Новый директор в ЗУП 3.1: кадровые документы, подписи, пользователи и права

Чтобы сменить руководителя в 1С ЗУП 3.1 , проведите кадровые документы (Кадры → Приемы, переводы, увольнения: «Увольнение» прежнего директора и «Прием на работу» или «Кадровый перевод» нового), а затем в карточке организации (Настройка → Организации) укажите нового руководителя в ответственных лицах с датой начала полномочий, а не задним числом и не «поверх» старой записи. После этого остаётся перенастроить пользователя программы, подписи в документах и сертификат для отчётности.

Путь зависит от того, кто приходит на должность. Человек со стороны оформляется приёмом. Действующий сотрудник, например заместитель, — кадровым переводом на должность директора. Если прежний руководитель остаётся в компании на другой должности, его не увольняют, а тоже переводят. Ниже разобраны все три сценария и то, что в программе меняется после кадровых документов.

Что подготовить до изменений в базе

Программа фиксирует факт, который уже оформлен юридически. Поэтому сначала соберите документы и даты, а потом открывайте ЗУП.

📌 Что понадобится:

• решение единственного участника или протокол общего собрания (совета директоров — если это его компетенция по уставу) о прекращении полномочий прежнего и назначении нового руководителя;
• дата, с которой новый директор вступает в должность, и последний рабочий день прежнего;
• трудовой договор с новым руководителем: оклад, надбавки, режим работы;
• паспорт, СНИЛС и ИНН нового директора — для карточки физического лица;
• сведения о том, будет ли пауза между уходом одного и приходом другого и кто в это время исполняет обязанности.

Сведения о новом руководителе в ЕГРЮЛ меняют через налоговую инспекцию. Заявление подают в течение трёх рабочих дней с момента изменения сведений (ст. 5 Закона № 129-ФЗ). На учёт в ЗУП это не влияет, но от даты записи в ЕГРЮЛ зависит, когда новый директор сможет получить квалифицированную подпись на своё имя.

Кадровое оформление: увольнение старого директора и приём нового

Кадровые документы — основа. От них зависят расчёт зарплаты, отчётность в СФР и то, кто числится на должности руководителя в штатном расписании.

Сценарий 1. Новый директор приходит со стороны

1. Создайте физическое лицо: Кадры → Физические лица → Создать. Заполните ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН.
2. Оформите прием: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.
3. Укажите организацию, подразделение и должность директора. Если штатное расписание ведётся, выберите позицию из него.
4. Дата приёма — первый день полномочий по решению участников.
5. На вкладке оплаты внесите начисления по трудовому договору и проведите документ.

Сценарий 2. На должность назначают действующего сотрудника

Используйте документ Кадровый перевод из того же журнала. Дата перевода — день вступления в должность, новая должность — директор, оплата — по допсоглашению или новому договору. Отдельно увольнять и принимать сотрудника не нужно: стаж и остатки отпуска сохранятся.

Сценарий 3. Прежний директор уходит

Если руководитель покидает компанию, проведите документ Увольнение. Основания при прекращении полномочий руководителя разные:

• 📄 по собственному желанию — руководитель предупреждает работодателя не позднее чем за месяц (ст. 280 ТК РФ);
• 📄 по решению уполномоченного органа юрлица или собственника имущества — п. 2 ст. 278 ТК РФ;
• 📄 по истечении срочного договора — ст. 275 ТК РФ допускает срочный договор с руководителем.

При увольнении по п. 2 ст. 278 без виновных действий положена компенсация не ниже трёхкратного среднего месячного заработка (ст. 279 ТК РФ), если трудовой договор не предусматривает большую сумму. В документе «Увольнение» её добавляют как отдельное начисление вида «выходное пособие» или аналогичного, настроенного в программе, вместе с компенсацией за неиспользованный отпуск.

💡 В пределах трёхкратного среднего месячного заработка такая выплата не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). Проверьте, что у вида начисления в ЗУП настроены именно эти коды дохода и вид дохода для взносов, иначе программа обложит всю сумму.

Если прежний директор остаётся работать, например заместителем, оформите ему Кадровый перевод на новую должность. Увольнять не нужно.

Сведения о трудовой деятельности

Приём, перевод и увольнение руководителя попадают в электронную трудовую книжку так же, как у любого сотрудника. Форма ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) при приёме и увольнении сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Переводы отражают до 25-го числа следующего месяца.

В ЗУП мероприятия по проведённым кадровым документам собираются в журнале электронных трудовых книжек раздела Кадры. Проверьте, что у приказа о приёме или увольнении указаны номер и дата, иначе мероприятие попадёт в отчёт с пустыми реквизитами.

Новый руководитель в карточке организации

Здесь кроется главная ошибка при смене директора в 1С ЗУП. Подписи в приказах, справках, расчётных листках и регламентированной отчётности берутся не из штатного расписания, а из ответственных лиц организации.

Как внести изменение

1. Откройте Настройка → Организации и карточку своей организации.
2. Найдите блок ответственных лиц: руководитель, главный бухгалтер, кассир, ответственный за кадры. В разных релизах ЗУП 3.1 он расположен на основной вкладке или открывается по ссылке «Подписи».
3. Откройте историю изменений по руководителю и добавьте новую запись.
4. Укажите дату, с которой новый директор подписывает документы, физическое лицо и должность в том виде, как она пишется в подписи.
5. Запишите изменения.

