Возврат материалов поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0: до и после оприходования

Чтобы вернуть материалы поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте документ поступления и создайте на его основании документ «Возврат товаров поставщику» (журнал Покупки → Возвраты поставщикам). Программа спишет материалы со счёта 10 и уменьшит долг перед поставщиком на счёте 60. Это путь для материалов, которые уже приняты к учёту.

Если брак обнаружили прямо при приёмке и материалы на склад не брали, возврат оформлять не нужно. Достаточно оприходовать только принятое количество, а забракованное учесть за балансом. Выбор способа зависит от одного вопроса: успели ли материалы попасть на счёт 10.

Подготовка: что проверить перед возвратом материалов

Перед тем как оформлять возврат, выясните три вещи. От них зависит, какой документ выбрать и что будет с НДС.

• 📦 Остаток на складе. Возвращать можно только то, что числится на складе на дату возврата. Если материалы уже ушли в производство требованием-накладной, сначала нужно вернуть их на склад.
• 🧾 Принят ли НДС к вычету. Посмотрите, есть ли запись в книге покупок по этому поступлению. От этого зависит, будет ли восстановление налога.
• 📅 Закрыт ли период. Если месяц поступления уже закрыт и сдана отчётность, править старый документ нельзя. Возврат оформляют текущей датой.

Ещё один момент — основание возврата. Для бухгалтерии нужен документ: акт о расхождении при приёмке, претензия по качеству, соглашение о возврате. Без него налоговая может не принять корректировку НДС.

Возврат материалов до оприходования на склад

Сценарий типичный: машина пришла, при разгрузке нашли брак или пересорт. Часть партии кладовщик не принял, водитель увёз её обратно.

Как отразить в 1С

1. Откройте документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид «Товары».
2. В табличной части укажите только фактически принятое количество.
3. Расхождение зафиксируйте актом о приёмке. Обычно используют унифицированную форму ТОРГ-2 или свою форму, утверждённую в учётной политике.
4. Счёт-фактуру поставщика регистрируйте в той сумме, которую он выставил. Если он выставил на всю партию, а приняли меньше, поставщик выписывает корректировочный счёт-фактуру на непринятую часть.

Если поступление уже провели на всю партию

Бывает, что оператор провёл накладную целиком, не дождавшись акта приёмки. Если месяц открыт и отчётность не сдана, проще всего исправить сам документ поступления: уменьшить количество и перепровести. Отдельный возврат здесь создаёт лишние движения и путаницу в книге покупок.

Если по этому поступлению уже есть требования-накладные или реализации, сначала проверьте остаток — иначе после перепроведения склад «уйдёт в минус».

Возврат ранее оприходованных материалов поставщику

Это основной случай. Материалы лежат на складе, учтены на счёте 10.01, и вы договорились с поставщиком о возврате.

Пошагово в БП 3.0

1. Откройте исходное поступление материалов. Через кнопку Создать на основании выберите «Возврат товаров поставщику».
2. Программа заполнит контрагента, договор, склад и ссылку на документ поступления. Вид операции оставьте «Покупка, комиссия».
3. На вкладке «Товары» удалите строки, которые не возвращаете. В оставшихся поставьте возвращаемое количество.
4. Проверьте колонку счёта учёта: для материалов это обычно 10.01, для запчастей 10.05, для топлива 10.03. Счёт должен совпадать с тем, на котором материал оприходован.
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой ДтКт.
6. Распечатайте накладную на возврат (ТОРГ-12 или УПД) — её подписывает поставщик при получении.

Создавать возврат на основании поступления удобнее, чем с нуля. Цены и ставки НДС подтянутся из исходного документа, и не придётся их сверять вручную.

Какие проводки сформируются

Пример. Получено 100 листов фанеры по 1 200 ₽ без НДС, итого 120 000 ₽ плюс НДС 20% — 24 000 ₽. Возвращаем 20 листов.

Итого долг перед поставщиком уменьшится на 28 800 ₽. Если вы уже оплатили всю партию, на счёте 60 появится переплата — её поставщик вернёт деньгами или зачтёт в следующую поставку.

