Логистика в 1С:Управление торговлей 11 — от склада до рейса

Логистику в 1С ведут в 1С:Управление торговлей 11 (а также в КА 2 и ERP, где тот же складской блок): включают склады и ордерную схему в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, принимают заказ клиента , отгружают через распоряжение и расходный ордер, а доставку планируют документом «Задание на перевозку». В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого контура нет: там только остатки по складам, перемещения и печать транспортной накладной.

Ниже порядок, в котором блок собирают на практике: сначала справочники, потом заказы, затем склад, рейсы и анализ затрат. Каждый этап опирается на предыдущий, поэтому перескакивать не стоит.

Что умеет каждая конфигурация в логистике

Прежде чем что-то настраивать, решите, в какой программе вы будете работать. От этого зависит, будет ли у вас вообще планирование доставки.

Если компания возит товар своими машинами и собирает больше пары десятков заказов в день, БП 3.0 не хватит. Её оставляют для регламентированного учёта, а логистику ведут в УТ 11 с синхронизацией.

Настройка складов и справочников для логистики

Склад в 1С — это не только название. От его настроек зависит, какие документы будет создавать кладовщик и как программа считает доступный остаток.

Шаг 1. Включите функциональные опции

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Здесь включают:

• 🏬 несколько складов — без этого справочник складов скрыт;
• 📦 ордерные склады — разрешает разделять накладную и физическое движение товара;
• 🗂 адресное хранение — нужно, если товар лежит по ячейкам и стеллажам;
• 🚚 управление доставкой — открывает задания на перевозку, зоны доставки и транспорт.

Включайте только то, что реально будете использовать. Каждая опция добавляет поля и документы, а значит, и вопросы от пользователей.

Шаг 2. Заведите склады

Справочник «Склады и магазины» открывается в разделе НСИ и администрирование → НСИ. В карточке склада задайте:

1. Тип: оптовый склад, розничный магазин или группа складов.
2. Ответственного и подразделение.
3. Ордерную схему: отдельно при поступлении, при отгрузке и при перемещении, с конкретной даты.
4. Режим адресного хранения, если он нужен.

Дату начала ордерной схемы ставьте на начало периода, где ещё нет непроведённых документов. Иначе старые накладные окажутся без ордеров, и остаток «к отгрузке» разойдётся с фактом.

Шаг 3. Подготовьте складскую структуру

Для адресного склада создайте помещения, зоны и ячейки. Ячейкам задают размеры и типоразмеры упаковок. Это позволит программе предлагать, куда разместить приход и откуда отбирать заказ.

Параллельно заполните в номенклатуре упаковки (штука, коробка, паллета), вес и объём. Без веса и объёма задание на перевозку не покажет загрузку машины, и планировать рейсы придётся на глаз.

Шаг 4. Справочники доставки

После включения доставки появятся:

• 🚛 транспортные средства — госномер, грузоподъёмность в тоннах, объём кузова;
• 🗺 зоны доставки — районы города или направления, по которым удобно группировать заказы;
• 📍 адреса доставки у партнёров — с ними задание на перевозку собирает точки маршрута.

Грузоподъёмность и объём вносите реальные, с поправкой на ваш способ укладки. Паспортные 1,5 т у «Газели» не равны полезным 1,5 т, если груз объёмный.

Заказы клиентов и планирование отгрузок

Логистика начинается с заказа. Именно в нём фиксируют, что, когда и куда отвезти.

Как оформить заказ под доставку

Документ находится в Продажи → Заказы клиентов. В нём важны три вещи:

1. Желаемая дата отгрузки — по ней склад видит очередь работы.
2. Вариант обеспечения в строках: «Отгрузить», «Резервировать на складе», «К обеспечению», «Обособленно», «Не обеспечивать». Он определяет, будет ли товар зарезервирован или его ещё нужно закупить.
3. Вкладка доставки: способ (самовывоз, наши силы до клиента, силами перевозчика), адрес, контактное лицо, время.

Статус заказа «К выполнению» даёт складу сигнал: заказ можно собирать. Пока заказ «Не согласован», он не попадёт в распоряжения на отгрузку.

Планирование отгрузок по датам

Удобнее всего смотреть очередь в рабочем месте «Отгрузка» раздела Склад и доставка. Там видны распоряжения на отгрузку (заказы и накладные), их склад и дата.

Практичное правило: менеджеры фиксируют заказы до определённого часа, например до 15:00. Всё, что пришло позже, уходит на следующий день. Так склад получает понятный объём на смену, а логист успевает собрать рейсы.

Сборка заказов на складе

Когда заказ стал распоряжением, склад его отбирает и отгружает. Порядок зависит от того, включена ли ордерная схема.

Без ордерной схемы

Менеджер создаёт «Реализацию товаров и услуг» на основании заказа. Товар списывается сразу при проведении. Это быстро, но склад ничего не подтверждает, и ошибки отбора всплывают уже у клиента.

