Где увидеть сверхурочные часы сотрудников в ЗУП 3.1 и как сверить их с начислением

Переработки в 1С ЗУП 8.3 (ЗУП 3.1) видны в трёх местах: в документах «Работа сверхурочно», в табеле Т-13 с кодом С (цифровой 04) и в строках начисления «Оплата сверхурочных часов» в документе «Начисление зарплаты». Отчёт по сверхурочной работе собирают из отчёта «Анализ начислений и удержаний» с отбором по этому начислению: он покажет и часы, и суммы по каждому сотруднику.

Если хоть в одном из трёх мест часов нет, а в других есть — значит, переработка введена не тем способом или не попала в расчёт. Ниже порядок, в котором удобно проверять: от настройки к итоговым цифрам.

С чего начать: включён ли учёт сверхурочных

Без этой настройки программа не знает о сверхурочной работе вообще. Документа нет в меню, начисления нет в списке, и проверять нечего.

Откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Учет времени должен стоять флажок сверхурочной работы.

После установки флажка программа делает две вещи:

• 📄 добавляет документ «Работа сверхурочно» в раздел Зарплата;
• 💰 создаёт начисление «Оплата сверхурочных часов» в плане видов расчёта.

Дальше проверьте само начисление. Откройте Настройка → Начисления, найдите «Оплата сверхурочных часов» и посмотрите формулу и коэффициент.

Второе, что влияет на расчёт, — график работы. Сверхурочные часы — это часы сверх нормы. Норму ЗУП берёт из графика, назначенного сотруднику кадровым приёмом или переводом. Если у сотрудника стоит не тот график, «переработки» будут считаться от неправильной базы.

Документ «Работа сверхурочно»: основной источник данных

Правильный путь регистрации переработок в ЗУП 3.1 — именно этот документ. Он создаётся на месяц, в табличной части перечисляются сотрудники, даты и количество часов.

Как проверить, что переработки зарегистрированы:

1. Откройте раздел Зарплата и перейдите в список документов сверхурочной работы.
2. Установите отбор по организации и периоду (месяц начисления).
3. Откройте каждый документ и сверьте список сотрудников и часы с приказами и служебными записками.
4. Проверьте статус: документ должен быть проведён. Записанный, но не проведённый документ в расчёт не попадает.
5. Посмотрите поле с месяцем начисления: если документ введён «задним числом», часы могут уйти не в тот месяц, который вы проверяете.

Отдельно проверьте, как оформлена компенсация. По желанию работника вместо повышенной оплаты можно дать дополнительное время отдыха. Такие часы в документе отмечаются особым образом: оплата идёт в одинарном размере, а отгул регистрируется отдельно. Если у вас сотрудник получил и отгул, и полуторную оплату — ошибка именно здесь.

Табель Т-13: где переработка видна глазами

Табель — самый наглядный способ проверить переработки сотрудников за месяц. В нём каждая строка — сотрудник, каждая клетка — день.

Отчёт находится в Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13). Сформируйте его за месяц и посмотрите на дни, где кроме обычного кода Я стоит код С с количеством часов.

На что смотреть в табеле:

• 🔍 код С в нужных днях — совпадает ли с датами в документах «Работа сверхурочно»;
• 🔍 количество часов — в одной клетке может быть, например, Я 8 / С 2;
• 🔍 итоги по строке — в колонках итогов отработанные часы должны включать сверхурочные отдельной позицией;
• 🔍 код РВ — это работа в выходные, его с переработкой не путайте.

Если код С в табеле есть, а в документах сверхурочной работы этого дня нет, значит часы внесли напрямую через документ «Табель» или индивидуальный график. Такой ввод отражает время, но не всегда приводит к начислению оплаты. Сверьте, есть ли строка «Оплата сверхурочных часов» у этого сотрудника в расчёте за месяц.

Отчёт по сверхурочным часам: часы и суммы в одной таблице

Отчёт по сверхурочной работе в 1С 8.3 ЗУП, где рядом стоят часы и рубли, удобнее всего собрать из «Анализа начислений и удержаний». Один раз настроенный вариант потом служит и для месячной сверки, и для контроля годового лимита.

