Работа в 1С:Общепит: от техкарт до себестоимости блюд

Весь учёт в 1С:Общепит крутится вокруг одного документа — технологической карты. Пока в неё не внесена рецептура блюда с нормами закладки продуктов, программа не рассчитает ни калькуляцию, ни себестоимость, ни списание продуктов при продаже. Поэтому порядок настройки жёсткий: сначала справочники и номенклатура, затем техкарты, и только потом поступления, выпуск и реализация.

Разберём ведение заведения с нуля: как завести продукты и блюда, составить рецептуры, оприходовать товар , списать продукты в производство, продать блюда через кассу и закрыть месяц с реальной себестоимостью. Пути приведены для 1С:Общепит ред. 3 в интерфейсе «Такси»; в более ранней редакции названия разделов близкие.

Настройка: справочники, склады и виды номенклатуры

Первое, что заполняют в новой базе, — организацию, учётную политику, склады и структуру номенклатуры. Без складов не проведётся ни одна накладная, без корректных видов номенклатуры не соберётся рецептура.

В учётной политике сразу выбирают способ оценки стоимости списания продуктов (по средней или ФИФО) и систему налогообложения. Для небольших кафе на УСН и для ресторана на общей системе набор документов одинаковый, различается только расчёт налогов и наличие НДС в накладных.

Склады в общепите обычно делят по назначению:

• 🏬 Основной склад (кладовая) — где хранятся закупленные продукты.
• 🍳 Кухня (производство) — куда продукты передаются на приготовление.
• 🍽 Бар / буфет — если напитки и готовая продукция учитываются отдельно.

Ключевой момент — вид номенклатуры. В карточке каждой позиции указывается, что это:

• Продукт — ингредиент (мука, мясо, масло), из которого готовят.
• Блюдо — то, что продаётся гостю и имеет рецептуру.
• Полуфабрикат — промежуточный продукт (тесто, бульон, соус), который сначала готовят, а потом используют в других блюдах.
• Товар — то, что продают без приготовления (бутылка воды, снек).

Для каждого продукта сразу указывают единицу хранения и, если нужно, коэффициент пересчёта: закупаете в килограммах, а в рецептуре используете граммы. Это избавит от ошибок в закладке.

Технологические карты и калькуляция блюд

Технологическая карта (ТК) — это рецептура блюда в программе. В ней перечислены продукты и нормы их закладки, а на выходе получается готовая порция с рассчитанной себестоимостью.

Создаётся техкарта в разделе производства/номенклатуры по команде создания новой техкарты из карточки блюда. В ней заполняют:

1. Состав — список продуктов с нормой брутто (до обработки) и нетто (после чистки).
2. Процент потерь при холодной обработке (чистка, нарезка) и при горячей (ужарка, уварка).
3. Выход готового блюда в граммах на одну порцию.

Разница между брутто и нетто — это и есть потери на обработке. Например, при закладке 1000 г картофеля и потере 25% на чистке в блюдо попадёт 750 г. Программа считает это автоматически, если проценты заданы в карте.

На основании техкарты формируется калькуляционная карточка по форме ОП-1 — унифицированный документ, где видны продуктовый набор, цены и продажная стоимость блюда. Её можно вывести на печать для контролирующих органов.

Для сезонных рецептур и изменения цен техкарты версионируют: у карты есть дата начала действия, поэтому старые продажи считаются по старой рецептуре, а новые — по актуальной.

Отдельный случай — комплексные обеды и наборы. Их собирают как блюдо, в состав которого входят другие блюда и полуфабрикаты, а не только продукты. Тогда при продаже комплекса списываются продукты по всем вложенным рецептурам сразу, и считать каждую позицию вручную не нужно.

Поступление продуктов и складской учёт

Закупленные продукты вводят документом поступления (приходной накладной) в разделе склада или закупок. В шапке указывают поставщика, склад-получатель (обычно кладовую) и дату, в табличной части — продукты, количество, цену и ставку НДС.

Важные детали поступления:

• Учёт продуктов ведётся количественно-суммовой: программа хранит и остаток в граммах/килограммах, и его стоимость.
• Если поставщик меняет цену от партии к партии, себестоимость списания считается по выбранному в учётной политике методу — чаще по средней или ФИФО.
• К накладной привязывают счёт-фактуру, если работаете с НДС, — тогда входящий налог попадёт в книгу покупок.

После проведения поступления продукт появляется на остатках склада. Проверить их можно отчётом по остаткам товаров на складах: он покажет, сколько каждого продукта лежит в кладовой, на кухне и в баре.

Перемещение продуктов между складами (из кладовой на кухню) оформляют документом перемещения. Это нужно, если вы разделяете материальную ответственность кладовщика и повара: пока продукт не передан на кухню, он числится за кладовой.

