Ввод и настройка номенклатуры в 1С:Предприятие 8 — полное руководство

Новый товар заводят в справочнике Номенклатура. В «Управлении торговлей 11» он лежит в разделе НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура, в «Бухгалтерии 3.0» — в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Кнопка Создать открывает пустую карточку, и дальше всё решает один реквизит — вид номенклатуры: от него зависит, появятся ли у товара характеристики, какие поля будут обязательными и как он встанет на учёт.

Чаще всего спешат сразу набить наименования и потом правят сотни карточек. Разумнее наоборот: один раз настроить виды номенклатуры и функциональные опции, а затем вводить товары пачками. Ниже — как завести справочник правильно, чтобы заполнять карточку быстро, а не переделывать её после первой же продажи.

Пути и названия ниже даны для УТ 11 с интерфейсом «Такси». В «Бухгалтерии» справочник проще: нет видов цен-документов и характеристик в полном объёме, но карточка и логика ввода те же.

Где найти справочник и что включить перед началом

Прежде чем вбивать товары, включите нужные возможности. В УТ 11 это раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Галочки, которые влияют на ввод:

• 🔹 Много видов номенклатуры — если торгуете и товарами, и услугами, и тарой.
• 🔹 Характеристики номенклатуры — когда один товар идёт в разных цветах и размерах.
• 🔹 Упаковки номенклатуры — если учитываете штуки, коробки и паллеты одновременно.
• 🔹 Номенклатура поставщиков — чтобы сопоставлять свои названия с артикулами поставщика.
• 🔹 Дополнительные реквизиты и сведения — для своих полей в карточке.

В «Бухгалтерии 3.0» отдельной настройки видов нет — вид товара (товар/услуга/работа) выбирается прямо в карточке, а большинство опций из списка выше в ней не применяется.

Заодно загляните в справочник единиц измерения. Он заполняется по общероссийскому классификатору: штука, килограмм, литр, метр. Если нужной единицы нет, её добавляют один раз, а потом подставляют во все карточки — заводить «штуки» заново под каждый товар не нужно.

Открыв сам справочник, обратите внимание на дерево групп слева и список товаров справа. Ввод всегда идёт внутрь той группы, которая выделена в дереве, — это частая причина, по которой новички «теряют» только что созданный товар.

Виды номенклатуры: как настроить тип товара, характеристики и реквизиты

Вид номенклатуры — это шаблон карточки. Он задаётся один раз и потом подставляется каждому товару. Список видов открывается командой Виды номенклатуры в группе НСИ (или по ссылке из настроек номенклатуры).

В карточке вида задают:

Поменять вид у товара, по которому уже есть движения и остатки, нельзя без последствий: часть настроек перестанет совпадать с проводками. Поэтому виды продумывают до массового ввода.

Простой ориентир: заведите отдельный вид для каждой группы товаров, у которой разный набор свойств. Одежде нужны размер и цвет (характеристики), бытовой технике — гарантийный срок (доп. реквизит), а услугам доставки не нужно ни того, ни другого. Три разных вида — три разных шаблона карточки.

Если характеристики выбрать Индивидуальные, набор вариантов (например, размеры) ведётся отдельно под каждый товар. Общие — один список характеристик на все товары вида. Для одежды с уникальными ростовками берут индивидуальные, для стандартных цветов краски — общие.

Группы и карточка: создаём новый товар по шагам

Сначала структура, потом карточки. Группы — это папки справочника, они облегчают поиск и позволяют задавать счета учёта сразу на группу в «Бухгалтерии».

1. Встаньте в дереве слева на нужный уровень и нажмите Создать группу. Задайте наименование группы (например, «Смесители» внутри «Сантехника»).
2. Выделите группу и нажмите Создать — откроется карточка нового товара внутри неё.
3. Выберите вид номенклатуры — карточка перестроится под него.
4. Заполните рабочее наименование. Это то, что сотрудники видят в списках и подборах.
5. Укажите единицу измерения хранения. Для штучного товара — шт.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Рабочее наименование делайте коротким и узнаваемым: по нему идёт поиск при подборе в документы. Полное наименование (для печатных форм, счетов и накладных) задаётся отдельным полем — туда пишут официальное название с характеристиками.

Код номенклатуры программа присваивает сама, вручную его трогать не нужно. Артикул — отдельное поле, его заполняют по каталогу поставщика или по своей системе.

Какие реквизиты обязательны, а какие заполнить позже

Минимум, без которого товар не получится провести в документах: наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Остальное можно дозаполнить, но часть реквизитов лучше внести сразу, иначе всплывёт при первой продаже или закупке.

