Справочник номенклатуры в 1С: от первой карточки товара до загрузки прайса из Excel

Справочник номенклатуры в 1С Бухгалтерии 3.0 открывается через Справочники → Номенклатура. Чтобы завести новую позицию, нажмите Создать, выберите вид номенклатуры (товар или услуга), укажите наименование, единицу измерения и ставку НДС — этого достаточно, чтобы позиция подставлялась в документы. В «Управлении торговлей» 11 справочник лежит в разделе НСИ, набор полей шире: там отдельно настраиваются виды, характеристики и упаковки.

Номенклатура — это общий справочник для всего, что организация покупает, производит и продаёт: товаров, материалов, продукции, работ и услуг. От того, как заведена карточка, зависит, правильно ли встанут счета учёта, подтянется ли ставка НДС и попадёт ли позиция в нужный отчёт. Поэтому порядок заполнения важнее скорости.

Ниже — как устроен справочник, как создать карточку вручную и как загрузить сразу весь прайс из Excel, не набивая сотни строк руками.

Как устроен справочник и зачем нужны виды номенклатуры

Перед вводом позиций справочник стоит разметить, иначе через полгода в нём будет каша из тысячи строк без структуры.

Два инструмента наведения порядка:

• 📁 Группы (папки) — визуальная иерархия: «Товары», «Материалы», «Услуги», внутри — по категориям. Группа ни на что в учёте не влияет, это только удобство поиска. Создаётся кнопкой Создать группу.
• 🏷️ Виды номенклатуры — справочник-настройка, который задаёт поведение карточек: какой тип (товар, услуга, работа, тара), какие счета учёта, нужны ли характеристики, подлежит ли позиция маркировке. В БП 3.0 виды лежат в Справочники → Номенклатура → Виды номенклатуры (ссылка в верхней части списка).

Разница принципиальная. Группа — это папка для глаз, вид номенклатуры — это правила для программы. Две позиции в одной папке могут иметь разные виды, и наоборот.

Типовые виды, которые уже заведены в чистой базе: «Товары», «Услуги», «Материалы», «Продукция». Для старта их хватает. Новый вид создают, когда у группы товаров своя логика — например, маркируемая обувь или импортные товары с номерами ГТД.

Создание карточки товара: пошаговый порядок

Разберём ввод одной позиции в БП 3.0. Путь: Справочники → Номенклатура → Создать.

1. Вид номенклатуры. Первое поле наверху. Выбор вида сразу определяет счета учёта и ставку НДС по умолчанию. Для обычного товара — «Товары».
2. Наименование. Короткое рабочее имя для поиска и подбора в документах (например, «Кабель ВВГ 3х1.5»). Его видят продавцы и кладовщики.
3. Наименование полное. Официальное название для печатных форм — счёта, накладной, УПД. Может совпадать с кратким, но чаще длиннее и с ГОСТом.
4. Артикул. Код производителя или внутренний. Не обязателен, но ускоряет поиск и нужен для штрихкодирования.
5. Единица измерения. Подставляется из классификатора ОКЕИ: штука, кг, метр, упаковка. Если нужной единицы нет — её добавляют из классификатора по кнопке в поле.
6. % НДС. Ставка по умолчанию при продаже и покупке. Подтягивается из вида номенклатуры, но её можно переопределить в карточке.
7. Счета учёта. В БП 3.0 они не хранятся в самой карточке, а определяются регистром Счета учёта номенклатуры. Для типового товара счёт 41.01 подставится автоматически по виду номенклатуры.

После заполнения — Записать и закрыть. Позиция готова, она появится в подборе при создании поступления или реализации.

Пути к справочнику в разных конфигурациях различаются:

Единицы измерения, характеристики и дополнительные реквизиты

Базовой карточки хватает для простого товара. Сложные позиции требуют дополнительных настроек.

Несколько единиц измерения. Товар приходит коробками, а продаётся штуками. В УТ 11 и УНФ для этого заводят упаковки: базовая единица «шт», дополнительная «коробка = 12 шт». В БП 3.0 механизм упаковок проще — обычно используют одну единицу и пересчитывают вручную при оприходовании.

Характеристики номенклатуры. Один товар в разных вариантах: футболка размеров S–XL и трёх цветов. Чтобы не плодить 12 карточек, включают характеристики:

• в УТ 11 — в настройках вида номенклатуры галочка «Использовать характеристики»;
• в БП 3.0 — через Администрирование → Функциональность → Запасы, затем характеристики появляются ссылкой в карточке.

После включения в документах вместе с номенклатурой выбирается и характеристика, а учёт остатков ведётся в разрезе цвет/размер.

Дополнительные реквизиты. Если штатных полей мало — страна производителя, бренд, сезон, — их добавляют через механизм дополнительных реквизитов (Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения). Поле появится в карточке и по нему можно будет фильтровать список.

Счета учёта: откуда берутся и как их настроить

В Бухгалтерии 3.0 счёт учёта не хранится в самой карточке — это частая причина недоумения новичков. Счета определяет отдельный регистр сведений Счета учёта номенклатуры (ссылка в списке номенклатуры или Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры).

