Кассовые операции ИП в программе 1С

Наличные у предпринимателя в 1С:Бухгалтерии живут в разделе Банк и касса, на счёте 50.01. Приход оформляют приходным кассовым ордером (ПКО), расход — расходным (РКО). Это стандартная схема, и для ИП она работает так же, как для фирмы, но с двумя послаблениями.

Первое: по Указанию ЦБ № 3210-У предприниматель вправе не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые ордера, если учитывает доходы по правилам своего налогового режима. Второе: ИП не обязан устанавливать лимит остатка кассы — наличность в кассе может лежать в любой сумме. В 1С эти документы всё равно удобно заполнять — для порядка, для сверки и чтобы видеть реальный остаток.

И сразу разведём два понятия, которые часто путают. Операционная касса (счёт 50, ордера, кассовая книга) и онлайн-касса ККТ (54-ФЗ, Z-отчёт, закрытие смены ) — это разные вещи. Через ККТ ИП пробивает чеки покупателям, а в счёте 50 отражает движение наличных. Ниже — обе части.

Что настроить в 1С до первой операции

Пути в статье даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 (интерфейс «Такси»). В 1С:УНФ логика похожа, но названия разделов отличаются.

Проверьте карточку организации: Главное → Организации. У предпринимателя в поле вида должно стоять «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависит набор отчётов и то, что ИП не формирует бухгалтерский баланс.

Дальше — учётная политика и налоги: Главное → Налоги и отчёты. Здесь выбирают систему налогообложения (УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы», патент, ОСНО). Для кассы это важно: на УСН «доходы» выручку в кассу фиксируют на дату поступления денег.

Кассовые документы находятся в одном месте: Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Это общий журнал приходных и расходных ордеров — отсюда создают и ПКО, и РКО, и видят текущий остаток наличных.

Заодно загляните в справочник статей движения денежных средств (Банк и касса → Справочники и настройки → Статьи движения денежных средств). Каждому ордеру присваивают статью — это разрез для отчёта о движении денег. Если торгуете, пригодятся как минимум «Оплата от покупателей», «Выручка розничная», «Оплата поставщикам» и «Выплаты на личные нужды ИП». Один раз завели — дальше программа подставляет их сама по виду операции.

Приход наличных: приходный кассовый ордер

Приход денег в кассу оформляют документом Приходный кассовый ордер . Создаётся он из журнала Банк и касса → Касса → Кассовые документы кнопкой «Поступление».

Главное поле — вид операции. От него зависят проводки и состав реквизитов:

Заполняете сумму, контрагента (если он есть в операции) и статью движения денежных средств — последняя нужна для отчёта о движении денег. После проведения кнопкой «Провести и закрыть» ордер попадёт в журнал и увеличит остаток по счёту 50.01.

Выдача наличных и деньги под отчёт

Расход наличных оформляют Расходным кассовым ордером — кнопка «Выдача» в том же журнале кассовых документов.

Частые виды операций РКО:

• 💸 Выдача подотчётному лицу — деньги сотруднику на хознужды: Дт 71.01 Кт 50.01.
• 🧾 Оплата поставщику — наличными за товар или услугу: Дт 60.02 Кт 50.01 (аванс) либо Дт 60.01 Кт 50.01 (по накладной).
• 💼 Возврат покупателю — вернули деньги за товар: Дт 62.01 Кт 50.01.
• 🏦 Взнос наличными в банк — сдали выручку на расчётный счёт: Дт 51 Кт 50.01.

Отдельная история для ИП — деньги на личные нужды. Предприниматель вправе забирать наличные из кассы себе без ограничений: после уплаты налога это его собственные средства, повторно они не облагаются. В РКО для такой выдачи используют вид операции «Прочий расход» и свою статью движения денег — так личные изъятия не смешиваются с расходами бизнеса.

Если у предпринимателя есть наёмные работники и зарплату платят наличными, выдачу оформляют через ведомость на выплату, а затем РКО с видом «Выплата заработной платы по ведомостям»: Дт 70 Кт 50.01. Отдельным ордером на каждого сотрудника касса не разбивается — одной суммой по ведомости.

Приём оплаты картами: эквайринг

Когда покупатель платит картой через терминал, деньги в кассу не поступают — они идут на расчётный счёт через банк-эквайер, обычно за вычетом комиссии. В 1С это отражают в два шага.

