Как начислить и выплатить по договору подряда в 1С:ЗУП 3.1: документы, НДФЛ, проводки

Чтобы провести выплату по договору ГПХ в 1С:ЗУП 8.3, нужна цепочка из трёх документов: Договор (работы, услуги) в разделе Кадры → начисление суммы (акт приёмки или межрасчётное начисление по договорам) → Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Напрямую «выдать деньги подрядчику» нельзя: без начисления ведомость не увидит сумму к выплате и останется пустой.

Выплата по договору ГПХ в 1С 8.3 ЗУП бывает в двух режимах. Первый — межрасчётный: начислили и тут же выплатили, не дожидаясь закрытия месяца. Так делают, когда подрядчик сдал работу 10-го числа и ждёт денег. Второй — вместе с зарплатой: сумма входит в Начисление зарплаты и взносов и уходит общей ведомостью в день выплаты зарплаты. Первый вариант гибче и корректнее по НДФЛ, второй — проще, если подрядчиков мало и платите им в общий день.

Ниже — настройка, все документы с путями меню, НДФЛ и взносы с числами, проводки для бухгалтерии, аванс и авторский договор, отчётность (включая ЕФС-1 на следующий рабочий день) и разбор ошибок, из-за которых сумма «не доходит» до ведомости.

Что включить в настройках, чтобы появились договоры ГПХ

В чистой базе ЗУП 3.1 раздела с договорами подряда нет. Он прячется за одним флагом.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флаг «Выполняются работы по договорам (в т.ч. по договорам подряда)».
3. Запишите настройки и обновите рабочий стол — в разделе Кадры появится журнал Договоры (в т.ч. авторские).

Вместе с флагом активируются виды расчёта в Настройка → Начисления:

• 🧾 Оплата по договорам подряда — код дохода НДФЛ 2010, взносы по единому тарифу;
• ✍️ Оплата по авторским договорам — авторский заказ, с профессиональным вычетом;
• 📦 Оплата по договорам (прочее) — услуги и прочие выплаты физлицам.

Сразу проверьте Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте. Для подрядчиков создают отдельный способ со счётом затрат (26, 20.01, 44.01) и счётом расчётов 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Если способ не указан ни в договоре, ни в начислении, проводки в бухгалтерию не уйдут — документ пройдёт, а в учёте суммы не будет.

Шаг 1. Заводим исполнителя по договору подряда

Подрядчик в ЗУП — это запись в справочнике Сотрудники, даже если трудового договора нет. Программе нужна связка «физлицо + вид договора».

• Путь: Кадры → Сотрудники → Создать.
• Заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт и адрес — без СНИЛС не пройдут ЕФС-1 и персонифицированные сведения.
• В блоке вида занятости выберите работу по договору ГПХ, а не приём на работу: кадровый приказ Приём на работу для подрядчика не создают.
• Если исполнитель уже работает у вас по трудовому договору, нового сотрудника не создавайте — ЗУП предложит добавить вторую запись «по договору» к существующему физлицу.

Шаг 2. Документ «Договор (работы, услуги)»

Это основание всей цепочки. Путь: Кадры → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать → Договор (работы, услуги).

Что заполнить:

Порядок расчёта определяет, как сумма попадёт в учёт:

1. Однократно в конце срока — вся сумма начисляется в месяце, где стоит дата окончания. Подходит для разовой работы.
2. По актам выполненных работ — сумма начисляется только теми актами, которые вы введёте. Удобно, когда работа сдаётся частями.
3. Ежемесячно — сумма делится на месяцы срока договора. Так оформляют длительные услуги вроде обслуживания сайта.

Шаг 3. Начисляем сумму: акт приёмки или межрасчётное начисление

Способ начисления зависит от того, что вы выбрали в договоре.

Акт приёмки выполненных работ

Путь: Кадры → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать → Акт приёмки выполненных работ. Либо из самого договора кнопкой создания акта.

В акте укажите договор, дату приёмки и сумму этапа. Если работа сдана целиком — ставьте полную сумму. Акт сам ничего не начисляет: он фиксирует сумму и дату, а в расчёт она попадёт следующим документом.

Межрасчётное начисление по договорам

Чтобы выплатить деньги в середине месяца, сумму нужно начислить до закрытия месяца. Для этого используют отдельный документ начисления по договорам (работам, услугам) — он доступен из того же журнала договоров и из раздела Зарплата.

