Возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику в 1С 8.3

Излишне удержанный НДФЛ возвращают работнику только безналичным перечислением на его счёт — из кассы наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). В 1С 8.3 для этого есть отдельный документ Возврат НДФЛ: в 1С:ЗУП он лежит в разделе Налоги и взносы, в 1С:Бухгалтерии — в разделе Зарплата и кадры. Сам возврат делают за счёт предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет, а у работодателя есть три месяца с даты заявления сотрудника.

Ниже — когда переплата возникает, что проверить перед возвратом, как провести документ , выплатить деньги и показать операцию в 6-НДФЛ. Пути меню даны для актуальных релизов ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»).

Когда возникает переплата и её надо вернуть

Излишне удержанный налог — это не ошибка расчётчика в чистом виде, а любая ситуация, где с дохода удержали больше, чем следовало. Самые частые случаи:

• 💼 Вычет предоставили задним числом. Работник принёс уведомление на имущественный вычет или заявление на детский вычет в середине года — налог за предыдущие месяцы надо пересчитать.
• 👶 Опоздали документы на стандартный вычет. Свидетельство о рождении, справка об обучении ребёнка поступили позже, чем начались выплаты.
• 🌍 Сотрудник стал налоговым резидентом. Ставка 30% пересчитывается на 13% (15%), разница подлежит возврату — но по итогам года её возвращает ИФНС, а не работодатель.
• ✏️ Техническая ошибка в учёте. Неверно указали статус дохода, задвоили начисление, ошиблись в сумме вычета.

Простой пример. Сотруднику с одним ребёнком с января по март не применяли стандартный вычет 1 400 ₽ в месяц, потому что заявление и свидетельство о рождении принесли только в апреле. Вычет за три месяца — 4 200 ₽, излишне удержанный налог — 4 200 × 13% = 546 ₽. Эту сумму и нужно вернуть: часть зачтётся при пересчёте текущего месяца, а остаток оформляется документом возврата.

Прежде чем оформлять возврат, убедитесь, что переплата реальна, а не следствие незакрытого месяца или неоплаченной ведомости. Иначе вы вернёте налог, который программа тут же доудержит при следующем расчёте.

Закон требует ещё одного шага до возврата: в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили излишнее удержание, нужно письменно сообщить об этом работнику (п. 1 ст. 231 НК РФ). Форма уведомления свободная.

Что проверить и настроить перед возвратом

Отдельных глобальных настроек под возврат в 1С нет — работает стандартный блок учёта НДФЛ. Но перед проведением документа стоит проверить несколько вещей, иначе сумма переплаты посчитается неверно.

1. Пересчитайте налог. Внесите запоздавший вычет или исправьте ошибку в исходном документе (начисление зарплаты, ввод данных о вычетах). После перепроведения в учёте НДФЛ появится отрицательная сумма исчисленного налога — это и есть переплата. Отрицательное значение означает, что ранее удержали больше, чем теперь полагается с нарастающего итога доходов.
2. Проверьте статус налогоплательщика. В карточке сотрудника в блоке Налог на доходы убедитесь, что статус (резидент / нерезидент) и применяемые вычеты указаны верно и с нужной даты.
3. Сверьте удержанный и перечисленный налог. Возврат оформляют именно по излишне удержанному налогу. Если налог начислен, но ещё не удержан, возвращать нечего — достаточно пересчёта.
4. Убедитесь, что есть из чего возвращать. Возврат идёт за счёт предстоящих удержаний НДФЛ — как у этого работника, так и у остальных. Если ближайших платежей в бюджет не хватает, деньги придётся запрашивать в ИФНС (об этом ниже).

Заявление от работника — обязательное основание. В нём указывают сумму и банковские реквизиты счёта, куда перечислить деньги. Без заявления возврат оформлять нельзя: налоговый агент не вправе вернуть налог по своей инициативе или выдать его на любой другой счёт. Карточный счёт работника, на который приходит зарплата, тоже подойдёт — но реквизиты всё равно должны быть в заявлении.

Как оформить документ «Возврат НДФЛ»

Когда переплата подтверждена и заявление на руках, создаём документ. Путь к нему зависит от конфигурации:

В Бухгалтерии документ виден, только если в настройках учёта выбрано ведение расчёта зарплаты в этой же базе. Если зарплата считается в отдельной ЗУП и переносится синхронизацией, возврат оформляют в ЗУП.

1. Откройте журнал по пути из таблицы выше.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Месяц укажите месяц, в котором оформляете возврат, — как правило, текущий период расчёта.
4. Выберите Организацию и Сотрудника. Программа подтянет доступную к возврату сумму по этому работнику.
5. В табличной части строка с суммой переплаты заполнится автоматически по данным пересчёта. Проверьте, что сумма совпадает с заявлением.
6. Укажите Дату получения дохода и при необходимости уточните месяц налогового периода, за который возвращается налог.
7. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения документ уменьшает сумму НДФЛ к перечислению в бюджет: программа понимает, что часть удержанного налога надо не платить государству, а вернуть работнику.