С ордерной схемой

Цепочка длиннее, зато каждый шаг виден:

1. Заказ в статусе «К выполнению» появляется в рабочем месте «Отгрузка».
2. Кладовщик создаёт расходный ордер на товары по одному или нескольким распоряжениям.
3. На адресном складе программа формирует задание на отбор с ячейками, откуда брать товар.
4. Сборщик отбирает, кладовщик фиксирует фактическое количество в ордере и ставит статус «Отгружен».
5. Менеджер или бухгалтер оформляет реализацию, если она ещё не создана.

Если отобрано меньше, чем в заказе, ордер покажет расхождение. Его разбирают до выезда машины, а не после звонка клиента.

Приёмы, которые ускоряют сборку

• 📟 Терминалы сбора данных. Через подключаемое оборудование ТСД получает задание на отбор и отправляет факт обратно. Это убирает ручной ввод количества.
• 🏷 Штрихкоды упаковок. Если у коробки свой штрихкод, сборщик сканирует коробку целиком, а не 24 штуки по одной.
• 🔁 Пакетный отбор. Мелкие заказы одного рейса собирают одним заданием, а раскладывают по клиентам уже в зоне отгрузки.

Доставка и задания на перевозку

Задание на перевозку — центральный документ логистики в УТ 11. Оно связывает машину, водителя, время рейса и список распоряжений.

Как собрать рейс

1. Откройте рабочее место управления доставкой в разделе Склад и доставка.
2. Отфильтруйте распоряжения по дате и зоне доставки.
3. Создайте задание на перевозку: выберите транспортное средство, водителя, время выезда.
4. Добавьте распоряжения в задание. Программа просуммирует вес и объём и сравнит с грузоподъёмностью машины.
5. Расставьте порядок точек: ближние к складу последними в кузов, первыми на выдачу.
6. Переведите задание в статус «К выполнению» и распечатайте маршрутный лист.

Перегруз по весу программа показывает, но не запрещает. Следите за этим сами: штраф за перегруз и износ машины дороже лишнего рейса.

Пример загрузки

Машина: грузоподъёмность 1 500 кг, кузов 9 м³. В зоне «Север» на завтра пять заказов:

По обоим показателям перебор: 1 660 кг больше 1 500 и 9,4 м³ больше 9. Убираем заказ № 107: остаётся 1 400 кг и 7,9 м³, машина загружена на 93% по весу. Заказ № 107 уходит вторым рейсом или в соседнюю зону.

Транспортная накладная и ЭТрН

При перевозке своим транспортом водителю нужна транспортная накладная по форме из Правил перевозок грузов (Постановление Правительства № 2200). В УТ 11 и БП 3.0 её печатают из реализации или задания на перевозку.

С 2022 года транспортную накладную можно оформлять электронно (ЭТрН) через оператора ЭДО, который работает с ГИС ЭПД. В 1С это делается через модуль электронного документооборота, если ваш оператор поддерживает транспортные документы.

Отметка о доставке

После рейса водитель возвращает подписанные документы. Логист отмечает в задании, какие точки доставлены, а какие нет. Недоставленные распоряжения возвращаются в очередь, а товар — на склад приходным ордером.

Учёт затрат на логистику и анализ показателей

Логистика стоит денег, и без учёта этих денег её не оптимизировать. В 1С затраты делятся на два потока.

Входящая логистика

Доставка от поставщика до вашего склада включается в себестоимость товара. Это требование ФСБУ 5/2019: затраты на доставку запасов до места использования входят в их фактическую стоимость.

В УТ 11 счёт перевозчика оформляют документом «Приобретение услуг и прочих активов» и распределяют на поступление товаров. Распределять можно пропорционально сумме, весу или количеству.

Пример: поставка на 200 000 ₽, доставка 10 000 ₽. Если распределить по сумме, позиция на 50 000 ₽ получит 2 500 ₽ доставки (50 000 / 200 000 × 10 000). Для тяжёлого дешёвого товара честнее распределение по весу.

Исходящая логистика

Доставка покупателю — это расходы на продажу, а не себестоимость товара. Топливо, путевые листы, услуги перевозчика проводите на статью расходов «Доставка», а лучше заведите отдельные статьи: «Собственный транспорт» и «Услуги перевозчиков». Тогда в анализе видно, что выгоднее.

Что считать

Валовую прибыль с учётом доставки смотрите отчётом «Валовая прибыль предприятия» в разделе Финансовый результат и контроллинг. Если расходы на доставку разнесены по статьям с аналитикой, их можно сопоставить с продажами по клиентам и направлениям.

Частые ошибки в складской логистике 1С

Отдельная ошибка — вести доставку только в Excel или мессенджере, а в 1С держать лишь накладные. Тогда нет ни загрузки машин, ни истории недоставок, и анализ затрат превращается в ручной сбор таблиц.

Частые вопросы