Сотрудница вышла замуж: что поменять в ЗУП 3.1 и где не ошибиться

Смена фамилии в 1С ЗУП 3.1 делается не исправлением поля, а новой записью в истории ФИО: откройте Кадры → Сотрудники, карточку сотрудника, перейдите к истории изменения ФИО и добавьте строку с датой, с которой действует новая фамилия. Следом в той же карточке заводится новый паспорт с датой выдачи. Отдельный «зарплатный» документ для этого не нужен.

Прямая правка поля годится только для опечатки. Если человек действительно сменил фамилию, а вы её просто перепечатали, старая фамилия исчезнет и из прошлых приказов, расчётных листков и отчётов. Это главная ошибка при смене фамилии сотрудника в 1С.

Что подготовить до смены фамилии в 1С

Начинайте не с программы, а с документов. Без них непонятно, какую дату ставить в истории.

📄 Что нужно получить от сотрудника:

• 💍 копию свидетельства о браке (расторжении брака) или о перемене имени;
• 🪪 новый паспорт — или хотя бы дату его выдачи, если паспорт ещё оформляется;
• ✍️ письменное заявление о внесении изменений в личные данные;
• 🏦 сведения от банка, если по зарплатному проекту перевыпускается карта.

Паспорт меняют не в день регистрации брака. Между свидетельством и новым паспортом может пройти несколько недель. Решите заранее, какую дату считать днём смены фамилии в учёте, и придерживайтесь одного правила по всей организации.

Нужен ли в ЗУП отдельный документ на изменение личных данных

В типовой ЗУП 3.1 нет кадрового документа, который проводится и сам меняет фамилию. Фамилия, имя и отчество хранятся в данных физического лица с историей по датам. Поэтому смену оформляют прямо в карточке, а не через журнал кадровых документов.

Кадровый приказ о смене фамилии при этом в организации остаётся. Унифицированной формы у него нет, его составляют в свободной форме по образцу, принятому в компании. Обычно указывают:

1. Старую и новую фамилию сотрудника, его должность и табельный номер.
2. Основание — реквизиты свидетельства и заявление работника.
3. Поручение кадровой службе внести изменения в личную карточку, трудовую книжку и учётную систему.
4. Подпись руководителя и отметку об ознакомлении работника.

Готовый приказ можно хранить в ЗУП как присоединённый файл к карточке сотрудника. Тогда при проверке не придётся искать его в папках.

Смена фамилии сотрудника в 1С ЗУП: пошаговый порядок

Шаг 1. Откройте карточку

Перейдите в Кадры → Сотрудники и откройте нужного человека. На вкладке с основными данными сверху стоят поля фамилии, имени и отчества.

Шаг 2. Перейдите в историю ФИО

Рядом с ФИО есть ссылка на историю изменения — в разных релизах она подписана «История» или «История изменения ФИО». По ней открывается список записей: дата и ФИО, действующее с этой даты.

У сотрудника, принятого давно, там обычно одна строка с датой приёма или датой рождения.

Шаг 3. Добавьте новую запись

1. Нажмите Добавить в форме истории.
2. Укажите дату, с которой действует новая фамилия.
3. Впишите новую фамилию. Имя и отчество перепроверьте: при смене фамилии их никто не трогает, но опечатки в новой строке встречаются.
4. Сохраните запись и закройте форму истории кнопкой ОК.
5. Нажмите Записать и закрыть в карточке сотрудника.

Не правьте существующую строку истории — добавляйте новую. Правка старой строки равна исправлению ошибки: программа будет считать, что человек всегда носил новую фамилию.

Шаг 4. Проверьте результат

Откройте список сотрудников. Человек должен отображаться под новой фамилией. Сформируйте любой документ «задним числом», например расчётный листок за прошлый месяц, — в нём должна остаться старая фамилия.

Если к одному физическому лицу привязано несколько сотрудников (основное место и внутреннее совместительство), отдельно ничего менять не надо. ФИО хранится у физического лица, и у всех его «сотрудников» в списке появится новая фамилия.

Шаг 5. Проверьте склонение

ЗУП подставляет фамилию в приказы в разных падежах: «принять Иванову», «уволить Ивановой». Для новой фамилии склонение рассчитывается заново. Распечатайте любой кадровый документ после даты смены и посмотрите, как программа склонила фамилию.

Двойные фамилии и иностранные фамилии склоняются с ошибками чаще всего. Неверный падеж в приказе лучше поправить сразу, пока документов с новой фамилией ещё немного.

Новый паспорт и прочие личные данные

После фамилии обновите документ, удостоверяющий личность. Старый паспорт не удаляйте.

1. В карточке сотрудника откройте раздел с паспортными данными и их историю.
2. Добавьте новую запись: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
3. Дата записи — дата выдачи нового паспорта.
4. Отметьте документ как удостоверяющий личность, если флажок не встал сам.

В отчёты уходят паспортные данные, действующие на дату отчёта. Если удалить старый паспорт, при повторном формировании прошлых периодов программа подставит новый документ туда, где он ещё не действовал.

⚙️ Что ещё стоит проверить в карточке:

• 🏠 адрес регистрации — при смене паспорта человек мог переехать и прописаться по новому адресу;
• 📱 контакты, если сотрудник сменил номер или рабочую почту;
• 🔢 ИНН и СНИЛС — номера не меняются, их не трогайте, перепечатывать их не нужно.