Выпуск блюд и списание продуктов

Готовое блюдо появляется в программе не само — его нужно «выпустить». За это отвечает документ выпуска продукции (в некоторых редакциях — акт приготовления). Он делает две вещи одновременно:

1. Списывает продукты со склада кухни по нормам из техкарты.
2. Приходует готовые блюда (или полуфабрикаты) на склад.

То есть при выпуске 50 порций борща программа смотрит в техкарту, умножает нормы закладки на 50 и снимает с остатков нужное количество мяса, капусты, картофеля и свёклы.

Есть две схемы работы, и выбирать нужно до старта:

Когда у блюда меняется фактический расход (повар положил больше мяса), оформляют замену продуктов в выпуске или вводят акт проработки — тогда списание пойдёт по факту, а не по норме.

Полуфабрикаты усложняют цепочку, но работают по той же логике. Сначала выпускают, например, бульон: списывают кости и овощи, приходуют полуфабрикат «бульон» на склад. Потом выпускают суп: в его техкарте бульон стоит как ингредиент, и при выпуске супа списывается уже готовый бульон, а не исходные продукты. Такой двухуровневый учёт даёт точную себестоимость на каждом переделе и показывает, во сколько обходится сама заготовка.

Продажа блюд: касса и реализация

Продажи в общепите ведут двумя путями, и зависит это от того, есть ли у вас фронт-офис.

Через кассу (розница). Если заведение работает с чеками ККТ, продажи оформляют розничным документом — отчётом о розничных продажах или чеками. По итогам смены формируется сводный документ, который списывает проданные блюда (или продукты по техкарте) и отражает выручку. К кассе подключают фискальный регистратор.

Через реализацию (безнал, банкеты, обслуживание юрлиц). Продажу по договору оформляют документом реализации: он выставляет сумму покупателю, списывает блюда и формирует счёт-фактуру при необходимости.

Для контроля зала многие заведения используют отдельный фронт-офис (кассовую программу) и выгружают данные в 1С:Общепит пакетом за смену. Тогда официанты пробивают заказы в своей системе, а в учётную базу приходит итог: что продано и на какую сумму.

Отдельно учитывают блюда с модификаторами — когда к основному блюду идёт выбор гарнира или соуса. Каждый вариант должен быть заведён как номенклатура со своей техкартой, иначе списание пойдёт по общей норме и остаток конкретного гарнира «поплывёт». То же касается порций разного размера: половина порции и полная — это чаще две позиции с разным выходом, а не одно блюдо с коэффициентом.

Инвентаризация и контроль расхода продуктов

Нормы в техкартах — это план. Реальный расход всегда отличается: усушка, бой, порчи, отклонения при готовке. Сверяют план с фактом двумя инструментами.

Инвентаризация. Документ инвентаризации фиксирует фактические остатки продуктов на складе. Вы пересчитываете кладовую и кухню, вносите факт, а программа показывает отклонения:

• 🔻 Недостача — факта меньше, чем по учёту (списать на виновных или на расходы).
• 🔺 Излишки — факта больше (оприходовать).

По результатам проводят документы списания или оприходования, чтобы учётный остаток совпал с реальным.

Контрольный расчёт расхода продуктов. Это отчёт, который показывает, сколько продуктов должно было уйти по нормам на фактически проданное количество блюд. Сравнив его с реальным списанием, видно, где кухня «перерасходует» или, наоборот, недовкладывает.

Инвентаризацию в общепите обычно делают чаще, чем в обычной торговле, — раз в неделю или в конце каждой смены по дорогим позициям (мясо, рыба, алкоголь).

Закрытие месяца и себестоимость блюд

В конце периода считают реальную себестоимость и финансовый результат. Порядок действий:

1. Провести все поступления, выпуски и продажи за месяц — без пропусков и «висящих» черновиков.
2. Сделать инвентаризацию и провести корректировки по её итогам.
3. Запустить закрытие месяца (расчёт себестоимости).

При закрытии программа распределяет стоимость израсходованных продуктов на выпущенные блюда и рассчитывает фактическую себестоимость каждой порции. До этого в течение месяца себестоимость может быть предварительной (по средней на момент списания) — именно закрытие приводит её к факту.

Что смотреть после закрытия:

• Себестоимость и наценка по блюдам — не ушла ли продажная цена ниже себестоимости.
• Отчёт по движению продуктов (аналог ведомости ОП-14) — приход, расход и остаток по каждому продукту.
• Валовую прибыль — выручка минус себестоимость проданных блюд.

Напомним, что учёт запасов в общепите подчиняется ФСБУ 5/2019 «Запасы», а унифицированные формы (ОП-1, ОП-14 и другие) введены постановлением Госкомстата № 132 — на них и ориентированы печатные документы программы.

Частые вопросы