Расчёты в разрезе контрагентов и договоров: настраиваем отчёт «Анализ субконто» в Бухгалтерии 3.0
Содержание
Чтобы добавить договор в анализ субконто в 1С 8.3, откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто, нажмите Показать настройки и на вкладке Субконто добавьте два вида: сначала «Контрагенты», затем «Договоры». После Сформировать отчёт покажет сальдо и обороты по каждому контрагенту с раскрытием до договоров.
Дальше обычно возникают вопросы: почему в отчёт попали лишние счета, откуда строка с пустым договором, как оставить только договоры с поставщиками и как не настраивать всё заново каждый месяц. Ответы на них — в разделах про отборы, дополнительные поля и сохранение настроек. Порядок действий описан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».
Что проверить до настройки отчёта
Анализ субконто строится по проводкам бухгалтерского регистра. Значит, договор попадёт в отчёт, только если он стоит в проводках как субконто. Перед настройкой проверьте три вещи.
1. Права пользователя. Стандартные отчёты доступны в профилях «Бухгалтер» и «Главный бухгалтер». Если раздел Отчеты открывается, но отчёт выдаёт ошибку нехватки прав или пустой результат при заведомо существующих проводках, попросите администратора проверить профиль в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Аналитика по договорам на нужных счетах. Субконто «Договоры» есть на счетах расчётов: 60, 62, 76 (кроме части субсчетов), 66, 67, 58.03 и некоторых других. На 71 «Расчёты с подотчётными лицами» договоров нет — там аналитика по работникам. Посмотреть набор субконто конкретного счёта можно в Главное → План счетов: откройте счёт двойным щелчком, внизу карточки перечислены виды субконто.
3. Заполненность договоров в документах. Если документы проводились без договора, в отчёте появится строка с пустым значением. Это не ошибка отчёта, а сигнал навести порядок в первичке.
Быстрая проверка: откройте ОСВ по счету для 60 или 62 и в настройках включите группировку по договорам. Если там договоры видны, в анализе субконто они тоже появятся.
Где открыть «Анализ субконто» и какие параметры задать сразу
Путь к отчёту: Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто. Форма открывается пустой — отчёт не знает, какую аналитику вы хотите видеть.
В шапке формы задайте:
- 📅 Период — например, с 01.01 по 31.03 для квартальной сверки;
- 🏢 Организацию — если в базе их несколько. Без выбора отчёт сложит данные всех организаций, и сальдо по одному контрагенту смешается.
Чем этот отчёт отличается от соседних:
| Отчёт | Что показывает | Когда удобнее |
|---|---|---|
| ОСВ по счету | Сальдо и обороты одного счёта по его субконто | Нужен конкретный счёт, например только 62.01 |
| Анализ субконто | Сальдо и обороты по выбранным видам аналитики сразу по всем счетам, где она есть | Нужно увидеть контрагента целиком: и как покупателя, и как поставщика |
| Карточка субконто | Все проводки по одному значению аналитики | Нужно найти, какой документ дал сумму |
Главная особенность анализа субконто — он собирает данные со всех счетов, где встречаются выбранные виды субконто. Для контрагента, который одновременно покупатель и поставщик, вы увидите сводный результат по 60 и 62 в одной строке. Иногда это удобно, иногда мешает — как отделить счета, разберём в разделе про отборы.
Как добавить договор в анализ субконто: вкладка «Субконто»
Это основной шаг. Порядок такой:
- Нажмите Показать настройки в командной панели отчёта. Справа или сверху откроется панель с вкладками.
- Перейдите на вкладку Субконто.
- Нажмите Добавить и выберите из списка вид субконто «Контрагенты».
- Снова нажмите Добавить и выберите «Договоры».
- Проверьте порядок: «Контрагенты» должны стоять выше «Договоров». Порядок меняется стрелками в командной панели списка.
- Нажмите Сформировать.
Порядок строк в списке видов субконто задаёт иерархию отчёта. Первый вид — верхний уровень группировки, второй раскрывается внутри первого. Варианты:
| Порядок на вкладке | Что получится |
|---|---|
| Контрагенты → Договоры | Контрагент, под ним его договоры. Классический вариант для сверки |
| Договоры → Контрагенты | Сначала договор, под ним контрагент. Почти всегда по одной строке на договор, читать неудобно |
| Только Договоры | Плоский список договоров без группировки по контрагентам. Удобно, если в названии договора уже есть контрагент |
Можно добавить и третий уровень. Если в настройках учёта включена аналитика по документам расчётов, в списке видов будет «Документы расчетов с контрагентом». Цепочка «Контрагенты → Договоры → Документы расчетов» раскрывает долг до конкретной реализации или поступления.
Если в списке видов нет «Документов расчетов с контрагентом», значит, такой учёт в базе не ведётся. Включать его задним числом ради одного отчёта не стоит: изменится состав субконто на счетах расчётов, и старые проводки останутся без этой аналитики.
Группировка и детализация: как раскрыть контрагента до договора
После формирования отчёт выводит строки с итогами. Слева от каждого контрагента — значок группы: щелчок раскрывает или сворачивает договоры. Над таблицей есть кнопки уровней группировки (цифры 1, 2, 3): «1» свернёт всё до контрагентов, «2» раскроет договоры.
