Приход товара по накладной поставщика в 1С:Розница 8.3: ввод, цены, возврат и контроль

Чтобы вбить накладную поставщика в 1С:Розница, откройте Закупки → Поступления товаров, нажмите Создать, укажите поставщика, магазин (склад), номер и дату его накладной, затем заполните табличную часть «Товары» и нажмите Провести и закрыть. После проведения товар появится в остатках магазина, а на основании поступления можно сразу назначить розничные цены и распечатать ценники.

Сам документ несложный. Проблемы обычно начинаются раньше и позже: товара нет в справочнике, поставщик заведён дважды, цены поставщика ввели «без НДС», хотя в накладной они с НДС, или забыли про розничную цену — и кассир на кассе видит ноль. Порядок ниже описан для 1С:Розница 2.3 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что проверить до ввода накладной

Перед первой накладной от нового поставщика потратьте пять минут на справочники. Иначе вы будете создавать номенклатуру «на лету» прямо из строки документа, и через месяц в базе окажутся три «Молока 3,2% 1л» с разными штрихкодами.

Поставщик

• 🏢 Найдите поставщика в справочнике контрагентов по ИНН, а не по названию. «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» — частая причина дублей.
• 📄 Если поставщик новый, заведите карточку с ИНН и КПП. Проверку по ИНН через интернет -поддержку стоит использовать, если она подключена: реквизиты подтянутся автоматически.
• 🧾 Уточните, работает ли поставщик с НДС. От этого зависит, какую ставку вы будете ставить в строках.

Номенклатура

• 📦 Каждая позиция накладной должна быть в справочнике Номенклатура с видом номенклатуры, единицей измерения и ставкой НДС.
• 🔖 Штрихкоды привяжите заранее: тогда в документе товар можно добавлять сканером.
• 🎨 Если товар учитывается с характеристиками (размер, цвет), характеристику придётся указывать в каждой строке. Без неё документ не проведётся.

Магазин и организация

В документе нужно выбрать склад (магазин), куда приходит товар, и организацию-покупателя. Если в базе одна организация и один магазин, программа подставит их сама. Если магазинов несколько — проверяйте поле склада в каждой накладной: ошибка здесь не видна до первой инвентаризации.

Как вбить приходную накладную: ввод поступления по шагам

Основной документ прихода в 1С:Розница — «Поступление товаров». Список таких документов открывается из раздела Закупки → Поступления товаров.

Шаг 1. Шапка документа

1. Нажмите Создать.
2. В поле поставщика выберите контрагента из справочника.
3. Укажите склад (магазин) и организацию, если они не подставились.
4. Заполните номер и дату входящего документа — это номер и дата накладной поставщика. Поле номера документа 1С заполнит своим внутренним номером, его не трогайте.
5. Дата самого документа в 1С — дата фактического получения товара. Если машина пришла 15-го, а накладная датирована 14-м, ставьте 15-е.

Шаг 2. Цены и НДС

Перед заполнением строк проверьте, как документ считает НДС. В форме поступления есть настройка, включается ли НДС в цену. Сравните её с накладной:

Пример. В накладной 10 банок кофе по 120 руб. с НДС 20%. Сумма 1 200 руб., в том числе НДС 200 руб. Если включить настройку «цена включает НДС» и ввести 120 руб., итог совпадёт с бумагой: 1 200 руб. Если настройку не включить, программа начислит НДС сверху, и сумма станет 1 440 руб. Расхождение в 240 руб. сразу видно при сверке с итогом накладной.

Шаг 3. Табличная часть «Товары»

Строки можно добавлять тремя способами:

• ⌨️ Вручную — кнопка Добавить, выбор номенклатуры, количество, цена.
• 🔍 Подбором — кнопка Подбор открывает окно со справочником, где удобно набрать сразу много позиций с количеством.
• 📷 Сканером штрихкодов — при открытой форме документа просканируйте товар, строка добавится или увеличится на единицу.

В каждой строке проверьте четыре поля: номенклатура, характеристика (если есть), количество и цена. Сумма и НДС считаются сами.

Шаг 4. Сверка с бумагой и проведение

1. Сравните итоговую сумму документа с итогом накладной. Должно совпасть до копейки.
2. Сравните число строк. Если в накладной 37 позиций, а у вас 36 — ищите пропуск до проведения, а не после.
3. Нажмите Провести и закрыть.

Проведённый документ увеличивает остатки товара на складе и формирует долг перед поставщиком.

Если склад работает по ордерной схеме

В 1С:Розница для склада можно включить ордерную схему: тогда поступление фиксирует документ, а фактическую приёмку на складе — отдельный приходный ордер на товары. Если в магазине так и настроено, а остаток после поступления не изменился, проверьте, оформлен ли ордер. В небольших магазинах ордерную схему обычно не включают, и поступление сразу двигает остатки.

После проведения: розничные цены и ценники

Товар пришёл, но продать его через кассу пока нельзя, если у него нет розничной цены. Это главный шаг, который пропускают новички.

