Ввод входящей накладной от поставщика в 1С 8.3 — от шапки до проведения

Входящую накладную в 1С: Бухгалтерии 3.0 вбивают документом «Поступление (акт, накладная, УПД)»: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Товары (накладная, УПД). В 1С: Управление торговлей 11 тот же бумажный документ вносят как «Приобретение товаров и услуг» через Закупки → Документы закупки (все). Заполняете шапку по бумаге, переносите строки товаров, сверяете итог и НДС, регистрируете счёт-фактуру и проводите.

Новичку проще всего держать правило: одна бумажная накладная — один документ в 1С. Номер и дата в программе — те, что напечатаны у поставщика, а не те, что 1С присвоит сама.

1. Какой документ выбрать и какие нужны права

Накладная поставщика бывает двух видов: товарная накладная ТОРГ-12 (обычно вместе со счётом-фактурой) и УПД. УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Со статусом «2» — только первичный документ, вычета НДС по нему нет.

В БП кнопка «Поступление» раскрывает список видов операции. Для товаров берите «Товары (накладная, УПД)». Если в одной бумаге и товары, и услуги (например, доставка), выбирайте вид «Товары, услуги, комиссия» — у него две вкладки.

Права пользователя

Вводить поступление может пользователь, у которого есть профиль с правом на закупки. В БП это стандартный профиль «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер». Настраивает администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Если команда «Поступление» не видна вовсе — дело в правах или в отключённом разделе. Проверьте у администратора, включён ли учёт запасов в Администрирование → Функциональность (закладка «Запасы»).

2. Шапка накладной: поставщик, договор, склад, номер

Шапка — место, где новички ошибаются чаще всего, потому что ошибку в ней не видно по сумме. Заполняйте сверху вниз.

1. Номер и дата (вх.) — номер и дата из бумажной накладной. Поле «от» рядом с номером документа 1С — дата поступления товара, обычно совпадает с датой накладной или подписи.
2. Организация — если в базе несколько юрлиц, проверьте, что выбрана ваша получающая фирма.
3. Контрагент — поставщик. Начните вводить ИНН или часть названия: 1С покажет совпадения. Нет в списке — нажмите «Создать» и введите ИНН, программа подтянет реквизиты по базе ФНС, если подключена интернет-поддержка.
4. Договор — подставится сам, если у поставщика один договор с видом «С поставщиком». Если договоров несколько — выберите тот, что указан в накладной.
5. Склад — куда физически приняли товар. От склада зависят остатки.

Цены с НДС или без

Над табличной частью в БП есть ссылка с режимом НДС («НДС в сумме» или «НДС сверху»). Кликните по ней и выставьте так, как считает поставщик в своём документе:

• 🧾 в накладной колонка «Цена» без налога, а НДС прибавлен в итоге — «НДС сверху»;
• 🧾 цены уже включают налог — «НДС в сумме».

Если режим не совпадёт с бумагой, итог разойдётся ровно на сумму налога.

3. Как вбивать товары в накладную вручную

Вкладка «Товары» — строки накладной. Каждая строка: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма и налог посчитаются сами.

Добавить строку

1. Нажмите «Добавить».
2. В колонке «Номенклатура» начните вводить название — 1С ищет по вхождению слова.
3. Укажите количество в единицах, как в накладной (штуки, килограммы, упаковки).
4. Введите цену. 1С посчитает «Сумму» и «НДС».
5. Проверьте ставку: 20%, 10%, 0% или «Без НДС» — как у поставщика.

Подбор нескольких позиций

Для 10-15 строк быстрее кнопка «Подбор»: открывается список номенклатуры, вы отмечаете позиции и вводите количество, потом жмёте «Перенести в документ». Цены докручиваете уже в таблице.

Если товара нет в справочнике

Создайте элемент прямо из строки: в поле «Номенклатура» выберите «Создать». Заполните минимум:

• 📦 наименование — как удобно вашим сотрудникам, а не обязательно как у поставщика;
• 📦 вид номенклатуры «Товары» (от него зависит счёт учёта 41.01);
• 📦 единицу измерения;
• 📦 ставку НДС по умолчанию.

Не создавайте новый элемент на каждую накладную из-за другого написания у поставщика. «Бумага А4 Снегурочка» и «Бумага офисная А4 500л» — одна и та же позиция, иначе остатки размажутся по дублям.