Как настроить вариант отчёта

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний.
2. Укажите период — месяц, квартал или год.
3. Нажмите Настройки и перейдите в расширенный режим настройки.
4. На вкладке отборов добавьте поле вида расчёта (начисления) со значением «Оплата сверхурочных часов».
5. В группировках оставьте сотрудника, при необходимости добавьте подразделение и месяц.
6. Проверьте, что в показателях выведены и сумма, и оплаченные часы.
7. Сформируйте отчёт и сохраните вариант под понятным именем, например «Сверхурочные по сотрудникам».

Сохранённый вариант потом открывается в два клика, и не нужно каждый раз заново ставить отборы.

Что даёт такой отчёт

Лимит из статьи 99 ТК РФ — не более 4 часов два дня подряд и не более 120 часов в год на одного работника. Годовой вариант отчёта показывает, кто подходит к этой границе. Проверять лучше ежемесячно: когда лимит уже превышен, исправить ничего нельзя, остаётся только риск штрафа при проверке трудинспекции.

Сверка с документом «Начисление зарплаты»

Отчёт показывает итог, а документ начисления — как получилась сумма. Если цифра в отчёте вызывает вопросы, идите в начисление.

Пошаговая проверка

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.
2. На вкладке Начисления найдите строки «Оплата сверхурочных часов». Удобно отсортировать список по колонке вида начисления.
3. Посмотрите колонку с отработанным временем — там должны стоять часы из документа «Работа сверхурочно».
4. Выделите строку и откройте подробное отображение расчёта: программа покажет показатели, из которых сложилась сумма (часовую ставку, часы, коэффициент).
5. Сравните с ручным расчётом хотя бы для одного сотрудника.

Пример ручной проверки

Оклад — 69 000 ₽, норма месяца по графику — 160 часов. Средняя часовая ставка: 69 000 / 160 = 431,25 ₽.

Сотрудник переработал 3 часа в один день:

• первые 2 часа × 1,5: 431,25 × 2 × 1,5 = 1 293,75 ₽;
• третий час × 2: 431,25 × 1 × 2 = 862,50 ₽;
• итого: 2 156,25 ₽.

Если в начислении сумма другая, проверьте, от какой ставки считает формула начисления и не задано ли в ней одинаковое умножение на 1,5 для всех часов. Сумма в начислении и в «Расчётном листке» должна совпадать — листок формируется из тех же данных.

Выгрузка в Excel для разбора по сотрудникам

Excel нужен, когда отчёт надо отдать руководителю, сравнить с данными СКУД или посчитать то, чего нет в типовых показателях.

Порядок выгрузки одинаковый для табеля и для «Анализа начислений и удержаний»:

1. Сформируйте отчёт с нужным периодом и отборами.
2. На панели отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите тип файла Лист Excel 2007-... (*.xlsx).
4. Укажите папку и имя файла.

Что удобно сделать в Excel после выгрузки:

• 📊 сводную таблицу «сотрудник × месяц» с накопительным итогом часов;
• 📊 условное форматирование: подсветить тех, у кого с начала года больше 100 часов;
• 📊 сравнение с выгрузкой из системы контроля доступа: часы прихода и ухода против часов в документах.

Суммированный учёт: переработку видно только в конце периода

При суммированном учёте рабочего времени переработку по дням определить нельзя. День может быть длиннее нормы, а соседний короче. Сверхурочными считаются только часы сверх нормы за весь учётный период — месяц, квартал или год.

Как проверять в этом случае:

• 📅 убедитесь, что у сотрудника назначен график с суммированным учётом и указан учётный период;
• 📅 в конце периода сравните фактические часы из табеля за весь период с нормой по производственному календарю;
• 📅 разницу оформите документом «Работа сверхурочно» в месяце окончания периода;
• 📅 часы работы в праздничные дни, оплаченные в двойном размере, из подсчёта сверхурочных исключите — иначе один и тот же час оплатят дважды.

Табель за один месяц внутри квартала здесь ничего не скажет. Формируйте его сразу за весь учётный период.

Где чаще всего расходятся цифры

Типовые случаи, когда отчёт по сверхурочным часам в 1С ЗУП 8.3 не сходится с ожиданиями:

Частые вопросы