Ввод входящей накладной поставщика в 1С:Бухгалтерию 8.3: от шапки до проводок

Накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3 вбивают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)»: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная, УПД)». Дальше заполняете номер и дату из бумаги, поставщика, договор и склад, вносите строки товаров с количеством и ценой, регистрируете счёт-фактуру и проводите документ. После проведения товар встаёт на остаток, а долг перед поставщиком попадает на счёт 60.

Порядок одинаков для приходной накладной, ТОРГ-12 и УПД. Пути даны для БП 3.0 с интерфейсом «Такси»; для 1С:Управление торговлей 11 путь к документу другой, он есть в таблице первого раздела.

1. Где создать документ и какой вид операции выбрать

Документ один, но у него несколько видов операции. От выбора зависит, какие вкладки появятся в табличной части и на какие счета пойдут суммы.

Если в одной накладной есть и товар, и услуга (например, доставка отдельной строкой), выбирайте «Товары, услуги, комиссия». Тогда не придётся делать два документа на одну бумагу.

Где искать документ в разных программах:

Что взять в руки перед вводом

Перед тем как открывать программу, посмотрите на саму бумагу. Три детали определят, как заполнять документ:

• 📄 Тип документа. ТОРГ-12 идёт вместе с отдельным счётом-фактурой. УПД со статусом 1 заменяет оба документа сразу. УПД со статусом 2 — только накладная, без счёта-фактуры.
• 💸 Режим налогообложения поставщика. Если в накладной стоит «Без НДС» и ссылка на УСН, налога в документе не будет и счёт-фактуру регистрировать не нужно.
• 🧮 Как показана цена. С НДС или без — от этого зависит режим НДС в шапке (раздел 4).

2. Шапка накладной: номер, дата, поставщик и договор

Шапку заполняйте строго по бумажному документу. Ошибка здесь потом всплывает в книге покупок и в акте сверки.

Номер и дата

В шапке два набора реквизитов, и их часто путают:

• 🔢 Номер и дата самого документа 1С — программа ставит их сама. Номер не трогайте, дату ставьте фактического получения товара.
• 📄 «Накладная №… от…» (или «Номер / дата входящего») — сюда вносят номер и дату с бумаги поставщика. Именно они уходят в книгу покупок и акт сверки.

Контрагент и договор

1. В поле «Контрагент» начните вводить ИНН или название поставщика. Если его нет в справочнике, создайте карточку прямо из поля: по ИНН программа заполнит реквизиты из сервиса 1С:Контрагент при подключённой интернет-поддержке.
2. Поле «Договор» заполнится автоматически, если у поставщика один договор с видом «С поставщиком». Если договоров несколько — выберите нужный. Договор с видом «С покупателем» здесь не подойдёт.
3. Укажите «Склад» — на него оприходуется товар.

Расчёты и аванс

В шапке есть ссылка «Расчёты». В ней видно:

• счёт расчётов — обычно 60.01, для аванса 60.02;
• способ зачёта аванса — «Автоматически», «Не зачитывать» или «По документу».

Если поставщику платили вперёд, оставьте «Автоматически»: при проведении предоплата закроет долг по этой накладной. Если аванс нужно зачесть только по конкретному платежу, выберите «По документу» и укажите платёжку.

3. Товарные строки: номенклатура, количество и счета учёта

Табличную часть можно заполнять по одной строке или подбором.

Ввод по одной строке

1. Нажмите «Добавить».
2. В колонке «Номенклатура» выберите позицию. Новую можно создать прямо из поля: укажите наименование, вид номенклатуры («Товары», «Материалы»), единицу измерения и ставку НДС.
3. Заполните «Количество» — в той же единице, что в бумаге.
4. Введите «Цену» — сумма посчитается сама.

Подбор нескольких позиций

Кнопка «Подбор» открывает список номенклатуры. Двойной щелчок по позиции переносит её в корзину подбора, там же указываете количество. Когда закончили — «Перенести в документ». Это быстрее, если товары уже есть в справочнике.