Шаг 1. В день продажи — документ Операция по платёжной карте (Банк и касса → Касса → Операции по платёжным картам). Вид операции «Розничная выручка» даёт проводку Дт 57.03 Кт 90.01.1. Счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам» — это деньги в пути: карта пробита, но на счёт ещё не пришли.

Шаг 2. Когда банк перечислит деньги — в выписке создают Поступление на расчётный счёт с видом «Поступления от продаж по платёжным картам». Здесь указывают сумму зачисления и комиссию банка.

Пример. Выручка по картам за день — 100 000 ₽, комиссия эквайринга 1,8%. Банк удержит 1 800 ₽ и зачислит 98 200 ₽. Проводки:

• Дт 51 Кт 57.03 — 98 200 ₽ (пришло на счёт);
• Дт 91.02 Кт 57.03 — 1 800 ₽ (комиссия в прочие расходы).

После этого счёт 57.03 закроется в ноль — признак, что эквайринг разнесён верно.

Деньги по картам банк обычно зачисляет на следующий рабочий день, иногда день в день — зависит от договора эквайринга. Поэтому выручка карты и её зачисление на счёт почти всегда приходятся на разные даты: это нормально, именно для этого и нужен промежуточный счёт 57.03. Сумму зачисления и комиссию берут из банковской выписки, а не считают вручную.

Онлайн-касса и закрытие смены ККТ

Если ИП принимает оплату от физлиц, в большинстве случаев нужна онлайн-касса по 54-ФЗ. Чеки пробивают на кассовом аппарате; в конце рабочего дня на ККТ формируют отчёт о закрытии смены (бывший Z-отчёт). Смену по закону закрывают не позже чем через 24 часа после открытия.

Как выручка смены попадает в 1С — зависит от того, как вы торгуете:

1. Простой случай (услуги, разовые продажи). Общую сумму наличной выручки за день заводят приходным ордером с видом «Розничная выручка»: Дт 50.01 Кт 90.01.1. Безналичную часть — через операцию по платёжной карте.
2. Торговля с учётом товара. Итоги смены оформляют документом «Отчёт о розничных продажах» (Продажи → Розничные продажи → Отчёты о розничных продажах). Он разом показывает выручку, списывает проданный товар и разносит оплату наличными и картами.

Часть предпринимателей вправе не применять ККТ — например, на патенте по отдельным видам деятельности, при безналичных расчётах с юрлицами и ИП без предъявления карты, в отдалённых местностях из регионального перечня. Свой случай сверяйте с 54-ФЗ: список исключений узкий, и ошибка здесь дорого стоит.

Сверка кассы и кассовая книга

Кассовую книгу (форма КО-4) ИП вести не обязан, но в 1С она формируется автоматически из проведённых ордеров: Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Задаёте период — программа собирает все ПКО и РКО за день, считает остаток на начало и конец. Это удобный инструмент самопроверки, даже если распечатывать книгу вы не будете.

Что проверять при сверке наличных:

• остаток по счёту 50.01 не ушёл в минус ни на один день — отрицательная касса невозможна физически и всегда означает ошибку в документах;
• фактические деньги в ящике совпадают с остатком в программе;
• расхождение оформляют отдельно: излишек — приходным ордером (вид «Прочий приход»), недостачу — расходным (вид «Прочий расход»), чтобы остаток в 1С сошёлся с реальностью.

Инвентаризацию наличных ИП проводит на своё усмотрение — результат фиксируют актом (форма ИНВ-15 или свободной формы), а выявленную разницу проводят теми же ордерами.

Отчёты для контроля кассы

Проверить движение наличных помогают стандартные отчёты из раздела Отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 — сколько пришло, сколько ушло, остаток на дату. Первое, что открывают при сверке.
• Анализ счёта 50 — те же обороты в разрезе корреспондирующих счетов: сразу видно, откуда деньги приходили (62, 90, 51) и куда уходили (71, 60, 51).
• Карточка счёта 50 — построчный список всех операций, если нужно найти конкретный ордер.

Для эквайринга полезна оборотка по счёту 57.03: если на конце периода там остаток — значит, какая-то оплата картой пробита, но ещё не зачислена банком (или наоборот, зачисление не разнесено).

Частые вопросы