Годовой свод начислений в ЗУП 3.1: настройка, сверка и выгрузка в Excel
Содержание
Свод по зарплате за год в программе 1С ЗУП 3.1
делается отчётом «Анализ начислений и удержаний» в варианте «Свод начислений, удержаний и выплат». Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате, выберите этот вариант, задайте период с 1 января по 31 декабря, организацию — и нажмите «Сформировать».
Сам отчёт строится за минуту. Как сделать так, чтобы цифрам можно было верить, — вопрос подготовки и сверки. Ниже по порядку: что проверить в базе, как настроить свод под задачу, как выгрузить его в Excel и с чем сравнить перед сдачей отчётности.
Что проверить в базе до формирования годового свода
Свод показывает только то, что лежит в регистрах. Если часть документов не проведена или перерасчёт за прошлый месяц висит без оформления, отчёт честно покажет неполную картину.
Перед тем как формировать свод за год, пройдитесь по списку:
- 📄 Все документы начисления проведены. Откройте
Зарплата → Все начисления, включите отбор по организации и периоду. Документы без отметки проведения сразу видны в списке. - 🔁 Нет неоформленных перерасчётов. Если после закрытия месяца меняли табель, больничный или отпуск, программа регистрирует перерасчёт. Он попадёт в свод только после того, как его включат в «Начисление зарплаты и взносов» или исправят документ.
- 💸 Выплаты оформлены ведомостями. Строка «Выплачено» собирается из проведённых ведомостей. Выплату, которую провели только в банке, свод не увидит.
- 🧾 Удержания проведены. Алименты, займы, удержания по исполнительным листам должны войти в документы расчёта.
- 🗓 Декабрь закрыт. Без начисления за декабрь годовой свод будет на 1/12 меньше реального.
Если вы ведёте несколько организаций в одной базе, сразу определитесь: нужен свод по каждой отдельно или общий. От этого зависит отбор, и его проще задать один раз, чем потом пересобирать отчёт.
Как сделать свод по зарплате за год в 1С ЗУП: пошагово
Шаг 1. Откройте нужный вариант отчёта
Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате. Откроется панель со списком отчётов. Найдите «Свод начислений, удержаний и выплат» — проще всего набрать слово «свод» в строке поиска панели.
Технически это вариант отчёта «Анализ начислений и удержаний». Если открыть сам «Анализ…», вариант можно переключить кнопкой выбора варианта в форме отчёта.
Шаг 2. Задайте период
В поле периода укажите 01.01 — 31.12 нужного года. Удобнее нажать на кнопку выбора периода и выбрать «Год»: так не ошибётесь с датами.
Шаг 3. Укажите организацию и, при необходимости, подразделение
Поле «Организация» стоит в шапке. Если нужен свод по одному отделу, добавьте отбор по подразделению. Для общего свода по компании подразделение оставьте пустым.
Шаг 4. Сформируйте отчёт
Нажмите «Сформировать». На базе в несколько сотен человек отчёт за год строится от нескольких секунд до пары минут.
Шаг 5. Проверьте итоговую строку
Первое, на что стоит смотреть, — равенство:
Сальдо на начало + Начислено − Удержано − Выплачено = Сальдо на конец
Пример. Долг по зарплате на 1 января — 210 000 ₽. За год начислено 4 860 000 ₽, удержано 612 000 ₽, выплачено 4 240 000 ₽.
210 000 + 4 860 000 − 612 000 − 4 240 000 = 218 000 ₽ — это долг на 31 декабря. Обычно он примерно равен зарплате за декабрь к выплате. Если сальдо на конец сильно больше месячного ФОТ, где-то не проведены ведомости.
Как читать свод начислений: строки, колонки, итоги
Свод устроен как сальдовая ведомость по расчётам с персоналом, только вместо счетов — виды расчёта.
| Блок отчёта | Что в нём | На что смотреть |
|---|---|---|
| Сальдо на начало | Долг организации перед сотрудниками (или их долг) на начало периода | Должен совпасть с сальдо на конец прошлого года |
| Начислено | Оклады, премии, отпускные, больничные, компенсации — по видам начислений | Нет ли видов, которых не ждали |
| Удержано | НДФЛ, алименты, профсоюзные, прочие удержания | НДФЛ должен быть сопоставим с 6-НДФЛ |
| Выплачено | Аванс, зарплата, межрасчётные выплаты по ведомостям | Сравнить с банковскими выписками |
| Сальдо на конец | Остаток задолженности на конец периода | Близко к декабрьской зарплате к выплате |
Каждое начисление выводится отдельной строкой по виду расчёта. Пособие по больничному за счёт работодателя и за счёт СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России) обычно идут разными строками, если в базе для них заведены разные виды начисления.
Свод собирает суммы по месяцу, к которому относится расчёт в документе. Отпускные, начисленные в декабре за январские дни, будут в декабре. Это не ошибка, а логика учёта — но о ней надо помнить при сверке с НДФЛ.
Настройка свода: по месяцам, подразделениям, сотрудникам
Стандартный вариант даёт один итог за весь период. Для годового анализа чаще нужна разбивка. Настройки открываются кнопкой «Настройки» в форме отчёта; для структуры переключитесь в расширенный режим.