Цены на основании поступления

1. Откройте проведённое поступление.
2. Через Создать на основании выберите документ «Установка цен номенклатуры».
3. Документ заполнится товарами из накладной. Укажите вид розничной цены и задайте цены вручную или правилом от закупочной цены.
4. Проведите документ.

Пример наценки: закупка 120 руб. с НДС, наценка 40% — розничная цена 168 руб. (120 × 1,4 = 168). Если в магазине принято округление до 9 рублей, итог будет 169 руб.

Ценники и этикетки

Из того же поступления или из установки цен распечатайте ценники. В обработке печати этикеток и ценников выбирается шаблон, и количество ценников по каждой строке можно взять из документа. Для штучного товара удобнее печатать этикетки по количеству, для весового — один ценник на позицию.

Возврат поставщику и исправление ошибок в накладной

Исправить уже введённую накладную

Если ошибку нашли сразу — откройте документ, исправьте строку и проведите заново. Остатки и долг перед поставщиком пересчитаются.

Если товар уже продан, а количество в поступлении завышено, после исправления остаток может уйти в минус. Тогда сначала разберитесь, сколько товара пришло на самом деле, и только потом правьте документ.

Не удаляйте проведённое поступление, по которому уже были продажи. Сначала снимите проведение, проверьте последствия по остаткам и только потом решайте, удалять ли документ.

Возврат товара поставщику

1. Откройте исходное поступление.
2. Через Создать на основании выберите «Возврат товаров поставщику». Документ также есть в разделе Закупки.
3. Оставьте в табличной части только то, что возвращаете, поправьте количество.
4. Проведите и распечатайте форму для поставщика.

Возврат на основании поступления удобен тем, что цены и ставки НДС берутся из исходного документа и совпадут с первичной накладной.

Расхождения при приёмке

Если при приёмке товара пришло меньше, чем в накладной, или товар с браком, есть два честных варианта:

Унифицированная форма ТОРГ-2 необязательна: по закону о бухучёте форму первичного документа организация утверждает сама. Главное — чтобы акт подписали сразу при приёмке.

Печать накладной и выгрузка в файл

Печатные формы открываются кнопкой Печать в форме документа или в списке поступлений. Набор форм зависит от релиза, но для поступления там обычно есть приходный ордер на товары и ценники/этикетки.

Любую печатную форму можно сохранить в файл:

1. Откройте форму через Печать.
2. Нажмите кнопку сохранения (иконка дискеты) на панели печатной формы.
3. Выберите формат: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx) или табличный документ (.mxl).

Из той же панели форму можно отправить по почте, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Как ускорить ввод накладных: файл, ЭДО и сканер

Ручной ввод накладной на 100 строк занимает 20–30 минут и даёт опечатки. Вот что реально сокращает это время.

Загрузка строк из Excel

В табличной части товаров есть команда загрузки из внешнего файла (обычно в меню Ещё или рядом с кнопкой Подбор). Поставщик присылает накладную в Excel — вы вставляете колонки «Наименование» или «Штрихкод», «Количество», «Цена» и сопоставляете их с полями 1С.

• ✅ Лучше сопоставлять по штрихкоду или артикулу: так 1С точно найдёт товар.
• ❌ По наименованию сопоставление часто промахивается: у поставщика «Кофе молотый 250г», у вас «Кофе молот. 250 г».
• 🆕 Строки, которые программа не узнала, будут подсвечены — их нужно сопоставить вручную или создать новую номенклатуру.

Электронные накладные через ЭДО

Если поставщик отправляет УПД через 1С-ЭДО, входящий документ приходит прямо в базу. Из него создаётся поступление: шапка и строки заполнятся сами. При первом приходе от поставщика нужно один раз сопоставить его номенклатуру с вашей. Дальше 1С запомнит соответствие и будет подставлять товары автоматически.

Для маркированного товара (обувь, одежда, молочка, вода и др.) приёмка через ЭДО обязательна: коды маркировки из УПД сверяются при приёмке, и только после подписания ответного титула товар переходит на вашу организацию в системе «Честный знак».

Сканер и терминал сбора данных

Если электронной накладной нет, сканер штрихкодов ускоряет приёмку: товар пробивают прямо при разгрузке. Терминал сбора данных (ТСД) позволяет пересчитать товар на складе, а потом загрузить результат в документ одним действием.

Поступление на основании заказа

Если вы оформляете заказы поставщикам в 1С, поступление удобно создавать через Создать на основании из заказа. Строки заполнятся из заказа, останется поправить то, что пришло иначе.

Как проверить результат: отчёты по накладным

После ввода накладных за день проверьте три вещи.

1. Остатки. Отчёт по остаткам товаров в разделе Склад с отбором по магазину. Количество новых позиций должно совпасть с накладной.
2. Журнал поступлений. Список Закупки → Поступления товаров с отбором по поставщику и периоду. Сумма по документам — для сверки с актом поставщика.
3. Цены. Откройте карточку пары новых товаров и проверьте, что розничная цена установлена на нужную дату. Проще всего — пробить товар на кассе в режиме, где видна цена, до открытия магазина.

Ошибки при вводе накладной, которые всплывают позже

Частые вопросы