Создание карточки номенклатуры в 1С 8.3: от вида до цены

Чтобы вбить новую позицию, откройте справочник: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — раздел НСИ и администрирование → Номенклатура (блок «НСИ»). Дальше — кнопка Создать и заполнение карточки.

Карточка номенклатуры — это не просто название товара. От заполненных в ней полей зависит, на какой счёт встанет остаток, какая ставка НДС попадёт в документы, как позиция отразится в печатных формах и отчётах. Поэтому разберём не только «куда нажать», но и что каждое поле меняет в учёте.

Пути и состав карточки заметно различаются в Бухгалтерии и в Управлении торговлей, поэтому по ходу статьи я разделяю эти две конфигурации.

Где открыть справочник и добавить первую позицию

Справочник организован в виде списка с папками-группами слева. Группы нужны для удобной навигации — например, «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги».

Порядок добавления позиции:

1. Встаньте на нужную группу (или в корень справочника).
2. Нажмите Создать — откроется пустая карточка.
3. Заполните Наименование — это рабочее название для поиска внутри программы.
4. При необходимости заполните Полное наименование — именно оно подставляется в печатные формы счетов, накладных и УПД.
5. Укажите Вид номенклатуры, Единицу измерения и Ставку НДС (разберём ниже).
6. Нажмите Записать и закрыть.

Если нужно создать позицию , похожую на существующую, не заводите её с нуля. Встаньте на образец и нажмите F9 (Создать копированием) — программа скопирует все реквизиты, останется поправить название.

Код и артикул

Код программа присваивает автоматически при записи — это внутренний идентификатор, менять его обычно не нужно.

Артикул заполняется вручную: это ваш складской или поставщицкий номер товара. Артикул удобно использовать для поиска и для выявления дублей — если у двух карточек одинаковый артикул, скорее всего, это одна и та же позиция, заведённая дважды. Поэтому для реального каталога артикул лучше заполнять сразу.

Вид номенклатуры и чем он управляет

Вид номенклатуры — ключевое поле. Оно задаёт, товар это, услуга, материал или продукция, и во многом определяет счета учёта и поведение позиции в документах.

Разница между основными типами:

• 📦 Товар — хранится на складе, учитывается в количестве, попадает на счёт 41 (или 10 для материалов). Требует склада в документах.
• 🛠 Услуга — не хранится, остатков не образует, в накладных и инвентаризации не участвует. Расходы по услугам идут напрямую на затраты.
• 🏭 Продукция — результат производства, счёт 43.
• 📥 Материалы — счёт 10, списываются в производство или на расходы.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 вид номенклатуры выбирается из справочника «Виды номенклатуры». Он же связан с настройкой счетов учёта, поэтому один раз настроенный вид избавляет от ручного указания счёта в каждом документе.

В 1С:Управлении торговлей 11 вид номенклатуры обязателен и настраивается подробнее: он задаёт шаблон наименования, набор дополнительных реквизитов и то, использует ли позиция характеристики и серии.

Характеристики, серии и признаки учёта

В торговых конфигурациях у товара бывают дополнительные разрезы учёта — их тоже включают на уровне вида номенклатуры:

• 🎨 Характеристики — варианты одной позиции: цвет, размер, фасовка. Остатки и цены ведутся по каждой характеристике отдельно, но карточка остаётся одна.
• 🔢 Серии — партии с собственным сроком годности или номером. Нужны для продуктов, лекарств, партионного учёта.
• 🏷 Признаки маркировки и прослеживаемости. Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, табак и прочее) или прослеживаемости, это отмечается в карточке — иначе документы не потребуют коды и ГТД.

Дополнительные свойства и реквизиты

Если стандартных полей мало, добавляют дополнительные реквизиты и сведения. Включаются они в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (флажок должен быть установлен).

• Дополнительный реквизит хранится прямо в карточке, его видно и можно менять из самой номенклатуры.
• Дополнительное сведение хранится отдельно и удобно для служебной информации, которую не выводят в документы.

Через такие реквизиты удобно хранить, например, страну происхождения, код ТН ВЭД или внутреннюю категорию для отчётов.

Единицы измерения, упаковки и штрихкоды

Единица измерения — обязательное поле. Выбирается из классификатора ОКЕИ: штука, килограмм, метр, литр и так далее.

В Бухгалтерии 3.0 у позиции одна основная единица хранения остатков. Остатки и движения считаются именно в ней.

