Справка СТД-Р при увольнении в 1С:ЗУП 8.3: от проверки данных до подписи

Распечатать СТД-Р в 1С:ЗУП 8.3 можно двумя путями: из проведённого документа Увольнение через меню Печать или отдельным документом в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р. Второй путь универсальный: он подходит и для уволенных, и для тех, кто попросил справку посреди работы.

Типичная ситуация: последний рабочий день, сотрудник ждёт расчёт и документы, а кадровик впервые ищет, как распечатать СТД-Р при увольнении в 1С ЗУП 8.3. Справку надо выдать в тот же день, и форма должна выйти без пустых строк и с правильной подписью.

Что за справка СТД-Р и в каких случаях её выдают

СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт самому работнику. По сути это выписка из электронной трудовой книжки, но только по вашей организации и только за период с 2020 года, когда появились электронные книжки.

Когда справку обязаны выдать:

• 📌 при увольнении — в день прекращения трудового договора, если работник ведёт электронную трудовую книжку (статья 84.1 ТК РФ);
• 📌 по заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (статья 66.1 ТК РФ);
• 📌 по заявлению уволенного — тоже в течение трёх рабочих дней, но со дня увольнения работодатель обязан выдать сведения только за период работы у него.

Форма выдаётся на бумаге, заверенной работодателем, или в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью — как попросит работник.

Чем СТД-Р отличается от похожих документов:

Шаг 0. Проверьте кадровые данные сотрудника в 1С ЗУП

Справка собирается из кадровых документов. Если в них пропуск, в форме будет пропуск, и справку придётся переделывать.

Какие записи попадают в СТД-Р

В табличную часть справки программа подтягивает мероприятия, зарегистрированные с 01.01.2020:

• ✅ приём на работу (документ Прием на работу);
• ✅ перевод на другую должность (Кадровый перевод);
• ✅ переименование организации, присвоение квалификации и другие события;
• ✅ увольнение (Увольнение).

Если сотрудник принят до 2020 года и с тех пор не переводился, до увольнения в справке может быть пусто. Это нормально: старые записи остались в бумажной книжке.

Что проверить перед формированием

1. Откройте карточку сотрудника и посмотрите Кадровые данные или историю кадровых документов. Все переводы с 2020 года должны быть проведены.
2. В кадровых документах проверьте флажок отражения в трудовой книжке. Если он снят, событие в справку не попадёт.
3. Откройте карточку должности и проверьте код по ОКЗ. Без него графа с кодом выполняемой функции останется пустой.
4. В документе Увольнение проверьте основание увольнения: статью ТК РФ и формулировку. Текст в справку берётся отсюда.
5. Проверьте реквизиты организации: полное наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР (Социальный фонд, до 2023 года — ПФР и ФСС).
6. Проверьте ответственных лиц организации: руководителя или кадровика, который подписывает справку. Их задают в карточке организации.

Если событие было, а документа в базе нет

Бывает, что базу начали вести не с начала года или перевод оформили вне программы. Для таких случаев в том же разделе Кадры → Электронные трудовые книжки есть документ Регистрация трудовой деятельности. В нём вручную вносят мероприятие: дату, вид, должность, основание (наименование, дату и номер приказа).

Этот же документ используют, чтобы отменить ошибочную запись. Удалять или переделывать проведённый приказ задним числом не нужно.

Как сформировать и распечатать СТД-Р в 1С ЗУП: пошагово

Способ 1. Из документа «Увольнение»

Подходит, когда справку выдают в день увольнения.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и найдите документ Увольнение сотрудника.
2. Убедитесь, что документ проведён.
3. Нажмите Печать в командной панели документа и выберите печатную форму СТД-Р.
4. Проверьте предпросмотр и отправьте на принтер.

Если в меню Печать вашего релиза такой команды нет, используйте способ 2. Он даёт тот же результат.

Способ 2. Отдельным документом СТД-Р

Подходит для всех случаев: при увольнении, по заявлению работающего сотрудника, по запросу бывшего.

1. Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию и сотрудника.
4. Проверьте дату документа: это дата выдачи справки.
5. Нажмите Заполнить. Табличная часть заполнится мероприятиями из кадровых документов.
6. Просмотрите строки: даты, должности, основания с номерами приказов.
7. Проверьте, кто указан подписантом.
8. Нажмите Провести, затем Печать и выберите форму СТД-Р.

