Увольнение в 1С:ЗУП 3.1 от приказа до окончательного расчёта

Чтобы уволить сотрудника в 1С:ЗУП 3.1, откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Увольнение, укажите сотрудника, последний рабочий день и статью ТК РФ. Программа сама досчитает зарплату за месяц увольнения, компенсацию за неиспользованный отпуск и НДФЛ. Приказ Т-8 и записка-расчёт печатаются из того же документа.

Типичная ситуация: сотрудник принёс заявление «по собственному», через две недели последний день, и в этот день ему нужно выдать трудовую (если она бумажная), справки и перечислить все деньги. Если подготовить базу заранее, расчёт сойдётся с первого раза и переделывать ведомость не придётся.

Что проверить в базе до оформления увольнения

Документ «Увольнение» опирается на данные, которые уже есть в базе. Если в них дыра, расчёт выйдет неверным, а исправлять его после выплаты сложнее.

Проверьте по списку:

• 📅 Прошлый месяц закрыт. Документ «Начисление зарплаты и взносов» за предыдущий месяц проведён, выплата прошла. Иначе средний заработок для компенсации посчитается без последних сумм.
• 🏖️ Отпуска и больничные внесены. Всё, что было у сотрудника в месяце увольнения до последнего дня, должно быть оформлено отдельными документами и датировано раньше увольнения.
• 📊 Остаток отпуска правильный. Сформируйте отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков на дату увольнения. Если цифра не совпадает с вашим учётом, ищите причину сейчас: не введён отпуск, неверная дата приёма, не тот вид ежегодного отпуска в карточке.
• 💸 Нет «висящих» документов после даты увольнения. Перевод, отпуск или командировка с датой позже последнего дня не дадут провести увольнение.
• 🧾 Удержания и займы. Если по сотруднику действует исполнительный лист или заём, решите заранее, как погасится остаток.

Как создать документ «Увольнение» в 1С ЗУП

Шаг 1. Откройте форму

1. Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите Увольнение.
3. Если увольняете нескольких человек одной датой (например, при сокращении), выберите Увольнение списком — поля там те же, но строк несколько.

Тот же документ можно создать из карточки сотрудника: в ней есть команды для кадровых операций, увольнение среди них.

Шаг 2. Заполните основные поля

• Организация и сотрудник. Выбирайте из справочника. Если у человека несколько рабочих мест (основное и внутреннее совместительство), увольняйте нужное — каждое рабочее место в ЗУП отдельное.
• Дата увольнения — последний рабочий день.
• Основание увольнения — статья ТК РФ из справочника. От неё зависят текст приказа, запись в трудовой и сведения для СФР.
• Месяц начисления — обычно месяц увольнения.

Наиболее частые основания:

Шаг 3. Компенсация отпуска

Флажок компенсации неиспользованного отпуска в документе обычно стоит по умолчанию. Количество дней ЗУП подставляет из остатков на дату увольнения. Если дни не совпадают с вашим расчётом, не правьте цифру вручную — сначала найдите, почему остаток другой. Ручная правка не меняет учёт остатков, и расхождение всплывёт в следующем отчёте.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни. Его включают флажком в том же документе.

Шаг 4. Выплата

В поле способа выплаты выберите, когда отдаёте деньги:

• в межрасчётный период — расчёт уходит отдельной ведомостью в день увольнения. Это вариант по умолчанию для обычного увольнения, потому что закон требует расчёт в последний день;
• с зарплатой — суммы попадут в общую ведомость. Подходит редко, например, если день увольнения совпал с днём выплаты зарплаты.

Нажмите Рассчитать (или Пересчитать, если меняли поля), проверьте суммы и проведите документ.

Расчёт компенсации, выходного пособия и итоговых выплат

Документ «Увольнение» собирает в одном месте всё, что положено на последний день. Суммы видны по ссылкам «Начислено», «Удержано» и «НДФЛ» в форме документа.