Что ещё можно настроить на вкладке Показатели:
- 💰 БУ (данные бухгалтерского учёта) — основная сумма, флажок обычно стоит по умолчанию;
- 💱 Валютная сумма — нужна для договоров в валюте или в условных единицах, иначе увидите только рублёвый эквивалент;
- 📦 Количество — для расчётов по договорам не нужно, лучше снять, чтобы не загромождать таблицу.
Если организация применяет ПБУ 18/02 и ведёт налоговый учёт в базе, на этой же вкладке есть показатели НУ, ПР и ВР — суммы налогового учёта, постоянных и временных разниц. Для сверки взаиморасчётов они не нужны.
Расшифровка. Двойной щелчок по сумме открывает список отчётов для детализации. Выберите «Карточку субконто» или «Отчет по проводкам» — получите документы, из которых сложилась цифра. Это быстрее, чем искать операции в журнале.
Для акта сверки с контрагентом сначала посмотрите итог по договору в анализе субконто, а затем расшифруйте его. Так вы сразу увидите, по какому документу появилось расхождение.
Отборы: только нужные счета, контрагенты и договоры
Без отборов отчёт выводит всех контрагентов по всем счетам. Ограничить выборку можно на вкладке Отбор.
Отбор по счёту
Самый полезный отбор для анализа субконто. Добавьте поле «Счет», условие «В группе из списка» и укажите, например, 60 и 62. Тогда в отчёт не попадут 76.09, 58.03 и прочие счета с той же аналитикой.
Если нужно видеть 60 и 62 раздельно, удобнее сделать два варианта отчёта или переключиться на ОСВ по счету. Анализ субконто по природе сводит счета вместе.
Отбор по контрагенту или договору
- одно значение — условие «Равно»;
- несколько — «В списке»;
- группа контрагентов из справочника — «В группе».
Отбор по реквизитам договора
Здесь скрыт приём, который мало кто использует. Поле «Договор» в списке отбора раскрывается значком «+»: внутри — реквизиты справочника договоров. Выберите «Вид договора» и укажите «С поставщиком» — в отчёте останутся только договоры поставки, даже если счёт 60 в отбор не добавлен.
Так же можно отобрать договоры по валюте расчётов или по организации, если справочник общий.
| Задача | Поле отбора | Условие |
|---|---|---|
| Только долги перед поставщиками | Счет | В группе из списка: 60 |
| Один контрагент | Контрагент | Равно |
| Только договоры с покупателями | Договор → Вид договора | Равно: «С покупателем» |
| Без пустых договоров | Договор | Заполнено |
Отбор «Договор: Заполнено» прячет строки без договора. Удобно для чистого отчёта, но при сверке так легко пропустить проводки, которые нужно исправить. Для сверки лучше оставить пустые строки видимыми.
Дополнительные поля и оформление отчёта
Название договора в справочнике часто неинформативное: «Основной договор» у каждого второго контрагента. Вывести номер и дату рядом с договором помогает вкладка Дополнительные поля.
- На вкладке нажмите Добавить.
- Раскройте поле «Договор» значком «+».
- Выберите реквизиты «Номер» и «Дата».
- Укажите, где выводить поля: в отдельной колонке или вместе с основным полем.
- Сформируйте отчёт заново.
Теперь вместо «Основной договор» в строке будет видно, какой именно договор и от какой даты. Так же можно вывести ИНН контрагента — полезно, когда в справочнике есть контрагенты с похожими названиями.
На вкладке Оформление выбирают цветовую схему и вывод заголовка. Для печати и отправки руководителю включите вывод отборов в заголовке: тогда на бумаге будет понятно, по каким счетам и договорам собран отчёт.
Сохранение настроек: чтобы не собирать отчёт каждый месяц
Настройка с двумя видами субконто, отбором по счетам и дополнительными полями занимает несколько минут. Чтобы не повторять её, сохраните настройки.
- Настройте отчёт и сформируйте его.
- В командной панели нажмите Ещё и выберите Сохранить настройки….
- Введите понятное имя, например «Долги поставщиков по договорам».
- При следующем открытии: Ещё → Выбрать настройки… и выбор сохранённого варианта.
Что стоит знать о сохранённых настройках:
- 👤 Они привязаны к пользователю. Коллега их не увидит, пока вы не дадите доступ.
- 📅 Период сохраняется вместе с настройками. Перед формированием проверьте даты в шапке.
- 🔁 Если меняете сохранённую настройку, сохраняйте под тем же именем, иначе появится дубль.
Удобный набор для ежемесячной работы — три варианта: «Поставщики по договорам» (отбор 60), «Покупатели по договорам» (отбор 62) и «Прочие расчёты» (отбор 76). Переключение между ними занимает секунды.
Как читать результат и почему отчёт выглядит не так
Сформированный отчёт показывает по каждому контрагенту и договору шесть колонок: сальдо на начало, обороты и сальдо на конец, каждая по дебету и кредиту.
Как понимать цифры для типичных счетов:
- 📥 Дебетовое сальдо по 62 — покупатель должен нам.
- 📤 Кредитовое сальдо по 62 — покупатель заплатил аванс, отгрузки ещё не было.
- 📤 Кредитовое сальдо по 60 — мы должны поставщику.
- 📥 Дебетовое сальдо по 60 — мы перечислили аванс поставщику.
Если по одному договору висит и дебет, и кредит на разных субсчетах (например, 62.01 и 62.02), это повод проверить зачёт аванса.