Справка для бывшего сотрудника

Бывший работник может прийти за СТД-Р через полгода или год после увольнения. Например, его новый работодатель или банк попросил подтвердить стаж.

1. Найдите сотрудника: в списке сотрудников включите показ уволенных или воспользуйтесь поиском по фамилии.
2. Создайте документ СТД-Р датой текущего дня, а не датой увольнения.
3. Нажмите Заполнить. В таблице будут все события до увольнения включительно.
4. Подпишите справку действующим руководителем. Если за это время руководитель сменился, подписант в документе должен быть новым.

Срок тот же — три рабочих дня со дня заявления. Заявление можно принять на бумаге или по электронной почте, если такой способ закреплён в организации.

Что выйдет на бумаге

В печатной форме будут:

• 🧾 Ф.И.О., дата рождения и СНИЛС работника;
• 🧾 наименование работодателя, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР;
• 🧾 таблица событий: дата, вид мероприятия, должность, код выполняемой функции, причина увольнения, основание;
• 🧾 должность, подпись и расшифровка подписи руководителя или уполномоченного лица, дата.

Справку подписывает руководитель или сотрудник, которому это право дано приказом. Печать ставят, если организация её использует.

Справки СТД-Р сразу на нескольких сотрудников

Документ СТД-Р в ЗУП оформляется на одного человека. Пакетного документа на весь отдел нет, но массовую выдачу можно ускорить.

Как это сделать при сокращении или ликвидации, когда справки нужны десяткам людей:

1. Создайте документ на первого сотрудника и проверьте его.
2. Для следующих используйте копирование: кнопка Скопировать в списке документов (или F9). Поменяйте сотрудника и нажмите Заполнить заново.
3. Проведите все документы.
4. В списке СТД-Р выделите нужные строки через Ctrl или Shift.
5. Нажмите Печать. Программа выведет формы всех выделенных документов в одно окно, и их можно отправить на принтер одной командой.

Перед массовой печатью проверьте общие данные один раз: реквизиты организации, подписанта, коды ОКЗ должностей. Ошибка в них уйдёт во все справки сразу.

Электронная СТД-Р: подпись и передача работнику

Частая путаница: СТД-Р не отправляют ни в налоговую, ни в Социальный фонд. В фонд уходят те же события, но в составе отчёта ЕФС-1. Справку СТД-Р получает только сам работник.

Если сотрудник попросил справку в электронном виде, порядок такой:

1. Сформируйте и проведите документ СТД-Р, как в способе 2.
2. Откройте печатную форму и сохраните её в PDF кнопкой сохранения в окне печати.
3. Подпишите файл усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. Обычно это делают программой для работы с подписью, установленной вместе с КриптоПро.
4. Отправьте файл и подпись на адрес, который сотрудник указал в заявлении.

Простой скан бумажной справки по почте формально не равен электронной СТД-Р. Если у организации нет КЭП руководителя, выдайте справку на бумаге: лично или заказным письмом с согласия работника.

Оформление СТД-Р для банка и правка печатной формы

Банк при выдаче кредита иногда просит подтвердить стаж. Сотрудник приносит СТД-Р и просит «добавить строку» или «поставить отметку, что работает по настоящее время».

Что тут важно знать:

• 📄 Форма СТД-Р утверждена Минтрудом. Добавлять графы и менять её структуру нельзя.
• 📄 Отметка «работает по настоящее время» в форму не входит. Её дают отдельной справкой с места работы, если банк требует.
• 📄 Многие банки принимают СТД-СФР с Госуслуг: её работник получает сам за несколько минут, и она содержит данные от всех работодателей.

Если нужно поправить только внешний вид — например, перенести длинное наименование организации или поправить расшифровку подписи — в окне печати можно включить режим редактирования табличного документа. Правка действует только на этот экземпляр и в базе не сохраняется.

Если правка нужна постоянно (своё оформление подписи, логотип в шапке), её делают через расширение конфигурации или внешнюю печатную форму. Типовой макет в основной конфигурации не меняют: при обновлении ЗУП изменения слетят или заблокируют автообновление.

Почему справка печатается с ошибками и как это исправить

Если справку уже выдали с ошибкой, не правьте старый документ задним числом. Создайте новый документ СТД-Р с исправленными данными и выдайте работнику новую справку, а старую попросите вернуть.

Частые вопросы о СТД-Р в ЗУП