Договоры в 1С:Бухгалтерии: справочник, виды, взаиморасчёты

Договор в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это элемент справочника, подчинённого контрагенту. Он задаёт вид отношений (поставщик, покупатель, комиссия), валюту расчётов и срок оплаты, а главное — служит аналитикой на счетах расчётов 60, 62 и 76. От того, какой договор подставлен в документ, зависит, зачтётся ли аванс и правильно ли программа посчитает долг.

Быстрее всего завести договор прямо из карточки контрагента — по ссылке Договоры. Ниже разберём, как это сделать корректно, какой вид выбрать под конкретную сделку и как потом контролировать расчёты по каждому договору отдельно.

Где хранятся договоры и как завести новый

Справочник договоров подчинён справочнику Контрагенты: у каждого контрагента свой список. Открыть его можно двумя путями:

• из карточки контрагента — по ссылке или на вкладке Договоры;
• через раздел Справочники — пункт Договоры в группе расчётов с контрагентами (название группы в разных релизах может отличаться).

Первый способ удобнее: договор сразу привязывается к нужному контрагенту, не придётся выбирать его вручную.

При создании нового элемента заполните ключевые реквизиты:

1. Организация — своя компания, от имени которой заключён договор (если в базе их несколько).
2. Вид договора — определяет, в каких документах договор будет доступен (разберём в следующем разделе).
3. Номер и дата — реквизиты из бумажного договора. Нужны для печати и для пояснений при сверке.
4. Наименование — рабочее название для поиска в списках. Пишите так, чтобы отличать договоры одного контрагента: не «Договор», а «Поставка материалов №14» или «Аренда склада».
5. Срок оплаты — число дней, через которое оплата считается просроченной. Поле напрямую влияет на отчёты по задолженности.

Для договора в иностранной валюте отдельно указывается, в чём идут расчёты и платежи. Валюту договора менять задним числом нельзя, если по нему уже есть проведённые документы — программа пересчитает суммы и собьёт взаиморасчёты.

Какой вид договора выбрать

Вид договора — это не формальность. Он управляет тем, в какие документы попадёт договор и какие реквизиты станут доступны. Поставить договор «с покупателем» в документ поступления не получится — программа его просто не покажет в списке.

Основные виды в 1С:Бухгалтерии 3.0:

С одним контрагентом можно завести несколько договоров разных видов. Частый случай: вы и покупаете у контрагента, и продаёте ему — тогда нужны два отдельных договора, «с поставщиком» и «с покупателем». Сворачивать их в один нельзя: взаиморасчёты пойдут вразнобой.

Для аренды госимущества или покупки у иностранца в карточке есть признак налогового агента по НДС — при его установке программа будет формировать счета-фактуры налогового агента. Включайте его только если вы действительно агент по условиям сделки.

Как договор работает в документах покупки и продажи

Договор — обязательный реквизит почти всех документов расчётов. Поле Договор есть в документах Поступление (акты, накладные), Реализация (акты, накладные), Поступление на расчётный счёт, Списание с расчётного счёта, Платёжное поручение и других.

Логика подстановки такая:

1. В документе выбираете контрагента.
2. В поле Договор программа показывает только договоры подходящего вида. В документе реализации — договоры «с покупателем», в поступлении — «с поставщиком».
3. Если у контрагента по этому виду один договор, он подставится автоматически. Если несколько — выберите нужный вручную.

Чтобы договор подставлялся сам, задайте у контрагента основной договор — тогда новые документы будут брать его по умолчанию.

По умолчанию аванс зачитывается автоматически. В настройках расчётов документа реализации или поступления есть переключатель зачёта авансов: Автоматически, По документу и Не зачитывать. Режим По документу пригодится, когда по одному договору несколько платежей и нужно зачесть конкретный аванс, а не ранний по дате. Режим Не зачитывать оставляет аванс на счёте, если по условиям сделки он не идёт в оплату этой отгрузки.

