по СНИЛС.

Проверка: как убедиться, что данные верные

После правки потратьте пять минут на сверку, а не ждите ошибки в отчёте.

Удобная проверка «задним числом» — сформировать печатную форму приказа о приёме на работу. В нём должна остаться старая фамилия. Если там новая, значит, при записи выбрали исправление ошибки, и историю нужно поправить.

Для сверки по всем сотрудникам сразу постройте список сотрудников с колонками ФИО и паспортных данных через кадровый отчёт по личным данным в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

Частые ошибки при замене фамилии

• ❌ Исправили «как ошибку». Старая фамилия исчезает из всей истории, прошлые приказы печатаются с новой. Лечится через ссылку «История»: вернуть старую строку и добавить новую с датой.
• ❌ Завели нового сотрудника или физлицо. Кадровик создаёт дубль «Смирнова А. С.», увольняет «Петрову» и принимает «Смирнову». Ломается стаж, отпуска, лимиты взносов, вычеты и 6-НДФЛ — у налоговой появляются два человека с одним ИНН. Смена фамилии — никогда не увольнение и не новый приём.
• ❌ Поставили дату изменения в будущем. Отчёт, сформированный раньше этой даты, уйдёт со старым ФИО, хотя паспорт уже новый.
• ❌ Перезаписали старый паспорт. Уточнённые отчёты за прошлые периоды получают паспорт, которого на ту дату не было.
• ❌ Забыли про пользователя и подписанта. В печатных формах и отчётах главный бухгалтер подписывается старой фамилией.

Частые вопросы