Логика работы — от общего к частному. Программа подбирает счёт по набору условий: организация, склад, вид или конкретная позиция номенклатуры, тип счёта (при поступлении, при реализации, НДС).

В чистой базе уже есть общее правило: для всей номенклатуры по умолчанию товар учитывается на счёте 41.01. Если нужно иначе — добавляют строку с более узким условием:

• 🧱 материалы — счёт 10.01, задают для вида «Материалы»;
• 🏭 готовая продукция — счёт 43 для вида «Продукция»;
• 📦 товары на отдельном складе или по отдельной группе — своя строка регистра.

Частное правило всегда перекрывает общее. Поэтому не нужно прописывать счёт каждой карточке — достаточно настроить правило для вида или группы, и все новые позиции получат корректный счёт автоматически.

Штрихкоды и маркировка в карточке номенклатуры

Штрихкод привязывается к карточке и позволяет подбирать товар сканером на кассе и при приёмке.

Как добавить штрихкод в БП 3.0 и УТ 11:

1. Откройте карточку номенклатуры.
2. Перейдите по ссылке Штрихкоды (в верхней командной панели карточки или в разделе «Еще»).
3. Нажмите Создать, выберите единицу измерения и характеристику, если они есть.
4. Введите код вручную или считайте сканером в поле — курсор должен стоять в строке штрихкода.
5. Для товара без заводского кода нажмите генерацию внутреннего штрихкода (Новый штрихкод EAN13) — программа выдаст уникальный код.

К одной позиции можно привязать несколько штрихкодов: заводской и собственный, по одному на каждую упаковку.

Маркируемые товары (обувь, одежда, табак, молочная продукция, вода и другие группы «Честного знака») требуют отдельной настройки. В карточке или в виде номенклатуры указывают:

• 📦 признак, что товар подлежит обязательной маркировке;
• 🔢 код ТН ВЭД и товарную группу «Честного знака».

После этого при приёмке и продаже программа будет требовать сканирование кодов Data Matrix и формировать документы оборота маркированного товара. Подробная настройка маркировки — отдельная большая тема; здесь важно запомнить, что начинается она именно с правильно размеченной карточки.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Набивать сотни позиций руками не нужно — прайс загружается из таблицы.

Подготовьте файл Excel так, чтобы каждая колонка была одним реквизитом:

• наименование;
• артикул;
• единица измерения;
• ставка НДС;
• цена (если нужно одновременно загрузить цены).

Шапку (названия колонок) оставьте в первой строке — её при загрузке пропускают.

Способы загрузки зависят от конфигурации:

Управление торговлей 11, УНФ, Розница. В список номенклатуры встроена загрузка из файла. Открываете форму загрузки, указываете файл Excel, сопоставляете колонки таблицы с реквизитами справочника, запускаете. Программа покажет, какие строки создадутся как новые, а какие совпадут с существующими по артикулу или наименованию.

Бухгалтерия 3.0. Отдельной типовой кнопки «Загрузить из Excel » в справочнике номенклатуры нет. Рабочие варианты:

1. 📋 Копирование в документ. При создании поступления или установки цен откройте табличную часть, скопируйте диапазон из Excel и вставьте через буфер. Новые позиции программа предложит создать автоматически. Способ быстрый, но без контроля единиц и НДС — их придётся проверить после.
2. ⚙️ Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа». Загружается из состава ИТС, работает с любым справочником: указываете файл, вручную задаёте соответствие колонок полям, запускаете. Это самый гибкий путь для разового переноса большого прайса.

После загрузки обязательно проверьте: совпали ли единицы измерения, правильно ли встали ставки НДС, не задвоились ли позиции, которые уже были в базе.

Частые ошибки при вводе номенклатуры

Проблемы с номенклатурой почти всегда всплывают не сразу, а в отчётах и при продаже. Вот что ломается чаще всего.

Дубли одной позиции. Один и тот же товар заведён дважды — руками и при загрузке, или двумя сотрудниками. Остатки «размазываются» по двум карточкам. Лечится объединением карточек через обработку поиска и удаления дублей (Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей): отметьте дубли, укажите главную позицию, остальные пометятся на удаление с заменой во всех документах.

Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар — в итоге программа требует склад и количество, а на счёте 41 висит то, чего нет на складе. Проверьте вид в карточке; если по позиции уже есть движения, вид меняют осторожно и перепроводят документы.

Единица измерения не из классификатора. Если единицу вписали текстом мимо ОКЕИ, она не подтянется в декларацию по НДС и в маркировку. Всегда выбирайте единицу из классификатора, а не печатайте вручную.

Пустое полное наименование. В печатных формах выводится краткое рабочее имя вроде «Кабель 3х1.5» вместо официального названия. Для документов, которые уходят контрагенту, заполняйте полное наименование.

Характеристики включили зря. По товару без вариантов включили учёт характеристик — теперь при каждом подборе программа требует выбрать характеристику. Планируйте характеристики заранее, отключить их после движений штатно нельзя.