На каждый документ договор влияет и через счета учёта. Для расчётов с покупателем это 62.01 (расчёты по отгрузке) и 62.02 (авансы полученные), для поставщика — 60.01 и 60.02. Программа подставляет их автоматически исходя из вида договора, но в документе их видно и при необходимости можно поправить.

Договор участвует и в учёте НДС. Когда поступает аванс от покупателя, программа формирует авансовый счёт-фактуру именно по тому договору, что указан в платеже. При отгрузке по этому же договору ранее начисленный НДС с аванса принимается к вычету. Если договоры в платеже и отгрузке разойдутся, помощник по учёту НДС не свяжет аванс с реализацией — и в книге покупок не окажется вычета по авансовому счёту-фактуре.

В назначении платежа платёжных документов тоже удобно ссылаться на номер и дату договора — это упрощает последующую сверку и разбор спорных сумм с контрагентом.

Контроль оплат и взаиморасчётов по договору

Договор — это разрез аналитики на счетах расчётов. Значит, остаток долга или аванса можно увидеть по каждому договору отдельно, не смешивая с другими сделками того же контрагента.

Базовый инструмент — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Выберите счёт 62 или 60, в настройках добавьте группировку по субконто Контрагенты и Договоры. Что показывают остатки:

• Дебет 62.01 — покупатель должен вам за отгрузку.
• Кредит 62.02 — вы получили аванс, но ещё не отгрузили.
• Кредит 60.01 — вы должны поставщику.
• Дебет 60.02 — вы заплатили аванс, поставки ещё не было.

Для наглядной картины долгов есть специализированные отчёты в разделах Покупки и Продажи (Задолженность поставщикам, Задолженность покупателей, Расчёты с контрагентами). Они строятся по тем же счетам, но сразу группируют суммы по контрагентам и договорам и показывают динамику. ОСВ удобнее, когда нужно быстро проверить сальдо, специализированный отчёт — когда разбираете долги по срокам.

Срок оплаты из карточки договора работает в отчётах по задолженности — он помогает отделить текущий долг от просроченного. Если срок не заполнен, программа посчитает долг, но не сможет показать, насколько он просрочен. Поэтому для договоров с отсрочкой платежа это поле стоит заполнять сразу при создании.

Для выверки с контрагентом используйте документ Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → Акты сверки расчётов). В нём указывается контрагент и договор, а программа подбирает движения по счетам расчётов. Распечатанный акт отправляют контрагенту на подпись.

Изменение условий: править договор или заводить новый

Отдельного документа «дополнительное соглашение» в 1С:Бухгалтерии нет — на учёт влияют только те реквизиты, что хранятся в карточке договора. Поэтому решение зависит от того, что именно поменялось.

Меняйте карточку действующего договора, если корректируете реквизиты, не влияющие на уже проведённые суммы: срок оплаты, тип цен на будущее, контактные данные. История проводок при этом не трогается.

Заводите новый договор, если:

• меняется валюта расчётов (менять её в старом договоре с движениями нельзя);
• стороны подписали принципиально новое соглашение, и расчёты нужно вести отдельно;
• нужно разделить учёт по этапам или объектам одной сделки.

Если прежний договор закрыт и расчёты по нему завершены, установите в карточке признак недействующего (Расторгнут/пометка на удаление запрещена при наличии движений) — это уберёт его из выбора в новых документах, не ломая историю.

Типичные ошибки при работе с договорами

Большинство проблем со взаиморасчётами упирается в неверно заполненный или перепутанный договор. Разберём, как они выглядят и что делать.

Отдельно про дубли. Если по одному контрагенту за годы накопилось несколько одинаковых договоров и часть документов «ушла» не в тот, свести их в один напрямую нельзя — сальдо посчитано по каждому отдельно. Корректный путь: определить правильный договор, перепровести документы с неверным договором на него, а пустой пометить на удаление.

Частые вопросы