В Управлении торговлей 11 единиц может быть несколько:

• Единица хранения остатков — базовая, в ней ведётся складской учёт.
• Упаковки — коробка, паллета, блок. Для каждой задаётся коэффициент пересчёта к базовой единице (например, коробка = 12 штук).
• Для документов можно указать единицу «по умолчанию» — в какой удобнее вводить приход и продажу.

Штрихкоды

В Управлении торговлей и в Рознице у позиции есть штрихкоды — их вводят вручную или считывают сканером прямо в карточке. Один штрихкод привязывается к сочетанию «номенклатура + характеристика + упаковка», поэтому для коробки и для штуки штрихкоды будут разными.

В Бухгалтерии 3.0 полноценного складского учёта по штрихкодам нет — это задача торговых и розничных конфигураций.

Вес и объём

Для логистики и доставки в карточке торговой конфигурации заполняют вес и объём единицы. Эти значения потом используются в документах перевозки и при расчёте габаритов заказа. Если доставку вы не ведёте, поля можно не заполнять — на учёт остатков они не влияют.

Ставка НДС, счета учёта и установка цен

Ставка НДС указывается в карточке и подставляется в документы реализации и поступления. Доступные значения зависят от системы налогообложения организации: при общем режиме это 20%, 10%, 0% или «Без НДС», при упрощёнке — «Без НДС».

Счета учёта в Бухгалтерии 3.0 обычно не нужно указывать в каждой карточке вручную. Они берутся из регистра Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры (ссылка в самом справочнике). Счёт назначается по виду номенклатуры, группе или складу — и дальше автоматически попадает в документы. Это удобнее, чем править счёт в каждой накладной.

Как задать цену

Цена в карточке напрямую не хранится — её устанавливают отдельным документом. И здесь терминология конфигураций расходится:

Порядок одинаковый по смыслу:

1. Заведите нужный тип (вид) цен — например, «Розничная», «Оптовая».
2. Создайте документ Установка цен номенклатуры, укажите дату, тип цены и организацию.
3. Подберите позиции и впишите цены.
4. Проведите документ.

После этого цена автоматически подставляется в документы продажи на дату не раньше указанной. Цена действует с даты документа установки: если провести его задним числом, пересчитаются и более поздние продажи.

Картинки и присоединённые файлы

К карточке можно прикрепить файлы — договор поставщика, сертификат, инструкцию. В карточке есть команда Присоединённые файлы (значок скрепки или одноимённая команда в меню Ещё). Файл загружается с диска и хранится в базе или в томах на диске.

Картинка товара ведёт себя по-разному:

• В Управлении торговлей 11 и Рознице у номенклатуры есть изображение (и даже галерея картинок), которое используется в карточке, прайсах и на кассе РМК.
• В Бухгалтерии 3.0 отдельного поля-картинки для товара нет — изображение добавляют как присоединённый файл.

Массовое создание и групповое изменение

Заводить сотни позиций вручную не нужно. Есть несколько рабочих способов.

1. Создание копированием. Для похожих позиций — F9 на образце. Быстро для десятка-другого карточек.

2. Групповое изменение реквизитов. Когда нужно изменить одно поле у многих позиций (ставку НДС, вид номенклатуры, единицу), выделите позиции в списке и выберите Ещё → Изменить выделенные (команда группового изменения реквизитов). Это функция администратора.

3. Создание из документов. При вводе поступления или заказа новую позицию можно создать прямо из строки подбора, не выходя в справочник. Удобно, когда товар заводится «по факту» прихода.

4. Загрузка из файла. Во многих конфигурациях есть обработка загрузки номенклатуры из табличного документа (Excel). Её наличие и название зависят от конфигурации и релиза, поэтому ищите команду загрузки в самом справочнике номенклатуры или в разделе сервиса. Если встроенной загрузки нет, используют типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа».

Перед массовой загрузкой проверьте каталог на дубли — об этом ниже.

Как убедиться, что карточка заполнена верно

Перед тем как пускать новую позицию в документы, стоит пробежаться по контрольным точкам. Ошибки в карточке тянутся дальше во все проводки и отчёты, и исправлять их задним числом дороже.

Отдельно сверяйте, что по позиции не образовалось «висящих» остатков из-за неверного вида: услуга не должна накапливать количество на складском счёте.

Частые вопросы