Заводим новый товар в справочник номенклатуры 1С

Новый товар заводится в справочнике номенклатуры. Нажимаете Создать, заполняете карточку — наименование, вид, единицу измерения, ставку НДС и счета учёта — и записываете. После этого товар доступен в поступлениях, реализациях и остатках.

Где открыть справочник в популярных конфигурациях:

Это минимум. На практике карточку приходится настраивать дальше: добавлять характеристики (размер, цвет), штрихкоды, цены, иногда признак маркировки. Ниже — полный порядок: что заполнять обязательно, что по ситуации, как завести сразу сотню позиций из Excel и на чём чаще всего спотыкаются при вводе.

Сначала определитесь, что именно заводите — от этого зависят счета учёта и набор полей:

С чего начать: справочник и его настройки

Прежде чем массово заводить позиции, включите нужные возможности — потом переделывать карточки дольше.

Откройте Главное → Функциональность (в УТ — НСИ и администрирование → Настройка номенклатуры). Здесь включаются опции, которые добавляют в карточку новые поля:

• 🔹 Характеристики — если один товар бывает в разных размерах или цветах.
• 🔹 Несколько складов и ордерная схема — влияют на то, как товар списывается.
• 🔹 Несколько типов цен — чтобы хранить и розничную, и оптовую цену.
• 🔹 Серии и учёт по ГТД/прослеживаемость — для импорта и подлежащих прослеживанию групп.

Продумайте структуру групп (папок) справочника заранее: по видам товара, по поставщикам или по назначению. Переносить тысячи позиций между группами задним числом — долго и чревато потерей связей, поэтому дерево групп лучше задать до загрузки.

Создание карточки нового товара по шагам

Самый частый вопрос — какие поля обязательны, а какие можно пропустить. Обязательных немного:

1. Откройте список номенклатуры и нажмите Создать.
2. Наименование — рабочее, по которому вы ищете товар в программе. Отдельно есть поле для полного наименования, которое попадёт в печатные формы (счёт, УПД).
3. Вид номенклатуры — товар, услуга или материал. В «Бухгалтерии» это переключатель в карточке, в «Управлении торговлей» — ссылка на справочник видов номенклатуры, который задаёт сразу набор характеристик и шаблон.
4. Единица измерения — выбирается из классификатора (ОКЕИ): штука, килограмм, метр. Для весового и штучного товара единицы разные, не путайте.
5. Ставка НДС — 20%, 10%, 0%, «Без НДС» или «Не облагается». Ставка подставляется в документы автоматически, поэтому ошибка здесь тянется в книгу продаж .
6. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

После записи товар уже можно принять к учёту. Но перед первым массовым вводом проверьте себя по короткому списку:

Единицы измерения, счета учёта и налоги

Эти три реквизита определяют, как товар встанет в проводки и отчётность.

Счета учёта в «Бухгалтерии» хранятся не в самой карточке, а в отдельном регистре — Справочники → Номенклатура → Счета учёта (или по ссылке из карточки). Правило удобно задать не на один товар, а на всю группу или вид: тогда новые позиции внутри группы получат счета автоматически. Для товаров это обычно 41.01 (товары на складах), 90.01.1 (выручка), 90.02.1 (себестоимость), 90.03 (НДС).

Для материалов счёт 10 раскрывается по субсчетам (10.01 — сырьё, 10.04 — тара, 10.09 — инвентарь), для услуг склад не нужен вовсе — достаточно счёта доходов. Поэтому ошибка в виде номенклатуры сразу тянет за собой неверный счёт учёта.

Единица измерения. В «Бухгалтерии» хранится единица остатков. В «Управлении торговлей» можно завести упаковки: хранить в штуках, а закупать коробками по 12 — программа пересчитает. Если единица в карточке не совпадёт с единицей в накладной поставщика, при проведении поступления придётся пересчитывать количество вручную.

Единицу берите из классификатора ОКЕИ, а не вписывайте произвольным текстом: код единицы попадает в УПД и в документы прослеживаемости, и произвольное «упак.» там не пройдёт форматный контроль.

Ставка НДС и дополнительные налоговые поля. Кроме ставки, для прослеживаемых и импортных товаров заполняются страна происхождения и признак прослеживаемости. Номер таможенной декларации (ГТД) указывается не в карточке, а в документе поступления — в карточке он не хранится.

Характеристики и дополнительные реквизиты

Характеристики нужны, когда один и тот же товар существует в вариантах: футболка размеров S–XXL, обои разных артикулов, краска по цветам. Заводить под каждый вариант отдельную карточку неудобно — остатки и аналитика расползаются.

Порядок такой:

1. Включите использование характеристик в настройках (см. первый раздел).
2. В «Управлении торговлей» характеристики привязаны к виду номенклатуры — укажите, что этот вид использует характеристики, и задайте, общие они для вида или свои у каждого товара.
3. В карточке товара откройте список характеристик и заведите значения: «Размер 42», «Цвет синий». Остатки и цены тогда считаются в разрезе характеристик.

