Штатное расписание на прошлую или будущую дату в ЗУП 3.1: отчёт Т-3, настройки и проверка

Чтобы распечатать штатное расписание в 1С ЗУП на конкретную дату, откройте Кадры → Кадровые отчеты, выберите отчёт по штатному расписанию (унифицированная форма Т-3), укажите в шапке нужную дату и нажмите Сформировать. Затем — Печать или сохранение в Excel. Отчёт покажет позиции, ставки и оклады в том виде, в каком они действовали в этот день.

Есть одно условие. Правильная картина на прошлую дату получается, только если в программе включена история изменения штатного расписания. Без неё ЗУП 3.1 хранит лишь текущее состояние, и отчёт «на 1 марта» выведет сегодняшние оклады. Поэтому сначала — настройки, потом печать.

Что включить в настройках, чтобы штатное расписание строилось на любую дату

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Там несколько флажков, и от них зависит, что вообще умеет программа.

Главный для нашей задачи — второй флажок.

Как работает история

📌 При включённой истории позиции нельзя просто исправить в карточке. Новые и изменённые позиции проводятся документами:

• Утверждение штатного расписания — первичное утверждение всего расписания с даты;
• Изменение штатного расписания — правка части позиций с новой даты: ставки, оклады, надбавки, закрытие позиций.

Найти их можно в списке Кадры → Штатное расписание — там же есть команды создания документов, и через журнал документов штатного расписания.

Каждый документ фиксирует дату, с которой действуют новые значения. Отчёт на дату берёт последнее действующее состояние на этот день. Так и получается расписание «на 1 марта», «на 1 июля» и «на сегодня» — три разных листа из одной базы.

Проверка данных перед печатью: позиции, ставки, оклады

Перед тем как формировать штатное расписание на определённую дату, стоит потратить пять минут на сверку. Кадровик, который отдаёт лист на подпись директору, отвечает за каждую строку.

🔍 Что проверить:

• 🏢 Подразделения. Расформированные подразделения должны иметь дату расформирования, иначе они попадут в отчёт на позднюю дату с пустыми строками.
• 👤 Позиции. У каждой позиции заполнены должность, подразделение, количество ставок. Дробные ставки (0,5; 0,25) вносятся числом, а не «половина» в примечании.
• 💰 Оклады и надбавки. В позиции указаны начисления и их показатели. Если оклад задан формулой или через показатель, у которого нет значения, в отчёте будет ноль.
• 📅 Даты документов. Изменение, которое должно действовать с 1-го числа, не должно стоять датой 2-го. Отчёт на 1-е число его не увидит.
• ✅ Проведение. Учитываются только проведённые документы. Записанный, но не проведённый документ изменения штатного расписания в отчёт не попадёт.

Как распечатать штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП на определённую дату через раздел «Кадры»

Основной способ — кадровые отчёты. Порядок действий одинаковый для ЗУП 3.1 на актуальных релизах.

Шаг 1. Откройте отчёт

1. Перейдите в Кадры → Кадровые отчеты.
2. В списке отчётов найдите отчёты со словом «Штатное». Обычно их несколько: штатное расписание в форме Т-3 и аналитические варианты (штатная расстановка — кто занимает позиции).
3. Для печати на подпись выберите вариант по унифицированной форме Т-3.

💡 Если список длинный, воспользуйтесь строкой поиска вверху формы отчётов — введите «штат».

Шаг 2. Укажите дату

В шапке отчёта есть поле даты. Поставьте нужное число, например 01.03.2026. Это и есть «конкретная дата», на которую программа соберёт расписание.

Учтите момент: дата берётся «на начало дня» по логике действия документов. Изменение, утверждённое с 01.03, на эту дату уже действует.

Шаг 3. Задайте отбор

По умолчанию отчёт строится по всем организациям базы. Если их несколько, выберите одну — штатное расписание утверждается по каждой организации отдельно. При необходимости ограничьте подразделения.

Шаг 4. Сформируйте и проверьте

Нажмите Сформировать. Пробегите глазами итог по количеству ставок и фонд оплаты. Если цифры не сходятся с вашими ожиданиями — вернитесь к разделу проверки данных, а не правьте лист вручную.

Шаг 5. Распечатайте или сохраните

• 🖨 Печать — на принтер, с предварительным просмотром.
• 💾 Сохранение в файл — XLSX для согласований, PDF для архива.

Сохранённый в Excel лист удобно отправлять на визирование. Но правки в Excel не вернутся в базу: всё, что исправили в файле, нужно повторить документом изменения штатного расписания.