Какие бумаги передать поставщику

Возврат — это обратная поставка, поэтому комплект документов почти такой же, как при обычной отгрузке:

• накладная на возврат или УПД со статусом «2» — печатается из документа возврата;
• акт или претензия, на основании которых материалы возвращают (брак, пересорт, договорённость);
• транспортная накладная, если везёте сами или нанимаете перевозчика.

Если работаете с поставщиком через ЭДО, отправьте накладную на возврат из той же формы документа. Подпись поставщика на ней подтверждает, что материалы он получил, и это основание для корректировочного счёта-фактуры.

Если материалы уже переданы в производство

Вернуть поставщику материал со счёта 20 или 25 нельзя. Сначала верните его на склад:

• если требование-накладная проведена в текущем открытом месяце — уменьшите в ней количество;
• если месяц закрыт — оформите возврат из производства на склад в текущем периоде (новым документом с теми же счетами, но обратным направлением, либо ручной операцией Дт 10.01 Кт 20.01).

После этого остаток на складе появится, и «Возврат товаров поставщику» проведётся.

НДС и счета-фактуры при возврате материалов

Покупатель-плательщик НДС при возврате счёт-фактуру не выставляет. Корректировочный счёт-фактуру на возвращённую часть выставляет поставщик — и неважно, приняли вы материалы к учёту или нет.

Порядок в 1С

1. Получите от поставщика корректировочный счёт-фактуру (или УКД).
2. Зарегистрируйте его в 1С на основании документа возврата. Внизу формы возврата есть ссылка на ввод счёта-фактуры — по ней откроется форма регистрации полученного документа.
3. Укажите номер и дату корректировочного документа поставщика.
4. Если НДС по поступлению уже принят к вычету, восстановленная сумма попадёт в книгу продаж того квартала, в котором получен корректировочный документ.

Когда НДС восстанавливать не нужно

• поступление было без НДС (поставщик на УСН или освобождении);
• вычет по поступлению ещё не заявлен — тогда вы просто уменьшаете сумму будущего вычета;
• вы сами применяете УСН: НДС в стоимости материалов, восстанавливать нечего, но учтите возврат в книге доходов и расходов, если стоимость материалов уже включили в расходы.

Исправление ошибок прошлого периода

Отдельная история — когда возврата фактически нет, а количество или цена в поступлении были неверными. Например, поставщик ошибся в накладной, а вы заметили через два месяца.

Возврат или корректировка: как различить

Документ находится в Покупки → Корректировка поступления. Его тоже удобно создавать на основании исходного поступления.

Почему нельзя просто поправить старый документ

Если период закрыт, после правки «старой» накладной поедет себестоимость, закрытие месяца и уже сданная отчётность. Правило из ПБУ 22/2010 простое: несущественная ошибка прошлого года исправляется записями в текущем периоде с отнесением на прочие доходы и расходы.

Вариант со сторно, если типовой документ не подходит:

1. Создайте Операции → Операции, введенные вручную текущей датой.
2. Введите проводку Дт 10.01 Кт 60.01 на ошибочную сумму со знаком минус.
3. В субконто укажите тот же склад, номенклатуру, контрагента и договор, что и в исходном поступлении.

Ручная операция не двигает регистры НДС и книгу покупок — налоговую часть всё равно придётся оформлять корректировочным документом.

Массовые возвраты: как ускорить оформление

Когда возвращаете несколько позиций по нескольким поставкам, ручное заполнение отнимает время. Что реально помогает в БП 3.0:

• 🔗 Ввод на основании. Один возврат на одно поступление: строки, цены и НДС подтягиваются автоматически. Лишнее удаляете.
• 📋 Подбор. Если возврат собирает материалы из разных поставок одного поставщика, создайте документ из журнала и заполните вкладку кнопкой Подбор — она показывает остатки на выбранном складе.
• 📥 Загрузка из файла. Когда поставщик прислал список на возврат в Excel, его можно загрузить в табличную часть командой загрузки из меню Ещё.
• 🔄 Групповое перепроведение (Операции → Закрытие периода → Групповое перепроведение документов) — после массовых правок задним числом, чтобы восстановить последовательность.

Для контроля после серии возвратов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с разворотом по договорам и акт сверки с поставщиком. Сальдо должно совпасть с его данными до копейки.

Ошибки при возврате материалов и как их устранить

Частые вопросы