Именинники и юбиляры месяца: отчёт, отборы и рассылка в ЗУП 3.1

Посмотреть дни рождения сотрудников в 1С ЗУП 3.1 проще всего штатным отчётом: Кадры → Кадровые отчеты → Дни рождения сотрудников. Задаёте период, например следующий месяц, и нажимаете Сформировать — программа покажет всех работающих сотрудников, у которых день рождения попадает в эти даты, независимо от года рождения.

Типичная ситуация: в последний рабочий день месяца руководитель просит кадровика прислать список именинников на следующий месяц, а заодно отметить юбиляров, чтобы заранее заказать подарки. Ниже — как получить такой список за минуту, настроить его под себя, поставить на автоматическую отправку по почте и что делать, если отчёт выходит пустым или с лишними людьми.

Где в ЗУП найти отчёт с днями рождения сотрудников

Штатный отчёт лежит в разделе кадровых отчётов. Порядок такой:

1. Откройте раздел Кадры.
2. В панели раздела выберите Кадровые отчеты.
3. В списке отчётов найдите Дни рождения сотрудников. Если отчётов много, наберите в строке поиска списка слово «рождения».
4. Укажите период и организацию, нажмите Сформировать.

Отчёт сравнивает только день и месяц даты рождения с выбранным периодом. Год роли не играет: при периоде 01.11–30.11 в список попадут все, кто родился в ноябре любого года.

Что выводит отчёт по умолчанию

• 👤 ФИО сотрудника;
• 📅 дату рождения;
• 🏢 подразделение и должность (в зависимости от варианта отчёта);
• 🔢 группировку по датам — удобно читать сверху вниз по календарю.

В отчёт попадают сотрудники, которые числятся работающими на дату окончания периода. Уволенные в нём не показываются — это главное отличие штатного отчёта от «самодельных» выборок по справочнику, о которых ниже.

Доступ к отчёту

Дата рождения — персональные данные. Отчёт откроется только у пользователя, которому через группу доступа выдано право смотреть личные данные сотрудников. Обычно это профили кадровика и ответственного за кадры. Если у руководителя отдела отчёта не видно в списке, дело в правах, а не в ошибке программы.

Отборы по периоду, подразделению и возрасту

Сам по себе отчёт выдаёт список «всех за период». Чаще нужен срез: только свой отдел, только юбиляры, только следующая неделя. Всё это делается в настройках отчёта без программиста.

Период: что выбрать

Стандартные периоды типа «Следующий месяц» удобны тем, что пересчитываются сами. Сохраните отчёт с таким периодом — и через месяц он покажет уже новых именинников без правки дат.

Отбор по подразделению

1. Нажмите Настройки в форме отчёта.
2. На вкладке отборов добавьте поле Подразделение.
3. Выберите вид сравнения «В группе», если нужен отдел вместе с вложенными, или «Равно» — только сам отдел.
4. Нажмите Закрыть и сформировать.

Как выделить юбиляров

Юбиляров удобно искать по возрасту, которого человек достигнет в этом году. Если в доступных полях отчёта есть возраст, поставьте отбор «В списке» со значениями 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55, 60, 65, 70.

Если возраста среди полей нет, переключите настройки в расширенный вид (в форме настроек есть переключатель вида — обычный и расширенный). В расширенном виде можно добавить пользовательское поле-выражение:

Год(&КонецПериода) - Год(ДатаРождения)

Назовите поле «Исполнится лет», выведите его в колонки и поставьте по нему отбор. Имя параметра периода в вашем варианте отчёта может отличаться — подставьте то, что предлагает конструктор выражения в списке доступных полей.

Сохранение собственного варианта

Сохранённому варианту дайте понятное имя: «Именинники следующего месяца — склад» или «Юбиляры квартала». При сохранении можно указать, кому он доступен: только автору или всем пользователям. Вариант появится в том же списке кадровых отчётов рядом со штатным.

Универсальный отчёт: гибкая выборка именинников

Когда штатного отчёта мало — например, нужен табельный номер, телефон и e-mail в одной таблице для рассылки открыток, — выручает Универсальный отчет. Он строит выборку по любому справочнику или регистру.

Как открыть

Универсальный отчёт не всегда вынесен в разделы. Надёжный путь — через Все функции:

1. Включите отображение команды: главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.

Как настроить выборку дней рождения

1. Тип объекта — Справочник, объект — Сотрудники.
2. В колонки добавьте Наименование и через точку раскройте Физическое лицо → Дата рождения.
3. В расширенных настройках создайте пользовательское поле «Месяц рождения» с выражением Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения).
4. Поставьте отбор «Месяц рождения = 11» и сортировку по дню рождения: ещё одно поле День(ФизическоеЛицо.ДатаРождения).
5. Сформируйте и сохраните вариант.

Справочник Сотрудники хранит всех, кто когда-либо работал. Универсальный отчёт по справочнику покажет и уволенных сотрудников, если специально их не отсечь. Поэтому для «живого» списка штатный отчёт надёжнее, а универсальный используйте для разовых выгрузок с проверкой.