Счета учёта

В БП у каждой строки есть колонки «Счёт учёта» и «Счёт НДС». Для товаров для перепродажи это 41.01 и 19.03, для материалов — 10.01 (или другой субсчёт 10) и 19.03. Счета подставляются из настройки Справочники → Счета учёта номенклатуры. Если в строке стоит не тот счёт — исправьте настройку, а не только строку, иначе ошибка повторится в следующей накладной.

4. Автоматизация ввода: Excel, ЭДО и копирование

Набивать 80 строк руками долго и рискованно. Есть три способа сократить работу.

Загрузка табличной части из файла

В командной панели вкладки «Товары» есть команда «Загрузить» (в некоторых релизах она в меню «Ещё»). Порядок:

1. Сохраните спецификацию поставщика в Excel: колонки «Наименование», «Количество», «Цена».
2. Нажмите «Загрузить» — откроется форма загрузки данных.
3. Вставьте строки из Excel в таблицу формы или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки файла с полями 1С.
5. Проверьте, что программа нашла номенклатуру. Ненайденные позиции подсвечиваются — их можно сопоставить вручную или создать.
6. Нажмите «Перенести в документ».

Создание из входящего документа ЭДО

Если поставщик отправляет УПД через оператора ЭДО, документ приходит в 1С сам. Откройте его в разделе ЭДО (в БП — через Покупки или Текущие дела ЭДО) и создайте поступление. Номенклатура поставщика при первом приёме сопоставляется с вашей; дальше 1С запоминает соответствие.

Это самый надёжный способ: суммы и ставки не перепечатываются вручную.

Копирование похожей накладной

Регулярные поставки от одного поставщика удобно вводить копией: выделите прошлый документ в списке и нажмите «Копировать» (F9). Поменяйте номер, дату, количество и цены.

5. НДС и счёт-фактура по накладной

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС останется на счёте 19.03 и не попадёт в книгу покупок. Вычет требует правильно оформленного счёта-фактуры (ст. 169, 172 НК РФ).

В Бухгалтерии 3.0

Внизу формы поступления есть поле «Счёт-фактура».

1. Впишите номер и дату счёта-фактуры поставщика (для УПД со статусом 1 — номер и дату УПД).
2. Нажмите «Зарегистрировать».
3. 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный» и покажет ссылку на него.

В открытом счёте-фактуре есть флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». С флажком вычет попадёт в книгу покупок сразу. Без него — при закрытии квартала через документ «Формирование записей книги покупок».

В Управлении торговлей 11

В документе «Приобретение товаров и услуг» внизу формы есть ссылка для ввода счёта-фактуры. Вводите номер и дату по бумаге поставщика, записываете.

Что сформируется в учёте

Проводки в БП по накладной на товары 120 000 ₽, в том числе НДС 20% — 20 000 ₽:

Проверка: 100 000 + 20 000 = 120 000 — ровно сумма к оплате поставщику по кредиту 60.01.

6. Проведение накладной и проверка остатков

Когда шапка и строки заполнены:

1. Сверьте внизу формы «Всего» и «НДС» с бумажной накладной.
2. Нажмите «Провести и закрыть» (или «Провести», если хотите остаться в документе).
3. В БП откройте проводки кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в командной панели).

Где увидеть, что товар пришёл

• 📊 БП 3.0: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41.01 (или 10), с разворотом по номенклатуре и складам.
• 📊 УТ 11: в разделе Склад и доставка откройте отчёты и сформируйте «Ведомость по товарам на складах».
• 📊 Расчёты с поставщиком — ОСВ по счёту 60 или акт сверки с контрагентом.

Если товар не появился, хотя документ проведён, — смотрите склад в шапке и дату. Отчёт за период до даты поступления новый приход не покажет.

Задним числом

Накладная от прошлого месяца проводится датой поступления, то есть прошлым месяцем. Если период закрыт датой запрета изменения данных, 1С откажет в проведении. Дату запрета меняет главный бухгалтер или администратор: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Проводить поступление в закрытом квартале стоит только по согласованию: изменится себестоимость продаж и, возможно, декларация по НДС.

7. Где новички ошибаются при вводе накладных

Ещё две ошибки, которые не видны сразу:

• 🔁 Двойной ввод. Одну накладную внесли и вы, и коллега, или вбили руками, а потом пришла та же УПД по ЭДО. Перед вводом поищите в списке поступлений номер входящего документа.
• 🔢 Входящий номер не внесён. Документ проведётся, но в книге покупок и акте сверки окажется номер 1С вместо номера поставщика — при встречной проверке это придётся объяснять.

8. Частые вопросы