Справочник «Номенклатура» в 1С: от карточки товара до отчётов
Содержание
Справочник «Номенклатура» в 1С:Бухгалтерии открывается через Справочники → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей — из раздела нормативно-справочной информации. Это единый список всего, что вы покупаете, продаёте, храните и списываете: товары, материалы, продукция, услуги, работы, тара.
От того, как заполнена карточка, зависит почти всё дальнейшее: какой счёт подставится в документ, какая ставка НДС попадёт в счёт-фактуру, по какой группе соберётся выручка и себестоимость. Поэтому номенклатуру лучше настроить один раз по правилам, чем потом чистить дубли и переносить остатки.
Ниже — как устроен справочник, как завести позицию без типичных ошибок и где смотреть результат в отчётах. Пути приведены для БП 3.0 и УТ 11 с интерфейсом «Такси».
Где лежит справочник и из чего состоит карточка
В 1С:Бухгалтерии 3.0 список открывается командой Справочники → Номенклатура (группа «Товары и услуги»). В 1С:Управлении торговлей 11 он доступен из раздела НСИ и администрирование.
Карточка позиции состоит из нескольких смысловых блоков:
- 🏷️ Идентификация — наименование, полное наименование (для печатных форм), артикул, код.
- 📦 Учётные свойства — единица измерения, ставка НДС, номенклатурная группа, счета учёта.
- 🌍 Для импорта и прослеживаемости — страна происхождения, код ТН ВЭД, признак прослеживаемого или маркируемого товара.
- 📝 Аналитика — дополнительные реквизиты и свойства, которые вы добавляете сами.
Наименование — это то, что видит бухгалтер в списках, а полное наименование уходит в накладные и счета-фактуры. Если нужно короткое рабочее имя и длинное юридическое — заполняйте оба поля.
Тип позиции (товар, материал, услуга, работа) в 1С:Бухгалтерии определяется прежде всего счётом учёта: товары — счёт 41, материалы — 10, готовая продукция — 43, услуги проводятся без складского учёта. В 1С:Управлении торговлей есть отдельный справочник «Виды номенклатуры», который задаёт шаблон карточки и состав полей для целой категории позиций.
Группы, иерархия и номенклатурные группы
Справочник почти всегда ведут иерархически: папки-группы помогают не потеряться в тысячах позиций. Создать папку можно командой «Создать группу » в командной панели списка.
Не путайте два разных понятия с похожими названиями. Группы-папки в справочнике — это просто навигация, на учёт они не влияют. А справочник «Номенклатурные группы» — это аналитика на счетах выручки и себестоимости (90.01, 90.02, 20.01). По ней отчёт о финансовых результатах разбивает доходы и расходы по направлениям.
Как выстроить иерархию, чтобы потом не переделывать:
- Выберите один принцип группировки и держитесь его: по виду товара, по поставщику или по назначению. Смешение принципов на одном уровне быстро превращает справочник в свалку.
- Не делайте больше 3–4 уровней вложенности — глубокое дерево неудобно в подборе.
- Отдельно вынесите услуги и материалы: у них разные счета и своя логика.
- Для каждой папки-группы продумайте, какая номенклатурная группа будет подставляться в документы по умолчанию.
Если вы ведёте учёт выручки по направлениям, заполняйте поле «Номенклатурная группа» в каждой карточке. Пустое поле — и выручка повиснет на группе «Основная», а отчётность по направлениям «поедет».
Создание карточки номенклатуры: пошаговая инструкция
Порядок действий при заведении новой позиции:
- В списке
Справочники → Номенклатуравстаньте на нужную папку и нажмите Создать. - Укажите наименование и, если нужно, полное наименование для документов.
- Выберите вид номенклатуры или тип (товар, услуга, материал) — от него зависит, какие поля будут активны.
- Задайте единицу измерения. Для штучного товара — «шт», для весового — «кг» или «т». В УТ 11 можно добавить упаковки (коробка, паллета) поверх единицы хранения.
- Проставьте ставку НДС. Если организация на УСН без НДС — ставка «Без НДС»; на общей системе — 20 %, 10 % или 0 % по виду товара.
- Привяжите номенклатурную группу для аналитики на счетах доходов и расходов.
- Для импортных товаров заполните страну происхождения и код ТН ВЭД; для прослеживаемых и маркируемых — соответствующие признаки.
- Запишите карточку.
Заводить однотипные позиции быстрее копированием: встаньте на похожую карточку и нажмите клавишу F9 (команда «Скопировать»). Новая карточка создастся с уже заполненными единицей, ставкой НДС и группой — останется поправить наименование и артикул.
Не плодите карточки «на всякий случай». Одна и та же гайка под двумя артикулами на разных складах — это одна позиция, а не две. Разные склады и партии учитываются отдельными регистрами, а не отдельными элементами справочника.
Счета учёта: где они задаются на самом деле
Частый вопрос новичка: «Почему в карточке товара нет поля со счётом учёта?» Потому что счета хранятся не в самой позиции, а в отдельном регистре сведений «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно по гиперссылке в верхней части списка номенклатуры.