В документе:

1. Укажите месяц и дату выплаты — от даты выплаты зависит срок перечисления НДФЛ, поэтому ставьте реальную дату, а не последний день месяца.
2. Подберите договоры кнопкой заполнения — программа подтянет исполнителей, у которых есть незакрытые акты или наступил срок расчёта.
3. Проверьте на закладке с НДФЛ: исчисленный налог и применённые вычеты.
4. Проведите документ.

Начисление вместе с зарплатой

Если выплата подрядчику совпадает с днём зарплаты, отдельный документ не нужен: сумма подтянется в Зарплата → Начисление зарплаты и взносов на закладке с договорами. Проверьте, что она там действительно появилась — если порядок расчёта «по актам», а акта нет, строки не будет.

Шаг 4. Как провести выплату по договору ГПХ в 1С:ЗУП 8.3

Деньги проводят ведомостью. Путь: Выплаты → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу, Ведомости перечисления на счета, Ведомости через раздатчика).

1. Создайте ведомость, укажите организацию, месяц и дату выплаты.
2. В поле Выплачивать выберите вид выплаты по ситуации: при межрасчётном начислении — соответствующее начисление по договорам (понадобится указать документ-основание), при выплате вместе с зарплатой — Зарплата за месяц.
3. Нажмите заполнение. В таблицу попадут исполнители с суммой к выплате за минусом НДФЛ.
4. Сверьте сумму: по акту 50 000 ₽ при НДФЛ 13 % в ведомости должно стоять 43 500 ₽.
5. Проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или реестр для банка — из ведомости по кнопке выгрузки, либо через 1С:ДиректБанк.

Если ведомость заполнилась пустой — на 90 % причин это не ошибка выплаты, а отсутствие начисления. Проверьте расчётный листок исполнителя: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Нет начисления — нет и выплаты.

Аванс (предоплата) по договору ГПХ

Предоплату подрядчику нельзя проводить видом выплаты Аванс — это механизм аванса по зарплате для штатных сотрудников, НДФЛ он считает иначе.

Правильная схема:

1. Начислите сумму предоплаты межрасчётным документом (например, 20 000 ₽ из 50 000 ₽ по договору).
2. Выплатите ведомостью: 20 000 − 2 600 = 17 400 ₽ на руки.
3. После сдачи работы начислите остаток 30 000 ₽ и выплатите 26 100 ₽.

НДФЛ с аванса по ГПХ удерживают сразу — дата получения дохода по договорам ГПХ совпадает с датой выплаты, а не с датой акта или последним днём месяца.

НДФЛ и страховые взносы с выплат по ГПХ

Налоги — главное отличие ГПХ от зарплаты, и именно здесь чаще всего рождаются доначисления.

НДФЛ

• Дата получения дохода — день выплаты денег, включая аванс.
• Ставка 13 % в пределах 2,4 млн ₽ годового дохода, далее по прогрессивной шкале. Нерезидент — 30 %.
• Код дохода в регистрах и справках — 2010 (по авторским договорам свои коды).
• Перечисление: по выплатам с 1-го по 22-е число — до 28-го числа этого месяца; с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего. Уведомление об исчисленных суммах — до 25-го и до 3-го соответственно.
• Стандартные вычеты исполнителю предоставлять можно, если он не получает их в другом месте, — заводятся в карточке сотрудника в блоке по налогу на доходы.
• Профессиональный вычет по подтверждённым расходам исполнителя заносят в документе начисления отдельной строкой.

Страховые взносы

• Выплаты по договорам подряда и услуг облагаются взносами по единому тарифу 30 % (10 % сверх предельной базы). Исполнители застрахованы в том числе по ВНиМ.
• Взносы «на травматизм» по ГПХ не начисляются — кроме случая, когда обязанность страхователя платить их прямо прописана в договоре. Проверьте текст договора до того, как настроите вид начисления.
• Выплаты по договорам с ИП и самозанятыми взносами не облагаются и в ЗУП как ГПХ не проводятся вовсе.

Пример расчёта по акту на 50 000 ₽ для резидента:

Проводки: что сформируется в бухучёте

Сами проводки рождаются не в ведомости, а в документе Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, который затем переносится в 1С:Бухгалтерию синхронизацией. Для расчётов с подрядчиком-физлицом обычно используют счёт 76.10; если исполнитель одновременно штатный сотрудник, допустимо вести расчёты на 70, но раздельная аналитика по ГПХ тогда теряется.