Счёт учёта и счёт НДС

Справа в строке видны «Счёт учёта» и «Счёт НДС». Программа подставляет их по настройке Справочники → Счета учёта номенклатуры и виду номенклатуры:

• 📦 товары — 41.01;
• 🧱 материалы — 10.01;
• 💰 НДС по товарам — 19.03.

Если в строке стоит не тот счёт, исправлять его каждый раз руками — плохая привычка. Поправьте вид номенклатуры или правило в «Счетах учёта номенклатуры», и следующие документы заполнятся верно.

4. Цены, скидки и НДС: как свести сумму с бумагой

Самая частая причина расхождения с накладной — неправильный режим НДС, а не опечатка в цене.

НДС в сумме или сверху

В шапке документа есть переключатель режима НДС. Выбирайте его по тому, как поставщик показал цену:

Скидки поставщика

Отдельной колонки скидки в поступлении БП 3.0 нет. Вносите цену уже с учётом скидки, как она стоит в накладной. Если в бумаге скидка показана отдельной строкой, пересчитайте цену за единицу: сумма по строке в 1С должна совпасть с суммой строки в накладной до копейки.

Расхождение НДС на копейки

Программа считает НДС по каждой строке, поставщик иногда — от итога. Получается разница в 1–2 копейки. Колонка «НДС» в строке редактируется: поправьте сумму в одной строке так, чтобы итог совпал с бумагой. Для вычета значение имеет сумма НДС из счёта-фактуры поставщика.

Регистрация счёта-фактуры

Внизу формы поступления введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Для УПД со статусом 1 номер и дата обычно совпадают с номером и датой самой накладной. Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС останется на 19 и не попадёт в книгу покупок.

5. Как быстро внести накладную на 100+ строк: загрузка из Excel

Длинную накладную вбивать вручную долго и рискованно. Есть три способа ускорить ввод.

Загрузка строк из Excel

1. Создайте поступление и заполните шапку.
2. Над табличной частью «Товары» найдите команду «Загрузить» (в части релизов она спрятана в меню «Ещё»).
3. Скопируйте из Excel колонки с наименованием, количеством и ценой и вставьте их в открывшуюся таблицу, либо укажите файл.
4. Сопоставьте колонки: какая из них — номенклатура, какая — количество, какая — цена.
5. Программа найдёт номенклатуру по наименованию или артикулу. Несопоставленные строки покажет отдельно: их можно связать с существующими позициями или создать новые.
6. Нажмите кнопку переноса в документ и сверьте итог с файлом.

6. Проведение, проводки и печатные формы

Нажмите «Провести» — документ сформирует проводки. Посмотреть их можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок «Дт/Кт» в командной панели).

Типовой результат для товара с НДС 20% на сумму 12 000 руб.:

Вычет НДС по счёту-фактуре отражается в книге покупок. В БП это делает либо сам документ поступления (если в счёте-фактуре стоит флажок отражения вычета датой получения), либо обработка «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала.

Что печатать

Кнопка «Печать» в документе даёт формы для склада и проверки:

• 📋 приходный ордер М-4 — для материалов;
• ⚖️ акт о расхождении — если пришло не то количество или пересорт;
• 🏷 ценники и этикетки — для торговли.

Саму накладную поставщика (ТОРГ-12 или УПД) печатать не нужно: это его документ. Её оригинал храните вместе с распечаткой проводок, если так заведено в организации.

7. Что идёт не так при вводе накладной и как это исправить

Когда накладная введена дважды

Если одну и ту же накладную внесли двумя документами, остатки и долг удвоятся. Найти дубль проще всего в списке поступлений: отберите по контрагенту и сравните колонку с входящим номером. Лишний документ пометьте на удаление, а не просто снимите проведение — так он не попадёт в отчёты и его увидит тот, кто будет удалять помеченные объекты.

Частые вопросы