Разберём поля, на которых чаще ошибаются:

• 📦 Ставка НДС. Подставляется из вида номенклатуры или настроек организации, но для льготных и необлагаемых товаров её задают в карточке. Ошибка здесь сразу уходит в счёт-фактуру.
• 📦 Единица измерения. Единица хранения и единица для отчётов могут различаться. Если торгуете в штуках, но закупаете коробками, подключите упаковки, а не меняйте базовую единицу.
• 📦 Номенклатурная группа (в «Бухгалтерии») — нужна для учёта выручки и себестоимости в разрезе направлений. Путать её с группой-папкой справочника не стоит: это разные сущности.

Счета учёта в «Бухгалтерии 3.0» в самой карточке не задаются — они определяются регистром Счета учёта номенклатуры по виду номенклатуры и группе. Если товар попадает не на тот счёт, правят запись регистра, а не карточку.

Виды цен и их установка

В «Управлении торговлей» продажные цены хранятся не в карточке, а отдельно — это виды цен (CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен). Розничная, оптовая, закупочная — каждый вид цены это отдельная «полка», по которой потом подставляется цена в документ.

Важно не путать термины: в УТ 11 это виды цен, в «Бухгалтерии 3.0» аналог называется типы цен номенклатуры (Справочники → Типы цен номенклатуры). Механика похожа, название — разное.

Сами цены товарам присваивают не поштучно в карточках, а документом Установка цен номенклатуры:

1. Создайте документ установки цен.
2. Выберите вид цены, который назначаете.
3. Подберите товары (можно всю группу сразу).
4. Впишите значения или задайте правило расчёта от другой цены (например, розница = закупка + 30%).
5. Проведите документ — цена начнёт действовать с указанной даты.

Правило расчёта удобно, когда цен много. В виде цены задают формулу от базовой цены и округление — например, наценка 25% с округлением до 10 рублей вниз, чтобы ценники выглядели опрятно. Тогда при установке цен не придётся считать каждую позицию руками: достаточно обновить закупку, и розница пересчитается по правилу.

Закупочную цену обычно не вводят вручную — она подтягивается из документов поступления. Отдельно её задают, только если нужно плановое значение для расчёта наценки.

Характеристики, упаковки и дополнительные реквизиты

Характеристики — это варианты одного товара: футболка «Поло» в размерах S–XXL и трёх цветах. Вместо 15 карточек заводят одну, а размер и цвет становятся характеристиками. На складе остатки и цены ведутся в разрезе характеристик, в документах их выбирают после выбора товара.

Чтобы характеристики заработали, в виде номенклатуры должно стоять Использование характеристик — общие или индивидуальные. Сами значения добавляют на вкладке характеристик в карточке товара либо через отдельный список характеристик.

Упаковки нужны, когда один товар продаётся и штуками, и коробками. Базовая единица — штука, а коробка описывается как упаковка с коэффициентом (например, 1 коробка = 12 шт). В документах выбирают, в чём считать, а программа сама пересчитывает в базовую единицу.

Дополнительные реквизиты — это свои поля, которых нет в типовой карточке: материал, бренд, гарантийный срок. Они привязываются к набору вида номенклатуры. Добавить новый реквизит можно из карточки товара командой изменения состава дополнительных реквизитов — после этого поле появится у всех товаров этого вида.

Не используйте характеристики там, где достаточно доп. реквизита: характеристики усложняют учёт остатков, и откатить их на товаре с движениями трудно.

Массовый ввод: загрузка из Excel и групповое изменение

Вбивать сотни позиций руками не нужно. В списке номенклатуры УТ 11 есть загрузка из внешнего файла: вы копируете таблицу из Excel, программа показывает форму сопоставления, где каждой колонке файла назначается реквизит справочника (наименование, артикул, единица, цена). После сверки колонок товары создаются пачкой.

Порядок при загрузке из файла:

1. Подготовьте в Excel таблицу: по строке на товар, колонки — наименование, артикул, единица, вид номенклатуры.
2. В списке номенклатуры найдите команду загрузки из внешнего файла (в командной панели списка или в меню Еще).
3. Вставьте скопированную из Excel таблицу в форму загрузки.
4. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С — это главный шаг, от него зависит, куда лягут данные.
5. Проверьте предупреждения о дублях и незаполненных обязательных полях, затем запустите создание.

Уже заведённым товарам массово меняют реквизиты через групповое изменение реквизитов — это стандартный механизм платформы. Выделите в списке нужные товары (или всю группу), в меню Еще выберите групповое изменение, укажите реквизит и новое значение. Так за один проход проставляют, например, ставку НДС или единицу измерения целой группе.

После массовой загрузки пройдитесь по результату: откройте список, отсортируйте по дате создания и проверьте десяток случайных карточек — верно ли встал вид номенклатуры, единица и ставка НДС. Дешевле поправить правило сопоставления и перезагрузить, чем ловить ошибку через месяц в отчёте по остаткам.

Если номенклатуру нужно регулярно получать от поставщика в его кодировке, настройте сопоставление через номенклатуру поставщиков — тогда при загрузке прайса артикулы поставщика автоматически свяжутся с вашими карточками.

Частые вопросы