Особенности по сценариям и конфигурациям

Авторский договор. Создаётся отдельным видом документа Договор авторского заказа. Отличия: другой код дохода, возможность профессионального вычета по нормативу, по части авторских договоров взносы на ОПС и ОМС начисляются без ВНиМ.

Длительный договор на несколько месяцев. Порядок расчёта «Ежемесячно» распределит сумму равными долями, но выплата всё равно привязана к факту: начислили за месяц — выплатили ведомостью.

Аренда имущества у физлица. Это не подряд: взносы не начисляются, НДФЛ удерживается. Такие суммы проводят как прочие доходы физлица, а не договором работ.

Нерезидент и иностранец. Ставка НДФЛ и состав взносов зависят от статуса — проверьте его в карточке физлица до первого начисления, перерасчёт задним числом тянет уточнёнки по 6-НДФЛ.

1С:ERP 2 и Комплексная автоматизация 2. Подсистема зарплаты та же, что в ЗУП: журнал договоров в разделе Зарплата, включение — НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Зарплата. Документы и проводки идентичны.

1С:Бухгалтерия 3.0. Полноценной подсистемы договоров ГПХ с актами здесь нет: вознаграждение отражают начислением с кодом дохода 2010 и способом отражения на счёт 76.10, кадровые сведения по исполнителям вносят в отчётность вручную. Если подрядчиков больше нескольких в год, расчёт логичнее перенести в ЗУП, а в бухгалтерию получать готовые проводки.

1С:УТ 11. Расчёта зарплаты нет вообще. В УТ отражают только движение денег (Денежные средства → Списание безналичных денежных средств или расходный кассовый ордер ), а начисление, НДФЛ и взносы считают в ЗУП или Бухгалтерии.

Отчётность по договорам ГПХ: что и когда сдать

Договор подряда — повод для четырёх отчётных форм.

ЕФС-1 — самый жёсткий по срокам пункт. Мероприятия «начало договора ГПХ» и «окончание договора ГПХ» подаются в том же режиме, что приём и увольнение: один рабочий день, штраф за каждое непредставленное мероприятие. Подраздел 1.1 ЗУП заполняет из документа Договор (работы, услуги), поэтому договор вносят в базу сразу после подписания, а не в день начисления.

В РСВ исполнители по ГПХ попадают в раздел 3 и в количество застрахованных лиц, в 6-НДФЛ — в общую сумму дохода раздела 2 и в раздел 1 по соответствующему сроку перечисления налога.

Типичные ошибки и как их исправить

Отчёты для самопроверки перед выплатой

Проверять лучше до перечисления денег, а не после сдачи 6-НДФЛ.

• 📄 Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — начисление по договору и удержанный НДФЛ по конкретному человеку.
• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний — свод по всем подрядчикам за месяц.
• 💸 Выплаты → Отчёты по выплатам → Задолженность по зарплате — что осталось не выплачено по договорам.
• 🧮 Налоги и взносы → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и Контроль сроков уплаты НДФЛ — расшифровка налога и съехавшие даты выплаты.
• 🧾 В бухгалтерской базе — ОСВ по счёту 76.10: после полной выплаты и уплаты налога остаток нулевой.

Если ведомость всё равно не проходит: альтернативы

Когда начисление не удаётся «пробить» штатным путём, есть обходные варианты — в порядке от безопасного к радикальному.

1. Проверьте период и организацию. Самая банальная причина пустой ведомости — месяц выплаты не совпадает с месяцем начисления или в документах стоят разные организации.
2. Выплатите вместе с зарплатой. Если межрасчётная схема не работает из-за доработок базы, включите сумму в Начисление зарплаты и взносов и выдайте общей ведомостью Зарплата за месяц.
3. Отразите выплату напрямую в бухгалтерии. Для единичного договора допустимо провести начисление Операцией, введённой вручную на 76.10 и выплату списанием с расчётного счёта, а в ЗУП внести доход физлица для отчётности.
4. Проверьте релиз. Механика межрасчётных начислений и сроков НДФЛ менялась несколько раз; на старом релизе ЗУП часть полей просто отсутствует. Перед обновлением — архивная копия базы.

Частые вопросы