Продажи в 1С: от справочника до отгрузки и оплаты

Продажи в 1С ведут в двух основных конфигурациях: в «1С:Бухгалтерия 3.0», где отгрузка сразу попадает в учёт и формирует проводки по выручке, и в «1С:Управление торговлей 11», где есть полный цикл от заказа клиента до резервов и отгрузки со склада. Выбор зависит от того, что важнее — бухгалтерский результат или управление складом и сделками.

Полный путь продажи почти всегда один: завести товар в справочник → оформить клиента и договор → при необходимости выписать счёт или заказ → провести реализацию → получить оплату → свериться по расчётам. Ниже — каждый шаг с точными разделами меню и проводками для БП 3.0.

В какой конфигурации вести продажи

Прежде чем настраивать номенклатуру, определитесь с конфигурацией — от неё зависят названия документов и логика работы.

Дальше пути меню показаны для обеих конфигураций, проводки — для БП 3.0, где учёт ведётся прямо в документе продажи.

Настройка справочников: номенклатура, склады, цены

Продавать нечего, пока товар не заведён в справочник. Это фундамент — ошибки здесь тянутся через все документы.

Включение функциональности. В новой базе БП 3.0 раздел продаж может быть скрыт. Откройте Главное → Функциональность и на закладке Торговля включите нужное: продажу товаров, комиссионную торговлю, розницу. Без этого часть документов и реквизитов просто не появится в интерфейсе.

Номенклатура. В БП 3.0 — раздел Справочники → Номенклатура. В УТ 11 — НСИ и администрирование → Номенклатура или раздел Склад и доставка. В карточке задайте:

• 📦 вид номенклатуры — товар или услуга (от этого зависят счета учёта);
• 🏷️ единицу измерения;
• 🧾 ставку НДС, если организация на ОСНО;
• 🗂️ группу (папку) — она упорядочит список и пригодится в отчётах.

Счета учёта. В БП 3.0 для каждой номенклатурной группы настройте счета по кнопке Счета учёта номенклатуры в списке номенклатуры. Товары обычно учитываются на счёте 41.01, готовая продукция — на 43, услуги списываются с 20, 26 или 44. Если счета не заданы, реализация не проведётся.

Склады. В БП 3.0 — Справочники → Склады. Для торговли заведите хотя бы один оптовый склад. В УТ 11 склады настраиваются подробнее: тип (оптовый, розничный, ордерный), использование ордерной схемы отгрузки.

Виды цен. В УТ 11 без вида цены продажу не оформить — задайте их в НСИ и администрирование → Виды цен. Например, «Оптовая» и «Розничная». Цены заполняются документом Установка цен номенклатуры. В БП 3.0 виды цен тоже есть (Справочники → Цены номенклатуры), но цену можно просто вписать в документ вручную.

Перед первой отгрузкой убедитесь, что по товару есть остаток на складе: продать «в минус» БП 3.0 по умолчанию не даст.

Контрагенты и договоры с покупателями

Клиент в 1С — это элемент справочника Контрагенты плюс связанный с ним договор. Путь одинаковый: Справочники → Контрагенты в БП 3.0 и НСИ → Партнёры (Контрагенты) в УТ 11.

Заполните карточку контрагента:

1. ИНН — по нему 1С через сервис проверки может подтянуть реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
2. вид — юрлицо, ИП или физлицо;
3. банковский счёт — для безналичных поступлений;
4. контактное лицо и реквизиты для печати документов.

Для физлиц-розницы отдельную карточку на каждого покупателя обычно не заводят — используют одного обобщённого контрагента «Розничный покупатель», а детализацию ведут по чекам и ордерам.

Договор создаётся из карточки контрагента на закладке Договоры. Для продаж укажите вид договора «С покупателем». В договоре задаются:

• 💰 вид расчётов (рубли, валюта);
• 📅 условия оплаты (предоплата, отсрочка);
• 🏷️ в УТ 11 — соглашение с условиями продаж (цены, скидки).

Заказ клиента и счёт на оплату

Заказ фиксирует договорённость до отгрузки: что, сколько и по какой цене клиент хочет купить.

В УТ 11 основной документ — Заказ клиента (раздел Продажи → Заказы клиентов). Он умеет резервировать товар на складе, контролировать этапы оплаты и отгрузки, а статус («к обеспечению», «к отгрузке») показывает, на какой стадии сделка. По заказу потом вводится реализация «на основании».