Это сделано, чтобы не проставлять счёт в каждой из тысяч карточек. Регистр подбирает счёт по набору условий:
| Условие | Что задаёт |
|---|---|
| Организация | Разные счета для разных юрлиц в одной базе |
| Номенклатура или её группа | Общий счёт для целой папки товаров |
| Склад или тип склада | Например, оптовый и розничный склад |
Строка с пустыми отборами работает как значение по умолчанию для всех позиций. Чаще всего достаточно настроить несколько общих строк (товары — 41.01, материалы — 10.01, продукция — 43) и не трогать карточки вручную.
Когда вы подбираете позицию в документ поступления или реализации, 1С находит в этом регистре подходящую строку и подставляет счета учёта и счёт НДС автоматически. Если счёт в документе оказался неверным — правьте не карточку, а регистр.
Дополнительные реквизиты и свойства для аналитики
Стандартных полей карточки хватает не всегда: кому-то нужен цвет, размер, сезон, бренд или ответственный менеджер. Для этого в 1С есть механизм дополнительных реквизитов и сведений.
Сначала включите его: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения — поставьте флажок. После этого в карточке номенклатуры появится возможность добавлять свои поля.
Разница между двумя видами полей важна:
- Дополнительный реквизит хранится в самом объекте и виден прямо в карточке. По нему удобно отбирать и группировать список.
- Дополнительное сведение хранится в отдельном регистре и в карточке напрямую не отображается — его заполняют через отдельную команду. Подходит для служебной информации, которую не нужно показывать всем.
Значения реквизита лучше задавать списком (общим или дополнительным), а не вводить текстом вручную. Тогда «Красный» и «красный» не станут двумя разными значениями и отчёт сгруппирует данные правильно.
В 1С:Управлении торговлей дополнительные реквизиты можно привязать к виду номенклатуры — тогда у категории «Обувь» появятся поля «Размер» и «Цвет», а у «Услуг» их не будет. Это удобнее, чем один общий набор полей на весь справочник.
Отдельно стоит механизм характеристик номенклатуры. Он нужен, когда у одного товара есть варианты, которые надо учитывать по остаткам: та же модель футболки в пяти размерах и трёх цветах. Вместо пятнадцати карточек заводят одну позицию и пятнадцать характеристик. Остатки, себестоимость и продажи тогда считаются в разрезе характеристик, а справочник не разрастается.
Включается учёт по характеристикам в настройках: в 1С:Бухгалтерии — через параметры учёта номенклатуры, в 1С:Управлении торговлей — в свойствах вида номенклатуры (флажок «Использовать характеристики»). Если варианты товара на остатки не влияют и нужны только для описания — хватит дополнительных реквизитов, характеристики заводить не стоит: они усложняют подбор в документах.
Номенклатура в документах и отчётах по остаткам
Правильно заполненная карточка экономит время на каждом документе. При подборе позиции в поступление, реализацию, требование-накладную или перемещение автоматически подтягиваются:
- 🧾 счета учёта и счёт НДС — из регистра счетов учёта;
- 💰 ставка НДС — из карточки;
- 📐 единица измерения;
- 📊 номенклатурная группа для аналитики доходов и расходов.
Отдельно задаются цены. Они хранятся не в карточке, а в документе «Установка цен номенклатуры» в разрезе типов цен (в 1С:Бухгалтерии это справочник «Типы цен номенклатуры», в 1С:Управлении торговлей — «Виды цен»). При выписке документа программа подставляет цену из последней установки по нужному типу. Поэтому если в накладной «не та» цена — проверяют не карточку, а дату и тип цены в документе установки.
Проверить результат можно отчётами. В 1С:Бухгалтерии остатки и обороты смотрят через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (счёт 41 — товары, 10 — материалы, 43 — продукция) с группировкой по номенклатуре. Для количественного анализа подходит универсальный отчёт по регистрам.
В 1С:Управлении торговлей для этого есть специализированные отчёты в разделе склада и закупок — ведомость по товарам на складах, остатки и доступность товаров, анализ продаж по номенклатуре. Там можно строить разрезы по тем самым дополнительным реквизитам.
Если в оборотке по счёту 41 висят отрицательные остатки — скорее всего, продажа проведена раньше поступления или по позиции задвоены карточки. Это сигнал навести порядок в справочнике, а не ошибка отчёта.
Наведение порядка: дубли, групповые правки и типичные ошибки
Со временем в справочнике накапливаются дубли: одну и ту же позицию заводят разные сотрудники, подгружают из разных прайсов и обменов. Два встроенных инструмента помогают держать справочник в чистоте.
Поиск и удаление дубликатов — Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дубликатов. Обработка находит похожие позиции по наименованию и артикулу, показывает их парами и позволяет оставить одну, а ссылки из всех документов переназначить на неё. Удалённые элементы помечаются и чистятся штатным удалением помеченных объектов.
Групповое изменение реквизитов — Администрирование → Обслуживание → Групповое изменение реквизитов. Выделяете пачку позиций и меняете у всех сразу ставку НДС, номенклатурную группу или любой другой реквизит. Удобно при переходе на новую ставку или смене аналитики.
Поиск дублей и групповые правки меняют данные массово и необратимо для текущего состояния базы. Перед запуском сделайте резервную копию базы и, если работаете не одни, проводите чистку в то время, когда коллеги не вводят документы.
Самые частые ошибки при ведении номенклатуры и как их распознать: