Кассовые операции в 1С:Бухгалтерии: от ПКО до кассовой книги

Касса в бухгалтерской программе — это счёт 50, а не фискальный аппарат (ККТ). Наличные деньги в сейфе организации учитываются на субсчёте 50.01, и каждое их движение оформляется одним из двух документов: приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным (РКО). Онлайн-касса пробивает чеки покупателю — это отдельная тема.

Все кассовые документы в 1С:Бухгалтерии 3.0 живут в разделе Банк и касса → Касса. Отсюда вводят ПКО и РКО, авансовые отчёты и формируют кассовую книгу. Разберём весь цикл по порядку: от настройки до инвентаризации и отчётов для проверки.

Инструкция для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»). В 1С:УТ и ERP логика та же, но кассовые документы там лежат в разделе Казначейство.

Счёт 50 и кассовые операции: что учитываем

На счёте 50 учитываются наличные рубли и денежные документы организации. Субсчета:

• 💵 50.01 — касса организации (наличные деньги в основной кассе);
• 🏪 50.02 — операционная касса (обособленные точки, магазины);
• 🎫 50.03 — денежные документы (почтовые марки, оплаченные билеты, путёвки).

Под кассовыми операциями понимают приём и выдачу наличных. Каждая операция — это первичный документ с подписями, а в программе ему соответствует ПКО (форма КО-1) или РКО (форма КО-2). В конце дня все ордера сводятся в кассовую книгу (форма КО-4).

Настройка кассы: лимит остатка и с чего начать

Отдельного справочника касс, как в 1С:УТ, в 1С:Бухгалтерии нет — касса привязана к организации. Поэтому специальной «настройки кассы» перед первым документом не требуется: достаточно, что в базе заведена организация.

Единственное, что стоит определить заранее, — лимит остатка наличных. Это максимальная сумма, которую можно держать в кассе на конец дня. Правила расчёта — в Указании Банка России № 3210-У.

Важные моменты по лимиту:

• 📏 лимит организация устанавливает сама своим приказом, по формуле из Указания 3210-У (исходя из выручки или объёма выдач);
• 🟢 субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать и хранить любую сумму;
• ⚠️ 1С:Бухгалтерия не контролирует превышение лимита автоматически — сумму на конец дня вы отслеживаете сами по кассовой книге.

Сверх лимита наличные держать можно только в дни выдачи зарплаты (обычно до 5 рабочих дней) и в выходные, если в эти дни ведутся кассовые операции.

Приход наличных: оформляем ПКО

Приходный кассовый ордер вводят на каждое поступление денег в кассу. Путь: Банк и касса → Касса → Кассовые документы, кнопка Поступление.

Порядок заполнения:

1. выберите вид операции — от него зависят проводки и набор полей;
2. укажите сумму, плательщика (контрагента или сотрудника) и основание в поле Основание;
3. при необходимости заполните Приложение — реквизиты подтверждающих документов;
4. проведите документ и распечатайте ордер (кнопка Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1)).

Основные виды операций ПКО и проводки:

Нумерация ПКО сквозная за год и присваивается автоматически. Менять номер вручную без необходимости не стоит — собьётся порядок в кассовой книге.

Выдача наличных: особенности РКО

Расходный кассовый ордер оформляют на любую выдачу денег из кассы. Путь тот же — Банк и касса → Касса → Кассовые документы, кнопка Выдача.

Самые частые виды операций РКО:

Нюансы, которые часто упускают:

• 🖊️ при выдаче под отчёт в основании указывайте, на что выдаются деньги, — это снимает вопросы при проверке авансового отчёта;
• 📋 для выплаты зарплаты РКО формируют из ведомости (Зарплата и кадры → Ведомости в кассу → Выплатить → Оплата через кассу), а не вручную — тогда сумма подтянется сама;
• 🚫 нельзя выдать наличные под отчёт, если за сотрудником уже числится незакрытый аванс по той же статье — закон этого прямого запрета больше не содержит, но перерасход контролируйте сами по счёту 71.

Выдачу зарплаты сразу нескольким сотрудникам оформляют одним РКО на общую сумму по ведомости, а не отдельными ордерами на каждого.

Отдельно стоят денежные документы — оплаченные билеты, марки, топливные карты. Они учитываются на субсчёте 50.03 и оформляются документами Поступление денежных документов и Выдача денежных документов в том же разделе Банк и касса → Касса → Денежные документы. В обычных ПКО и РКО они не участвуют.

Подотчётные деньги и авансовый отчёт

Выдали деньги под отчёт — РКО закрывает только выдачу. Чтобы списать расходы, сотрудник сдаёт авансовый отчёт: Банк и касса → Касса → Авансовые отчёты.

Срок сдачи авансового отчёта организация устанавливает сама приказом или в учётной политике (единого срока «три дня» в законе уже нет — его отменили вместе со старым порядком). Отсчитывают его от даты, на которую выданы деньги, или от возвращения из командировки.

В авансовом отчёте несколько вкладок:

• Авансы — подбираете РКО, которым выдавали деньги;
• Товары / Оплата / Прочее — расходы с документами (чеки, накладные, билеты);
• итог формы показывает остаток или перерасход.

Что происходит с проводками:

• расходы относятся на счёт затрат или ТМЦ (Дт 10, 26, 44 и т. п. Кт 71.01);
• остаток сотрудник возвращает в кассу — отдельным ПКО (Дт 50.01 Кт 71.01);
• перерасход организация возмещает сотруднику — РКО (Дт 71.01 Кт 50.01).

Контролировать долги подотчётников удобно по отчёту Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 в разделе Отчёты: дебетовое сальдо — сотрудник должен организации, кредитовое — организация ему.

Инвентаризация кассы: как сверить факт с учётом

Инвентаризацию кассы проводят перед годовой отчётностью, при смене кассира и внезапно по приказу руководителя. Задача — сверить фактический остаток наличных с данными учёта.

Отдельного автоматического документа «Инвентаризация кассы» в типовой 1С:Бухгалтерии нет. Порядок такой:

1. сформируйте кассовую книгу или отчёт Анализ счёта 50 на дату инвентаризации — это учётный остаток;
2. пересчитайте наличные в кассе — это фактический остаток;
3. сравните суммы и оформите результат актом инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 (заполняется вручную или в стороннем шаблоне).

Если обнаружено расхождение:

• 🔴 недостача относится на кассира: Дт 94 Кт 50.01, затем Дт 73.02 Кт 94;
• 🟢 излишек приходуется как прочий доход: Дт 50.01 Кт 91.01.

Эти проводки в 1С вводят документом Операция (раздел Операции → Операции, введённые вручную), поскольку типового документа инвентаризации кассы нет.

Кассовая книга и отчёты для проверки

Кассовая книга — главный сводный отчёт по наличным. Путь: Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Программа собирает все ПКО и РКО за период, считает остатки на начало и конец каждого дня и формирует листы по форме КО-4.

Перед печатью кассовой книги проверьте себя отчётами из раздела Отчёты:

• 📄 Карточка счёта 50 — все движения наличных построчно;
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 — обороты и остаток за период;
• 🔍 Анализ счёта 50 — с какими счетами корреспондировала касса.

Листы кассовой книги нумеруются с начала года. При ведении книги в электронном виде её распечатывают и подшивают по итогам периода, заверяя подписями кассира и главного бухгалтера.

Типичные ошибки при работе с кассой

Ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке кассового участка:

• ⏰ Неверное время в ордерах. Если РКО проведён временем раньше ПКО в тот же день, касса на момент выдачи «уходит в минус». Проверяйте не только дату, но и время документа.
• 🔁 Двойное проведение зарплаты. РКО на зарплату создан вручную, а потом ещё раз из ведомости — сумма задвоилась на счёте 70. Выплату всегда проводите из ведомости.
• 📵 Выдача под отчёт без закрытия предыдущего аванса. Формально запрета нет, но висящий долг по счёту 71 — повод для вопросов. Следите за сальдо.
• 🧾 Розничная выручка внесена и ПКО, и отчётом о продажах. Выручка задваивается. Выберите один способ: либо Отчёт о розничных продажах, либо ручной ПКО.
• 🏦 Превышение лимита остатка. Программа не предупредит — контролируйте конец дня по кассовой книге сами.

Частые вопросы