Не исправляйте существующую запись — добавляйте новую с датой. Сведения об ответственных лицах хранятся с историей. Если перезаписать старую строку, все ранее сформированные документы при повторной печати получат подпись нового директора. Например, приказ о приёме от марта выйдет за подписью человека, который пришёл в октябре.

Пример

Учтите тонкость: приказ об увольнении прежнего директора часто подписывает он сам, если приказ издан в его последний рабочий день. Тогда запись о новом руководителе ставьте со следующего дня.

Исполняющий обязанности

Если на время паузы обязанности возложены на заместителя, добавьте его в историю на этот интервал. Должность в подписи укажите как «Исполняющий обязанности генерального директора» или так, как сформулировано в приказе. Основание — приказ о возложении обязанностей или доверенность. Когда новый директор приступит, добавьте следующую запись.

Пользователи программы и права доступа

Смена руководителя затрагивает и учётные записи. Если директор работал в базе — смотрел отчёты, согласовывал заявки, — его пользователя нужно отключить, а новому выдать доступ.

Отключить прежнего руководителя

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Найдите пользователя прежнего директора.
3. Снимите флажок «Вход в программу разрешён». Если человек больше не будет работать с программой, отметьте пользователя как недействительного.

⚠️ Не удаляйте пользователя. На него ссылаются документы как на автора и ответственного. Удаление ломает эти ссылки, а история изменений теряет смысл.

Создать пользователя для нового директора

1. В том же списке нажмите Создать.
2. В поле физического лица выберите нового руководителя — того же, что в кадровом документе. Так программа свяжет пользователя с сотрудником.
3. Задайте имя для входа и способ аутентификации (пароль, вход через Windows).
4. Нажмите «Права доступа » и включите пользователя в нужные группы доступа.

Директору обычно хватает просмотра отчётов по зарплате и кадрам без права проводить начисления. Полные права администратора руководителю давать не стоит: случайная правка настроек учёта ударит по расчёту за весь месяц. Если включено ограничение доступа на уровне записей по организациям, проверьте, что новая организация или все нужные организации входят в разрешённые значения группы.

💡 Если прежний директор остаётся в компании на другой должности, не создавайте ему нового пользователя. Переведите текущего в другие группы доступа — так сохранятся его настройки и история.

Согласования, подписи и электронная подпись

После кадровых документов и ответственных лиц остаются механизмы, где директор участвует как согласующий или подписант.

Согласование заявок и задач

Если в компании работают задачи и бизнес-процессы ЗУП или сервис 1С:Кабинет сотрудника , проверьте, кто указан согласующим по заявкам на отпуск, справки и командировки. Задачи, назначенные прежнему директору лично, сами не переходят. Откройте список задач, отберите невыполненные по исполнителю и перенаправьте их новому руководителю.

Руководителей подразделений тоже проверьте: если прежний директор значился руководителем головного подразделения, замените его в данных подразделения, иначе заявки сотрудников уйдут человеку, которого уже нет в компании.

Подписи в отдельных документах

Во многих документах ЗУП подписанты заполняются при создании по ответственным лицам на дату документа. Документы, созданные до смены, хранят прежнего руководителя. Если такой документ печатается уже при новом директоре и подписывать его будет новый, откройте документ и смените подписанта вручную.

Квалифицированная подпись и 1С-Отчетность

Отчётность в ФНС и СФР из ЗУП подписывается КЭП руководителя. Порядок такой:

1. Новый директор получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица УЦ ФНС — после того, как сведения о нём внесены в ЕГРЮЛ.
2. Сертификат прежнего директора следует отозвать, особенно если он уходит из компании.
3. В настройках 1С-Отчетности по организации оформите заявление на изменение параметров подключения и укажите новый сертификат.
4. Если отчётность подаёт представитель по МЧД, проверьте доверенность: она выдаётся от имени руководителя, и после смены директора нужна новая МЧД от нового руководителя.

Как проверить, что смена руководителя в 1С ЗУП прошла правильно

Проверка займёт несколько минут и снимет вопросы инспектора или аудитора.

Отдельно откройте любой регламентированный отчёт, например расчёт по страховым взносам или 6-НДФЛ. Подписант в нём берётся на дату подписи из ответственных лиц. Если отчёт за прошлый квартал сдаётся уже после смены, на титульном листе должен стоять новый руководитель: подписывает тот, кто руководит организацией на дату подачи.

Если ошибка всё же нашлась, проверьте два места:

• 🔎 подпись старая в новых документах — запись нового руководителя в ответственных лицах не добавлена или дата стоит позже, чем документ;
• 🔎 подпись новая в старых документах — исправили прежнюю запись вместо добавления новой; верните исходные данные в строку и добавьте новую запись с датой.

Ошибки, которые встречаются при смене директора

• ❌ Приём нового директора без увольнения или перевода прежнего. На одной ставке руководителя в штатном расписании оказываются два человека, и программа сообщит о превышении количества ставок, если ведётся контроль штатного расписания.
• ❌ Дата в ответственных лицах — по дате записи в ЕГРЮЛ, а не по решению. Полномочия нового директора возникают с даты, указанной в решении участников. Запись в реестре — лишь фиксация, ориентируйтесь на решение.
• ❌ Удалили пользователя прежнего директора. Документы теряют ссылку на автора. Отключение входа решает задачу без последствий.
• ❌ Забыли про вторую организацию. Если в базе несколько юрлиц с одним директором, ответственные лица меняют в каждой карточке отдельно.

Частые вопросы