ДМС сотрудников в ЗУП 3.1: от вида начисления до РСВ

Учет ДМС в 1С 8.3 ЗУП строят на отдельном виде начисления: оно не выплачивается сотруднику, не облагается НДФЛ и целиком не облагается страховыми взносами, а суммы вводят в месяце оплаты взноса страховщику. Так взносы ДМС попадают в персонифицированный учет и в РСВ, а сами расходы и лимит 6% для налога на прибыль бухгалтер ведет в 1С:Бухгалтерии.

Типичная боль: договор оплачен, полисы выданы, а в ЗУП по ДМС пусто. В РСВ нет необлагаемых сумм, кадровик не видит, кто застрахован, а при увольнении никто не вспоминает исключить человека из списка. Все это закрывается штатными средствами ЗУП 3.1, без доработок типовой конфигурации.

Подготовка к учету ДМС: договор, условия льгот и страховщик

Прежде чем настраивать программу, проверьте договор. От его условий зависит, как настроить налоги в карточке начисления.

Льготы по налогам работают при трех условиях:

• 📄 Срок договора — не менее одного года. Договор на 6 месяцев льготы по взносам и налогу на прибыль не дает.
• 🏥 Страховщик с лицензией на добровольное медицинское страхование.
• 💊 Предмет договора — оплата медицинских расходов застрахованных лиц.

Как налоги применяются к взносам работодателя:

Страховую компанию заведите в справочнике контрагентов ЗУП, если она еще не там. Для расчета зарплаты это не обязательно, но так проще потом искать договор в кадровых документах и в комментариях.

Настройка вида начисления «Взносы по ДМС» в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 нет отдельного документа под договор ДМС. Вся логика держится на виде начисления, поэтому настраивайте его один раз и аккуратно.

Шаг 1. Создайте начисление

1. Откройте Настройка → Начисления.
2. Нажмите Создать.
3. Наименование — «Взносы по ДМС». Код — короткий и понятный, например ДМС. Код потом видят в расчетном листке.
4. Назначение начисления — прочее начисление, не оплата труда.

Шаг 2. Задайте порядок расчета

• Начисление выполняется — «По отдельному документу». Суммы вводят разово, в месяце оплаты взноса.
• Результат — фиксированной суммой. Сумму на каждого сотрудника берете из приложения к договору со списком застрахованных.

Если взнос платите ежемесячно равными частями, подойдет вариант «Ежемесячно» с плановым назначением. Тогда сумма начисляется сама в документе Начисление зарплаты и взносов.

Шаг 3. Настройте налоги

Перейдите на вкладку Налоги, взносы, бухучет:

• НДФЛ — «Не облагается». Код дохода не нужен: доход освобожден по ст. 213 НК РФ и в 6-НДФЛ не попадает.
• Страховые взносы — вид дохода, целиком не облагаемый страховыми взносами. Не выбирайте вид дохода, который вообще не является объектом обложения: тогда сумма не попадет в РСВ, а там ее ждут как необлагаемую.
• Налог на прибыль — отметьте, что расход относится к взносам по добровольному страхованию работников по п. 16 ст. 255 НК РФ.

Шаг 4. Настройте отражение в бухучете

Начисление по ДМС не выплачивают сотруднику. Деньги уходят страховщику по счету. Если оставить стандартный способ отражения со счетом затрат, в БП 3.0 расход задвоится: один раз по счету от страховщика, второй — по зарплатной проводке.

Договоритесь с бухгалтером об одном из двух вариантов:

Выберите одну схему на всю организацию и не меняйте ее посреди года. Смена схемы — частая причина расхождения расчетов по счету 70 при сверке с бухгалтерией.

Ввод данных о застрахованных сотрудниках в 1С ЗУП

Список застрахованных хранится в приложении к договору. В ЗУП его удобно продублировать, чтобы кадровик видел полис без поиска по почте.

Дополнительные сведения в карточке сотрудника

1. Откройте Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Включите их использование, если флажок снят.
3. Для справочника «Сотрудники» добавьте сведения: «Номер полиса ДМС», «Программа ДМС», «Полис действует до».
4. Заполните их в карточке каждого застрахованного.

Дополнительные сведения не меняют расчет. Зато по ним можно отобрать сотрудников в любом отчете: например, найти всех, у кого полис заканчивается в следующем месяце.