Что входит в окончательный расчёт

1. Зарплата за отработанные дни месяца увольнения. Её считает сам документ — отдельное «Начисление зарплаты» на этого человека за этот месяц не нужно.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
3. Выходное пособие, если основание его требует.
4. Прочие начисления — премия, выплата по соглашению сторон. Их вводят на вкладке начислений документа или отдельным документом, датированным до увольнения.
5. Удержания — НДФЛ, исполнительные листы, удержание за отпуск авансом.

Как ЗУП считает компенсацию отпуска

Формула простая: средний дневной заработок × дни компенсации. Средний дневной — это заработок за 12 месяцев, поделённый на отработанное время с коэффициентом 29,3 на полный месяц (ст. 139 ТК РФ).

Пример. Сотрудник проработал 4 месяца при отпуске 28 дней в год. За каждый месяц полагается 28 / 12 = 2,33 дня. За 4 месяца — 9,33 дня. При среднем дневном 2 000 руб. компенсация составит 2 000 × 9,33 = 18 660 руб.

💡 Чтобы увидеть, из чего взят средний заработок, откройте расшифровку в строке компенсации. Если в расчётном периоде есть суммы, которых нет в базе (например, человек принят переводом из другой организации группы), их можно добавить в данные для расчёта среднего вручную.

Удержание за отпуск авансом

Если человек отгулял больше, чем заработал, ЗУП предложит удержать за неотработанные дни. Ограничения:

• удержание не делают при сокращении, ликвидации и ряде других оснований — перечень в ст. 137 ТК РФ;
• общая сумма удержаний из одной выплаты обычно не больше 20% (ст. 138 ТК РФ).

Если 20% не хватает, остаток можно вернуть только добровольно, по заявлению сотрудника.

Выходное пособие и налоги

При сокращении и ликвидации пособие равно среднему месячному заработку (ст. 178 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы не начисляются с выходного пособия и сохраняемого заработка в части, не превышающей трёхкратный средний месячный заработок, для районов Крайнего Севера — шестикратный (ст. 217 и 422 НК РФ). ЗУП разделяет эти части сам, если вид начисления настроен верно.

Компенсация отпуска облагается НДФЛ и взносами в обычном порядке.

Печатные формы и кадровые документы при увольнении

В форме документа нажмите Печать. Основные формы:

Справку о заработке выдают по форме СФР (до 2023 года — ФСС). Старая форма по приказу 182н отменена, не печатайте её из устаревших шаблонов.

Электронная трудовая книжка

Сведения об увольнении передаются в СФР в отчёте ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. В ЗУП отчёт формируют в разделе отчётности по кадрам. Документ «Увольнение» сам заносит мероприятие в список событий для отправки.

Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку, запись делается вручную, а книжку выдают в последний день.

Как увольнение отражается в бухгалтерском учёте

Сам документ «Увольнение» проводок не делает. Бухгалтерские записи формирует документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете за месяц, который передаётся в 1С:Бухгалтерию синхронизацией.

Что получится в учёте:

Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного у сотрудника, подразделения или вида начисления. Если в БП компенсация легла не на тот счёт, правьте способ отражения в ЗУП и перезапустите отражение, а не корректируйте проводки в бухгалтерии руками — при следующей синхронизации ручная правка перезапишется.

Ошибки при увольнении сотрудника в 1С и как их исправить

Если увольнение нужно отменить

Сотрудник передумал, а работодатель согласен оставить его — бывает. Порядок такой:

1. Отмените проведение документа «Увольнение» и пометьте его на удаление.
2. Если выплата уже прошла, разберитесь с ведомостью: вернуть деньги или зачесть их в следующую зарплату.
3. Если сведения ЕФС-1 об увольнении уже ушли в СФР, отправьте отменяющую запись. Просто удалить документ в ЗУП недостаточно — в СФР останется событие увольнения.

Частые вопросы об увольнении в ЗУП