Свод по месяцам
Добавьте группировку по периоду с детализацией «Месяц». Получится свод начислений помесячно: удобно искать месяц, где сумма «прыгнула».
Свод по сотрудникам
Добавьте группировку «Сотрудник». Это рабочий способ получить годовые суммы начислений по каждому человеку — например, для расчёта годовой премии или проверки среднего заработка.
Свод по подразделениям
Группировка «Подразделение» даёт ФОТ по отделам. Пригодится для бюджета и управленческой отчётности.
Отбор по видам начислений
Если нужны только премии или только больничные, задайте отбор по виду начисления. Так получится, например, годовая сумма всех премий без окладов.
Сохраните свой вариант
Когда настройка готова, сохраните её как отдельный вариант через меню «Ещё» формы отчёта. В следующий раз вместо пяти кликов в настройках — один выбор из списка.
| Задача | Группировки | Отбор |
|---|---|---|
| Годовой ФОТ по отделам | Подразделение | Организация |
| Годовой доход по сотрудникам | Сотрудник | Организация |
| Динамика по месяцам | Месяц | — |
| Сумма премий за год | Сотрудник | Вид начисления: премии |
| Поиск «выбивающегося» месяца | Месяц → вид начисления | — |
Выгрузка свода начислений в Excel
Сформированный отчёт сохраняется кнопкой с дискетой в командной панели или сочетанием Ctrl+S. В окне сохранения выберите тип файла «Лист Microsoft Excel» (.xlsx).
Пара нюансов, которые сэкономят время:
- Убирайте лишние итоги перед выгрузкой. Если файл нужен для сводной таблицы Excel, промежуточные итоги будут мешать. Оставьте одну плоскую группировку (например, «Сотрудник» → «Вид начисления») и отключите итоги в настройках.
- Проверяйте числа после открытия. Иногда суммы приходят с пробелами-разделителями как текст. В Excel это видно по выравниванию влево. Лечится заменой неразрывного пробела на пустоту.
- Шапку отчёта со служебной информацией (организация, период, отборы) оставьте: через полгода по ней понятно, откуда цифры.
Как автоматизировать
Если свод нужен регулярно (например, руководителю каждый месяц), настройте рассылку отчётов: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. В рассылке указывают вариант отчёта, формат файла, получателей и расписание.
Для рассылки сначала сохраните настроенный вариант свода. Рассылка берёт именно сохранённый вариант со всеми группировками.
Свод начислений и другие отчёты ЗУП: что чем проверять
Один отчёт не отвечает на все вопросы. Годовой свод — это общая картина расчётов. Для налогов и взносов есть свои отчёты, и цифры в них не обязаны совпадать со сводом один в один.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Свод начислений, удержаний и выплат | Все начисления, удержания, выплаты и сальдо | Общая картина за год, ФОТ |
| Расчётный листок | Расчёт по одному сотруднику по месяцам | Разбор вопроса конкретного человека |
| Анализ НДФЛ по месяцам | Доходы, вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ | Сверка с 6-НДФЛ |
| Отчёты по взносам (найдите по слову «взносы» в панели отчётов) | База и начисленные страховые взносы | Сверка с РСВ |
| ОСВ по счёту 70 в бухгалтерской базе | Обороты по расчётам с персоналом | Проверка, что ЗУП и бухгалтерия совпадают |
Почему свод не совпадает с НДФЛ
По НДФЛ важны дата получения дохода и дата удержания, а не месяц, к которому относится начисление. Зарплата за декабрь, выплаченная в январе, разведёт цифры свода и налоговых отчётов. Плюс в своде есть доходы, которые НДФЛ не облагаются (например, пособие по беременности и родам).
Почему свод не совпадает с базой взносов
Часть выплат не облагается взносами по статье 422 НК РФ: государственные пособия, компенсации в пределах норм, материальная помощь в пределах лимита. В своде они есть, в базе для взносов — нет. Расхождение на эти суммы нормально.
Сверка годового свода перед сдачей отчётности
Годовой свод — хорошая опорная точка перед 6-НДФЛ, РСВ и закрытием года в бухгалтерии. Сверку делайте в одном порядке, тогда расхождение находится быстро.
Если на каком-то пункте суммы расходятся, сузьте период. Сформируйте свод по месяцам и найдите первый месяц, где цифры перестают сходиться. Дальше — свод по сотрудникам за этот месяц, и проблемный документ находится за пару минут.
Не исправляйте документы закрытых периодов, по которым уже сдана отчётность, «задним числом» прямо в документе. В ЗУП 3.1 для этого есть механизм исправления: создаётся документ-исправление, а перерасчёт попадает в текущий период. Иначе свод, сданные отчёты и бухгалтерия разойдутся окончательно.
Почему свод за год не сходится: частые ошибки
Ниже — симптомы, которые встречаются в годовом своде чаще всего, и что с ними делать.
Частые вопросы
Можно ли сделать свод по зарплате за несколько лет сразу?
Как получить свод только по уволенным сотрудникам?
Почему в своде есть строки с отрицательными суммами?
Можно ли распечатать свод на одном листе?
Свод показывает суммы до или после НДФЛ?
Источники
- Налоговый кодекс РФ, статья 230 (учёт доходов и налоговые регистры по НДФЛ)
- Налоговый кодекс РФ, статья 422 (суммы, не облагаемые страховыми взносами)