Как в 1С ЗУП вывести список работающих сотрудников на нужную дату

Чтобы вывести список работающих сотрудников в 1С ЗУП 3.1 , откройте Кадры → Кадровые отчеты → Списки сотрудников, укажите дату и организацию и нажмите «Сформировать». В отчёт попадут все, кто на эту дату принят и ещё не уволен, с подразделением и должностью.

Справочник Кадры → Сотрудники для этой задачи подходит хуже: он показывает текущее состояние, а не картину на прошлую дату. Если нужен список «на 1 число месяца» для проверки, военкомата или банка — берите отчёт.

Отчёт «Списки сотрудников»: самый точный способ

Отчёт строится по кадровым документам: приёму, переводам и увольнениям. Поэтому он честно отвечает на вопрос «кто работал в организации на такую-то дату».

Пошагово

1. Откройте раздел Кадры и выберите Кадровые отчеты.
2. В списке отчётов найдите «Списки сотрудников» и откройте его.
3. В шапке отчёта задайте дату, на которую нужен список. По умолчанию стоит текущая.
4. Выберите организацию. Если у вас несколько юрлиц, а поле оставить пустым, в списке окажутся сотрудники всех организаций вперемешку.
5. При необходимости укажите подразделение.
6. Нажмите «Сформировать».

Получится таблица: ФИО, табельный номер, подразделение, должность, дата приёма. Набор колонок зависит от варианта отчёта.

Варианты отчёта

У «Списков сотрудников» несколько готовых вариантов. Переключаются они через команду выбора варианта на панели отчёта. Варианты отличаются набором колонок и отборами: например, есть вариант со штатными сотрудниками, с днями рождения, с паспортными и контактными данными.

💡 Для «просто списка работающих» начните с основного варианта. Если нужен только основной состав без совместителей — посмотрите вариант со штатными сотрудниками.

Дата отчёта и день увольнения

В ЗУП дата увольнения — последний рабочий день человека. Значит, на эту дату он ещё числится работающим.

Пример: сотрудник уволен 15 октября.

То же с приёмом: принятый 1 ноября появится в списке на 1 ноября и позже, а в отчёте на 31 октября его не будет.

Перед формированием: три проверки

Список на дату верен ровно настолько, насколько актуальны кадровые документы. Перед тем как отдавать его руководителю, проверьте:

• ✅ Все приёмы за месяц проведены. Черновики в отчёт не попадают.
• ✅ Увольнения оформлены в ЗУП, а не только на бумаге. Если приказ подписан, а документ в базе не создан, человек останется в списке.
• ✅ Переводы введены с правильной датой. Перевод «задним числом» после формирования отчёта изменит картину на прошлую дату.

Быстрее всего это сделать в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения: отберите период и посмотрите, нет ли непроведённых документов.

Список с привязкой к штатным позициям

Если важно не «кто работает», а «какие должности заняты и кем», откройте в тех же кадровых отчётах отчёт «Штатная расстановка». Он показывает позиции штатного расписания и сотрудников, которые их занимают, с количеством ставок.

Этот вариант удобен, когда руководитель спрашивает про вакансии: свободные ставки видны сразу. Если штатное расписание в базе не ведётся, отчёт будет малополезен — тогда работайте со «Списками сотрудников».

Быстрый отбор в справочнике «Сотрудники»

Когда нужен не документ, а быстро посмотреть, кто сейчас работает в отделе, хватит справочника.

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. В шапке списка выберите организацию и подразделение — это быстрые отборы.
3. Для поиска по фамилии начните вводить её в поле поиска или нажмите Ctrl+F.
4. Чтобы отсортировать по должности или подразделению, щёлкните по заголовку колонки.

Справочник показывает и тех, кто уже уволен. Уволенные визуально отличаются в списке, но для подсчёта «по головам» это неудобно.

Как сделать таблицу из справочника

У любого списка в 1С есть команда Еще → Вывести список.... Она выгружает видимые колонки в табличный документ, который потом можно сохранить в Excel.

Когда какой способ брать

Настройка колонок, отборов и группировок

Готовый вариант редко совпадает с тем, что просит руководитель. Его можно донастроить, не трогая конфигурацию.

Где настраивать

Нажмите на панели отчёта кнопку «Настройки». Откроется окно с двумя видами: простым и расширенным. В простом можно включить и выключить колонки и задать отборы. В расширенном — менять группировки, сортировку и добавлять поля.