Если застрахованы родственники

Взносы за родственников в ЗУП не начисляют сотруднику. Они не облагаются НДФЛ, но и в РСВ не попадают, а в налоге на прибыль их не учитывают. Такие суммы бухгалтер отражает в БП как прочий расход, не принимаемый для налога на прибыль.

Начисление взносов по ДМС: разовый ввод и ежемесячная схема

Разовое начисление в месяце оплаты

Это базовая схема, когда платите страховщику за год или за полгода.

1. Откройте Зарплата → Разовые начисления.
2. Создайте документ, выберите вид начисления «Взносы по ДМС».
3. Месяц начисления — месяц, в котором перечислили взнос страховщику.
4. Заполните табличную часть: сотрудник и сумма по приложению к договору.
5. Проведите документ до расчета зарплаты за этот месяц.

Пример. Договор на 12 месяцев, 20 сотрудников, взнос — 48 000 ₽ на человека, оплачен в марте. В разовом начислении за март будет 20 строк по 48 000 ₽, итог — 960 000 ₽. НДФЛ — 0, взносы — 0, а в РСВ за I квартал эти 960 000 ₽ попадут в необлагаемые суммы.

Ежемесячная схема

Подходит, если договор предусматривает помесячную оплату.

1. Документом Назначение планового начисления назначьте сотрудникам «Взносы по ДМС» с ежемесячной суммой.
2. Сумма начисляется сама при расчете Начисления зарплаты и взносов.
3. Новичков, принятых в середине года, добавляйте тем же документом с даты включения в список застрахованных.

Учет ДМС в бухгалтерском и налоговом учете

Сама проводка расходов живет в 1С:Бухгалтерии. ЗУП передает туда только то, что настроили в способе отражения (см. шаг 4 выше).

Проводки в БП 3.0

В бухучете годовой взнос признают в расходах равномерно, по месяцам действия договора. Для примера выше: 960 000 ₽ / 12 = 80 000 ₽ в месяц.

Лимит 6% для налога на прибыль

Расходы на ДМС уменьшают налог на прибыль только в пределах 6% от суммы расходов на оплату труда. Лимит считают нарастающим итогом с начала года.

Пример. Расходы на оплату труда за год — 12 000 000 ₽. Лимит: 12 000 000 × 6% = 720 000 ₽. Взносы за год — 960 000 ₽. Сверх лимита — 960 000 − 720 000 = 240 000 ₽, эта сумма базу по прибыли не уменьшает.

Бухгалтеру из ЗУП нужна одна цифра — ФОТ за период. Ее дает отчет «Анализ начислений и удержаний» с отбором по видам начислений, входящим в оплату труда.

Изменения по договору: новые сотрудники, увольнение, расторжение

Сотрудника включили в договор в середине года

• Страховщик присылает дополнительное соглашение с суммой взноса за оставшийся срок.
• Вводите эту сумму разовым начислением в месяце оплаты, а не делите годовую сумму сами.
• Заполните дополнительные сведения в карточке: номер полиса и срок действия.

Сотрудник уволился

Плановые начисления прекращаются при увольнении сами. При разовой схеме в ЗУП ничего делать не нужно: взнос уже начислен в месяце оплаты.

Дальше два варианта:

1. Страховщик возвращает часть взноса. Возврат проводит бухгалтер в БП: Дт 51 Кт 76. В ЗУП можно ввести сторно — то же разовое начисление «Взносы по ДМС» с отрицательной суммой в месяце возврата. Тогда необлагаемая сумма в РСВ уменьшится.
2. Возврата нет. Полис действует до конца срока или страховщик закрывает его без возврата. Сторно не делайте.

Не забудьте очистить поле «Полис действует до» или заменить его датой исключения. Иначе отбор по застрахованным покажет уволенного.

Договор расторгли досрочно

Если договор расторгли раньше года, условие о сроке не выполнено. Встает вопрос о доначислении страховых взносов и пересчете налога на прибыль.

Этот вопрос решают с главным бухгалтером: позиция контролирующих органов по досрочному расторжению неоднозначна. В ЗУП доначисление делают документом исправления прошлого периода с видом начисления, облагаемым взносами. Не правьте проведенные документы закрытых месяцев напрямую — используйте команду Исправить в документе: она создает корректировку в текущем периоде.

Отчеты по ДМС в ЗУП 3.1 и сверка с бухгалтерией

Проверять стоит три вещи: что сумма в ЗУП равна счету страховщика, что ее нет в НДФЛ и что она есть в РСВ как необлагаемая.

Частые вопросы по учету ДМС в ЗУП