Трудовой договор, трудовая книжка и кадровые документы

Смена фамилии не меняет условий трудового договора. Должность, оклад, режим работы остаются прежними. Заключать новый договор не нужно.

Многие работодатели всё же оформляют дополнительное соглашение, чтобы в договоре стояла актуальная фамилия. Это не обязанность, а внутреннее правило. Если соглашение составляете, кадровый перевод в ЗУП под него не создавайте: условия труда не изменились, и такой перевод только засорит историю.

📚 Где ещё обновить фамилию вне программы:

• 📗 бумажная трудовая книжка — запись на титульном листе по порядку, утверждённому приказом Минтруда № 320н: прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, рядом пишется новая со ссылкой на документ-основание, запись заверяют подписью и печатью при её наличии;
• 🗂️ личная карточка работника — исправление по тому же документу;
• 🔐 согласие на обработку персональных данных — обычно новое не требуют, но в локальных правилах компании бывает иначе.

Электронная трудовая книжка ведётся в СФР по СНИЛС. Номер не изменился, поэтому сведения о трудовой деятельности продолжают «ложиться» на тот же лицевой счёт. Отдельного мероприятия о смене фамилии в кадровых сведениях нет: новые мероприятия ЗУП выгрузит уже с новой фамилией.

Сведения о самом человеке на лицевом счёте СФР обновляет по данным о регистрации брака. Если в ответ на отчёт пришло уведомление о расхождении ФИО со СНИЛС, сотрудника просят проверить данные лицевого счёта через Госуслуги или клиентскую службу СФР.

Банковские реквизиты, зарплатный проект и заявления

Зарплата идёт на лицевой счёт, а не на фамилию. Пока счёт тот же, деньги дойдут. Но банк сверяет данные клиента, и при расхождении карту могут заблокировать до обновления сведений.

Зарплатный проект

1. Сотрудник с новым паспортом обращается в банк и обновляет данные. Банк часто перевыпускает карту на новую фамилию.
2. Если номер лицевого счёта сохранился, в ЗУП ничего менять не нужно.
3. Если банк открыл новый счёт, внесите его через документ ввода лицевых счетов в разделе Выплаты с датой, с которой по нему начнутся перечисления.

Ведомость в банк выгружается с ФИО на дату ведомости. Если в банке данные ещё не обновлены, а в ЗУП уже стоит новая фамилия, реестр могут вернуть с ошибкой. Перед первой выплатой после смены фамилии сверьте даты с банком.

Перечисление на карту другого банка

Если человек получает зарплату на личную карту по реквизитам, новые реквизиты он приносит сам. В ЗУП их меняют в карточке сотрудника, в разделе способа выплаты.

Вычеты и прочие заявления

Ранее поданные заявления не теряют силу:

• 👶 стандартные вычеты на детей продолжают действовать — пересдавать заявление не нужно;
• 🏠 уведомление на имущественный вычет выдано по ИНН, который не изменился;
• 📝 заявления на отпуск, перевод или пособия, поданные до смены фамилии, остаются в силе.

Исключение — новые документы от сотрудника, например справка для вычета на ребёнка. Если в них уже новая фамилия, а в учёте ещё старая, просто приложите копию свидетельства о браке.

Зарплата и отчётность после смены фамилии

Смена фамилии в 1С на расчёт зарплаты не влияет. Начисления, НДФЛ и взносы не пересчитываются: ни оклад, ни стаж, ни база не зависят от фамилии. Перепроводить начисления за прошлые месяцы не нужно.

Отчётность программа формирует по ФИО и паспорту, действующим на дату отчёта или периода. Поэтому так важна правильная дата в истории.

Налоговая и СФР идентифицируют человека по ИНН и СНИЛС. Расхождение фамилии с их базой обычно приводит к уведомлению, а не к отказу в приёме всего отчёта. Получили уведомление — сначала проверьте, правильно ли введена новая фамилия в ЗУП, затем попросите сотрудника обновить данные в ведомстве.

Ошибки при смене фамилии в 1С и как их исправить

Фамилию переписали прямо в поле

Признак: в старых расчётных листках и приказах стоит новая фамилия. Исправление: откройте историю ФИО, верните в исходной строке прежнюю фамилию, затем добавьте новую строку с датой смены.

Завели второе физическое лицо

Признак: в списке два человека с одинаковыми датой рождения и СНИЛС. Если на дубле ещё нет документов, его помечают на удаление. Если на дубль уже оформили приём или начисления, объединять физлиц придётся через отдельную обработку объединения дублей. Её запуск меняет ссылки во многих документах, поэтому перед объединением сделайте резервную копию базы и выполните операцию в нерабочее время.

Дата записи позже, чем нужно

Признак: приказ, изданный после смены фамилии, печатается со старой. Откройте историю ФИО и поменяйте дату в новой строке на правильную. Документы перепроводить не нужно: печатная форма берёт ФИО на свою дату.

Ошиблись в новой фамилии

Если опечатка в новой записи — поправьте именно её. Ещё одну строку поверх добавлять не нужно, иначе в истории появится «фамилия», которой у человека никогда не было.