Альтернатива: печать из документа

Если нужно расписание ровно на дату утверждения, проще открыть сам документ Утверждение штатного расписания и воспользоваться его командой Печать. Оттуда же печатается приказ об утверждении. Для произвольной даты, на которую документа нет, этот путь не подходит — используйте отчёт.

Гибкая настройка отчёта и универсальный отчёт

Стандартная форма Т-3 закрывает потребность «распечатать на подпись». Для анализа её бывает мало: нужен фонд оплаты по подразделениям, список вакантных ставок, сравнение двух дат.

Настройки варианта отчёта

В любом отчёте ЗУП 3.1 есть кнопка Настройки. Переключите вид настроек на расширенный — откроются вкладки с полями, отборами, сортировкой и группировками.

Что обычно меняют:

• ➕ добавляют колонку с кодом подразделения или категорией должности;
• 🔽 ставят отбор «только вакантные» в варианте со штатной расстановкой;
• 📊 группируют по подразделениям с итогами по фонду оплаты;
• ↕️ сортируют должности по порядку, принятому в организации, а не по алфавиту.

Настроенный вариант сохраните через Сохранить вариант отчета под понятным именем. Типовой вариант при этом останется нетронутым, и обновление конфигурации его не сломает.

Универсальный отчёт

Когда в готовых вариантах нужного разреза нет, выручает универсальный отчёт. Он строит выборку прямо по объекту базы — справочнику или регистру.

1. Включите показ команды «Все функции»: Главное меню → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте Главное меню → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.
3. Тип объекта — справочник или регистр сведений , объект — тот, где хранятся позиции штатного расписания или их история (ищите по слову «штатн» в списке).
4. Для периодического регистра задайте дату среза — это та же «конкретная дата».

Печать по форме Т-3 и собственным шаблонам

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные кадровые формы не обязательны: организация может утвердить свою форму. Но Т-3 остаётся самой привычной, и проверяющие читают её без вопросов.

Что в колонках Т-3

Пример проверки итога: две ставки бухгалтера с окладом 60 000 ₽ и надбавкой 10 000 ₽ дают в колонке 9 значение (60 000 + 10 000) × 2 = 140 000 ₽. Если видите 70 000 — в позиции стоит одна ставка, а не две.

Подписи и реквизиты

Шапка и подписи берутся из карточки организации и списка ответственных лиц. Если в печатной форме пустые ФИО руководителя или кадровика:

1. Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации.
2. Найдите блок ответственных лиц и заполните руководителя и ответственного за кадры с датой начала.

Ответственные лица тоже периодические. Если директор сменился с 1 мая, а вы печатаете расписание на 1 марта, в подписи должен стоять прежний директор. Программа подставит его сама, если смена оформлена записью с датой, а не перезаписью ФИО.

Своя форма вместо Т-3

Если организация утвердила собственный бланк, есть три пути:

• Изменить макет печатной формы через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Подходит для косметики: логотип, шрифт, лишняя колонка. Изменённый макет переживает обновления, но после крупных обновлений его стоит сверить с новым типовым.
• Сохранить вариант отчёта с нужными колонками — без программиста.
• Внешняя печатная форма или расширение — когда бланк сильно отличается от Т-3. Это работа для разработчика.

Почему штатное расписание на конкретную дату печатается не так

Большинство жалоб сводится к нескольким симптомам. Ниже — что видно в отчёте и где искать причину.

Как упростить регулярную печать штатного расписания

Печатать расписание приходится на одни и те же даты: начало года, дата реорганизации, запрос проверяющих. Несколько приёмов сокращают это до пары кликов.

• ⭐ Избранное. Добавьте отчёт в избранное — звёздочка в заголовке формы. Он появится в быстрых ссылках.
• 💾 Сохранённый вариант. Вариант с вашими отборами и колонками открывается сразу готовым, остаётся поменять дату.
• 📬 Рассылка отчётов. В ЗУП 3.1 есть механизм рассылки по расписанию: отчёт формируется сам и приходит на почту, например первого числа каждого месяца. Включается в разделе Администрирование, в настройках отчётов.
• 🗂 Архив по датам. Сохраняйте PDF с датой в имени файла: ШР_ООО-Ромашка_2026-03-01.pdf. При проверке не придётся вспоминать, что было в базе тогда.

💡 Перед годовым пересмотром окладов сформируйте расписание на 31 декабря и на 1 января — два файла сразу покажут, какие изменения ввели с нового года.

Частые вопросы