Один документ Возврат НДФЛ оформляют на одного сотрудника и один период. Если возвращаете налог нескольким работникам — создайте отдельные документы на каждого.

Как выплатить возвращённый налог работнику

Проведённый документ Возврат НДФЛ — это ещё не выплата, а только фиксация обязательства. Деньги нужно перечислить отдельно.

1. Сформируйте ведомость на выплату. В ЗУП это Выплаты → Ведомость в банк (или Ведомость на счета); в Бухгалтерии — аналогичный документ в разделе зарплаты.
2. В поле Выплачивать выберите значение, относящееся к возврату налога (в списке появится строка по возврату НДФЛ), либо укажите сотрудника — программа предложит к выплате сумму возврата.
3. Проверьте, что в ведомость попала именно сумма возврата, а не зарплата за период.
4. Проведите ведомость и сформируйте на её основании платёжное поручение или списание с расчётного счёта.

Перечислять возврат можно только на банковский счёт работника из заявления. Выдать излишне удержанный НДФЛ наличными через кассу закон не разрешает (п. 1 ст. 231 НК РФ).

В назначении платежа при перечислении указывают, что это возврат излишне удержанного НДФЛ, — так проще сверяться при проверке и видно, что сумма не относится к зарплате. Сам возврат не является доходом работника: повторно облагать его налогом или показывать как начисление не нужно.

Срок возврата — три месяца со дня получения заявления. Если работодатель нарушит срок, на невозвращённую сумму начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ за каждый день просрочки. Проценты считаются автоматически в пользу работника, отдельного заявления на них не требуется.

Проводки по возврату в бухгалтерском учёте

Бухгалтерские проводки формируются в 1С:Бухгалтерии (в ЗУП бухучёта нет — оттуда данные передаются синхронизацией). Операция состоит из двух частей: уменьшение ранее удержанного налога и выплата денег.

Логика простая: сторнированием Дт 70 Кт 68.01 программа уменьшает долг организации перед бюджетом и одновременно восстанавливает задолженность перед работником. Проводкой Дт 70 Кт 51 эта задолженность гасится перечислением на счёт.

На сумму возврата уменьшается очередной платёж НДФЛ в бюджет. То есть отдельно «из своего кармана» работодатель не платит — он удерживает меньше со всех сотрудников и за счёт этого рассчитывается с тем, кому переплатил.

Если возврат попадает в следующий отчётный период, а не в тот, где возникла переплата, сторнирующая запись и выплата встанут на даты документов Возврат НДФЛ и ведомости соответственно. Поэтому дату документа возврата стоит ставить тем месяцем, в котором вы фактически перечисляете деньги, — так данные бухгалтерского учёта и налоговой отчётности совпадут по периодам.

Как возврат отражается в 6-НДФЛ и справке о доходах

Возвращённый налог обязательно показывают в расчёте 6-НДФЛ за период, в котором прошёл возврат.

• В Разделе 1 возврат попадает в отдельную строку, где указывается сумма налога, возвращённая налоговым агентом, с расшифровкой по срокам.
• Сумму к перечислению в бюджет уменьшают на величину возврата — программа делает это автоматически при заполнении расчёта.

1С заполняет эти строки сама на основании проведённого документа Возврат НДФЛ. Перед сдачей откройте Отчётность, справки → 6-НДФЛ, нажмите Заполнить и проверьте, что сумма возврата встала в нужную строку Раздела 1.

Работнику по его запросу выдают справку о доходах по действующей форме; возврат в ней отражается как уменьшение удержанного налога за соответствующий период.

Частые ошибки при возврате НДФЛ

• ❌ Вернули налог без заявления работника. Возврат без письменного заявления с реквизитами счёта неправомерен. Сначала — уведомление и заявление, потом документ.
• ❌ Выдали деньги из кассы. Возврат только на банковский счёт. Наличная выплата возврата НДФЛ нарушает п. 1 ст. 231 НК РФ.
• ❌ Оформили возврат вместо пересчёта. Если налог ещё не удержан (например, зарплата не выплачена), возвращать нечего — достаточно внести вычет и перепровести начисление.
• ❌ Забыли про предстоящие платежи. Возврат уменьшает очередной платёж НДФЛ в бюджет. Если не учесть это в платёжке, образуется переплата по налогу уже у организации.
• ❌ Пропустили трёхмесячный срок. После него на сумму возврата начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ — это прямой убыток работодателя.

Частые вопросы