Почему один человек выводится дважды

У сотрудника, который работает по внутреннему совместительству, в справочнике Сотрудники два элемента: основное место и совместительство. Физическое лицо при этом одно. Если строите отчёт по сотрудникам, такой человек появится в списке дважды. Строите по справочнику Физические лица — дубля не будет, но туда попадут и подрядчики по договорам ГПХ, и бывшие работники.

Автоматическая рассылка списка именинников

Каждый месяц формировать отчёт вручную не нужно. В ЗУП есть рассылка отчётов по расписанию — список именинников будет сам приходить руководителю на почту.

Что подготовить

• 📧 учётную запись электронной почты для отправки: Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты;
• ⚙️ включённую функцию рассылок: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → флажок Рассылки отчетов;
• 📋 сохранённый вариант отчёта с периодом «Следующий месяц».

Настройка рассылки

1. В том же разделе администрирования откройте список Рассылки отчетов и нажмите Создать.
2. Добавьте в рассылку свой вариант отчёта «Дни рождения сотрудников».
3. Укажите получателей и формат вложения — Excel или PDF.
4. На вкладке расписания задайте запуск, например, 25-го числа каждого месяца в 9:00.
5. Запишите рассылку и выполните её вручную один раз — проверьте, что письмо дошло.

Рассылка запускается регламентным заданием. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока в базе работает хотя бы один пользователь. В клиент-серверной базе их выполняет сервер 1С, если для информационной базы не установлена блокировка регламентных заданий.

Можно ли разослать поздравления всем сотрудникам

Технически — да, рассылка отправит отчёт любому списку адресов. Юридически — нужна осторожность. Дата рождения относится к персональным данным, и распространять её среди всего коллектива можно только с согласия работника. Требования к обработке таких данных — в главе 14 ТК РФ и в законе № 152-ФЗ.

Безопасный вариант: список уходит руководителям и ответственному за праздники, а общий корпоративный календарь показывает только день и месяц тех, кто дал согласие.

Запрос в консоли и прямой SQL: когда нужны и чем опасны

Если нужно что-то нестандартное — например, именинники с учётом даты приёма или выгрузка во внешнюю систему, — список дней рождения сотрудников можно получить запросом.

Консоль запросов

Обработку «Консоль запросов» скачивают с ИТС и открывают как внешнюю: Файл → Открыть. Нужно право на интерактивное открытие внешних обработок — у обычного кадровика его обычно нет, открывает администратор.

Пример запроса: работающие сотрудники, у которых день рождения в заданном месяце, без уволенных.

ВЫБРАТЬ
    Кадры.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
    ДЕНЬ(Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК День,
    ГОД(&ДатаОтчета) - ГОД(Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК ИсполнитсяЛет,
    Кадры.ТекущееПодразделение КАК Подразделение
ИЗ
    РегистрСведений.ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников КАК Кадры
ГДЕ
    МЕСЯЦ(Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = &Месяц
    И Кадры.ДатаПриема <> ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)
    И (Кадры.ДатаУвольнения = ДАТАВРЕМЯ(1, 1, 1)
        ИЛИ Кадры.ДатаУвольнения > &ДатаОтчета)
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Кадры.ФизическоеЛицо,
    Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения,
    Кадры.ТекущееПодразделение
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    День

Параметры: &Месяц — число от 1 до 12, &ДатаОтчета — дата, на которую считаете возраст. Группировка по физическому лицу убирает дубли совместителей. Чтобы оставить только юбиляров, добавьте условие И ГОД(&ДатаОтчета) - ГОД(Кадры.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) В (30, 35, 40, 45, 50, 55, 60).

Регистр ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников хранит последние кадровые данные по каждому сотруднику. Если в вашем релизе состав полей другой, откройте конструктор запроса — он покажет доступные поля регистра.

Прямой SQL к базе

Прочитать данные можно и SQL-запросом к СУБД, но смысла в этом мало. Таблицы и поля в базе 1С названы служебными именами вида _Reference123 и _Fld4567, их соответствие объектам нужно выяснять отдельно. После обновления конфигурации номера могут смениться.

Никогда не изменяйте данные базы 1С через SQL — это ломает целостность, и типовая поддержка с такой базой работать не станет. Для выгрузки во внешние системы надёжнее запрос в самой 1С или публикация HTTP-сервиса.

Почему список пустой или в нём не те люди

Большинство «ошибок» отчёта — это не сбой программы, а данные или настройки.

Даты рождения 29 февраля

В невисокосный год такого сотрудника легко потерять. Отбор по месяцу (как в запросе выше) его покажет: месяц рождения — февраль. А отбор по точной дате 29.02 в обычном году не сработает, потому что такой даты нет. Если поздравляете в конкретный день, договоритесь заранее, какой день считаете праздничным, 28 февраля или 1 марта, и держите таких людей на заметке.

Частые вопросы