Что обычно настраивают

• 📂 Группировка по подразделениям. Список разбивается по отделам, у каждого — свой итог по количеству.
• 🔍 Отбор по должности. Например, только «Водитель» — для списка на медосмотр.
• 🧾 Колонка «Вид занятости». Показывает, где основное место работы, а где совместительство. Без неё совместителей легко пропустить или посчитать дважды.
• 📅 Дата рождения, СНИЛС, ИНН. Добавляются как поля физического лица.
• 🔢 Сортировка по ФИО внутри подразделения.

Сохраните свой вариант

Чтобы не настраивать каждый раз, сохраните настройку как новый вариант отчёта. Команда сохранения варианта есть на панели отчёта. Дайте ему понятное имя, например «Работающие по отделам». В следующий раз выберете его из списка вариантов.

💡 Варианты можно сделать доступными другим пользователям. Удобно, если список регулярно запрашивают кадровик и бухгалтер.

Совместители и договорники: кто попадёт в список

Здесь чаще всего путаются. Список «работающих» у разных людей значит разное: кадровик ждёт всех по трудовым договорам, директор — «сколько человек у нас работает».

Внешние совместители

Внешний совместитель принят с видом занятости «Внешнее совместительство». В кадровом отчёте он есть, как и обычный сотрудник. Чтобы показать только основной состав — поставьте отбор по виду занятости.

Внутренние совместители

Внутренний совместитель — это один человек и две карточки сотрудника: по основной работе и по совместительству. В отчёте он окажется дважды.

Пример: в организации 40 трудовых договоров, из них 3 — внутреннее совместительство. Отчёт покажет 40 строк, а людей — 37.

Если нужен счёт «по людям», а не «по ставкам», группируйте по физическому лицу или отберите только основное место работы.

Договоры ГПХ

Исполнители по договорам подряда и оказания услуг не принимаются на работу кадровыми документами. Поэтому в кадровых списках их нет — и это правильно.

Их перечень смотрите в журнале документов «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата. Там отбор по организации и периоду договора.

Кто ещё считается работающим

• 👶 Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком — трудовой договор действует, в списке они есть.
• 🏥 На больничном или в ежегодном отпуске — тоже в списке.
• 🔄 Переведённые в другое подразделение — в списке один раз, с подразделением на дату отчёта.

Выгрузка в Excel и печать списка

Сформированный отчёт — это табличный документ 1С. С ним можно работать тремя способами.

Сохранить файлом

1. Сформируйте отчёт.
2. На панели отчёта нажмите кнопку сохранения в файл (значок дискеты).
3. Выберите формат «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx).
4. Укажите папку и имя файла.

Можно сохранить в PDF — удобно, если список уходит в банк или контролирующий орган и правки в нём не нужны.

Скопировать часть таблицы

Выделите мышью нужные строки, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel. Подходит, когда нужен кусок списка, например один отдел.

Распечатать

Кнопка печати на панели отчёта. Перед печатью проверьте ориентацию листа: при большом числе колонок ставьте альбомную, иначе часть таблицы уйдёт на второй лист.

Если нужен список с подписью

Отчёт — это не кадровый документ. Если список заверяют, после выгрузки в Excel добавьте шапку организации, дату и строку для подписи руководителя или кадровика.

Если список нужен каждый месяц

Сохранённый вариант отчёта можно отправлять по расписанию. В ЗУП есть рассылка отчётов: выбираете вариант, получателей, формат файла и периодичность. Например, 1-го числа каждого месяца руководитель получает на почту список работающих по отделам в .xlsx.

Настраивает рассылку администратор базы: для неё нужна учётная запись электронной почты в программе и право на рассылки. Дата отчёта в рассылке может подставляться автоматически, поэтому каждый раз вручную её менять не придётся.

Почему в списке нет сотрудника или есть лишний

Чаще всего виновата не программа, а дата отчёта или состояние документов.

Ограничение прав

В ЗУП можно ограничить доступ пользователей к данным по организациям и подразделениям. Тогда отчёт тихо покажет только разрешённых сотрудников. Если список у двух пользователей разный — сравните их профили доступа в разделе Администрирование. Это делает администратор базы.

Частые вопросы