Если вариантов немного и они не меняются (например, всего два исполнения), иногда проще завести две карточки — так понятнее кладовщику. Характеристики оправданы, когда вариантов десятки.

Рядом с характеристиками в торговых конфигурациях стоят серии — для товара с партиями, сроками годности или номерами. Серии включаются так же, как характеристики, но хранят не варианты исполнения, а конкретные партии: срок годности молока, номер партии лекарства. Не путайте одно с другим: цвет и размер — характеристика, срок годности и номер партии — серия.

Дополнительные реквизиты и сведения добавляются через Ещё → Изменить состав дополнительных реквизитов (механизм общий для типовых конфигураций). Так в карточку можно вынести, например, срок годности, бренд или ссылку на сайт поставщика, не меняя конфигурацию.

Цены: типы цен в «Бухгалтерии» и виды цен в торговых конфигурациях

Цена не хранится прямо в карточке — она задаётся документом, чтобы сохранялась история изменений. Терминология в конфигурациях разная, не смешивайте:

Общий порядок:

1. Заведите нужные типы (виды) цен: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная».
2. Создайте документ установки цен, подберите в него товары и впишите значения.
3. Проведите документ — теперь цена подставляется в реализацию и чеки автоматически.

Штрихкоды и признак маркировки

Штрихкод товара хранится в отдельном регистре и привязывается к карточке (а при наличии — к характеристике и упаковке). Варианты:

• 📷 Отсканировать заводской штрихкод сканером прямо в поле штрихкода карточки — программа запишет код как есть.
• 🔢 Сгенерировать внутренний штрихкод, если на товаре его нет, — для печати собственных этикеток.

Один товар может иметь несколько штрихкодов (разные упаковки, старый и новый код поставщика) — все они будут вести на одну карточку при сканировании на кассе или приёмке.

Маркировка (Честный знак, ГИС МТ) — это не поле в карточке, а отдельная подсистема. Чтобы товар считался маркируемым, в настройках включается учёт маркируемой продукции и интеграция с ИС МП, а в карточке (или у вида номенклатуры) указывается, что позиция подлежит обязательной маркировке по своей товарной группе. Сам оборот кодов маркировки идёт уже через документы, а не через справочник. Если тему маркировки надо разобрать подробно — это отдельный большой блок настроек, выходящий за рамки создания обычной карточки.

Массовый ввод и загрузка номенклатуры из Excel

Заводить сотни позиций руками не нужно. В типовых конфигурациях есть механизм загрузки данных из файла (из состава библиотеки стандартных подсистем). Вызывается он из списка номенклатуры — командой загрузки в панели или в меню Ещё.

Порядок загрузки из Excel:

1. Подготовьте таблицу: отдельные столбцы под наименование, артикул, единицу, ставку НДС, цену, штрихкод.
2. В обработке загрузки скопируйте данные из Excel или укажите файл.
3. Сопоставьте столбцы файла с реквизитами 1С — это ключевой шаг: программа должна понять, где наименование, а где штрихкод.
4. Для новых позиций программа предложит их создать; для уже существующих — обновит реквизиты.
5. Проверьте результат загрузки и запишите.

Отдельно про артикул: его стоит заполнять сразу при загрузке. По артикулу удобно искать товар при подборе в документы и сверять позиции с прайсом поставщика. Если артикулы у поставщика стабильные, именно по ним проще всего сопоставлять строки при повторной загрузке обновлённого прайса — программа обновит цену и остаток существующей карточки, а не создаст дубль.

Если номенклатуру нужно перенести из другой базы 1С, вместо Excel используйте выгрузку и загрузку через стандартный обмен или план обмена — так сохранятся внутренние ссылки и коды, а не только названия. Простая перегонка через Excel названия сохранит, а связи с документами в старой базе — нет.

Типичные ошибки при создании номенклатуры

Ошибки ввода обычно всплывают позже — в проводках, остатках или отчётности. Самые частые:

• 🔸 Дубли. Один товар заводят дважды под чуть разными названиями, потому что не искали перед созданием. Остатки и обороты расползаются по двум карточкам. Лечится обработкой поиска и удаления дублей, но проще не плодить: сначала ищите, потом создавайте.
• 🔸 Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар — программа ждёт списания со склада, которого нет, и документы не проводятся.
• 🔸 Единица не из ОКЕИ. Произвольная единица (вроде «упак.») вместо кода классификатора вызывает ошибки в УПД и прослеживаемости.
• 🔸 Характеристики включили после ввода остатков. Остатки числятся на товаре «без характеристики», а продажи идут с характеристикой — получаются отрицательные остатки. Характеристики задавайте до начала движения товара.
• 🔸 Пустые счета учёта. Если для организации не задано правило, при проведении документа программа ругается, что не определён счёт.

Частые вопросы