В БП 3.0 отдельного заказа клиента нет — его роль выполняет Счёт покупателю (раздел Продажи → Счета покупателям). Счёт не делает проводок, он только печатный документ для оплаты. Из него удобно вводить реализацию и поступление оплаты по кнопке Создать на основании.

Печатную форму счёта получите кнопкой Печать → Счёт на оплату. В УТ 11 по заказу доступны формы заказа и счёта.

Резервы и этапы в УТ. Заказ клиента в УТ 11 умеет резервировать товар под конкретного покупателя: пока заказ не отгружен и не отменён, этот остаток не уйдёт другому клиенту. Статус заказа и колонка обеспечения показывают, что уже зарезервировано, что в пути, а что ещё надо закупить. Это главное преимущество заказа перед обычным счётом — в БП 3.0 резервирования под счёт нет.

Реализация товаров и услуг: документ и проводки

Реализация — ключевой документ: он списывает товар со склада, признаёт выручку и начисляет НДС.

В БП 3.0 — раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Выберите вид операции:

• Товары (накладная, УПД) — для продажи товаров;
• Услуги (акт, УПД) — для работ и услуг;
• Товары, услуги, комиссия — смешанный документ.

Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с номенклатурой, количеством и ценой. После проведения документ формирует проводки.

Выручка признаётся в момент перехода права собственности к покупателю — обычно это дата отгрузки по накладной (требование ПБУ 9/99). Себестоимость списывается тем же документом по тому способу оценки запасов, который задан в учётной политике (по средней или ФИФО).

Счёт-фактура и УПД. Для плательщиков НДС из реализации выписывается счёт-фактура — кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу документа. Если используете универсальный передаточный документ (УПД), отдельная счёт-фактура не нужна: выберите статус УПД «1» (счёт-фактура + накладная) прямо в реализации.

Возврат от покупателя. Если клиент вернул товар, оформляется документ Возврат товаров от покупателя (в БП 3.0 — раздел Продажи, вводится на основании реализации). Он сторнирует выручку и себестоимость, а при наличии счёта-фактуры даёт право на вычет НДС. Проводки зеркальны продаже: выручка и НДС уменьшаются, товар возвращается на склад на счёт 41.01. Не удаляйте исходную реализацию задним числом — это исказит остатки и книгу продаж ; корректный путь именно возврат отдельным документом.

Корректировка реализации. Когда поменялись цена или количество уже по проведённой отгрузке, не правьте старый документ, а введите Корректировку реализации на его основании. Она сформирует корректировочный счёт-фактуру и разницу проводок в нужном периоде.

Контроль оплат и взаиморасчётов с покупателями

Отгрузка без контроля оплаты быстро превращается в кассовый разрыв. Расчёты с покупателями в 1С ведутся на счёте 62: 62.01 — долг покупателя за отгруженное, 62.02 — полученные авансы.

Поступление оплаты. Безналичную оплату отражает документ Поступление на расчётный счёт (раздел Банк и касса → Банковские выписки), наличную — Приходный кассовый ордер. Привяжите оплату к договору покупателя — тогда она закроет нужный долг.

Варианты расчётов:

• Оплата после отгрузки — сначала реализация (Дт 62.01), затем поступление (Дт 51 Кт 62.01), долг закрывается.
• Предоплата — сначала поступление аванса (Дт 51 Кт 62.02), НДС с аванса (Дт 76.АВ Кт 68.02), затем реализация с зачётом аванса.

Сверка. Чтобы понять, кто и сколько должен, откройте отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (раздел Отчёты → Стандартные отчёты). Дебетовое сальдо — покупатель должен вам, кредитовое — вы получили аванс и ещё не отгрузили.

НДС с авансов. Если работаете с предоплатой, при поступлении аванса нужно начислить НДС (Дт 76.АВ Кт 68.02) и выписать авансовый счёт-фактуру. В БП 3.0 это делает регламентная операция Регистрация счетов-фактур на аванс (раздел Банк и касса или через помощник по НДС). При последующей отгрузке тот же НДС принимается к вычету. Пропуск этого шага — частая причина расхождений в декларации по НДС.

Для официальной сверки с клиентом используйте Акт сверки взаиморасчётов (раздел Продажи или Покупки). Документ собирает все операции по контрагенту за период и формирует печатную форму на подпись обеим сторонам.

Отчёты по продажам: анализ выручки и остатков

Когда документы проводятся, важно видеть результат. Набор отчётов зависит от конфигурации.

В БП 3.0 смотрите:

• 📊 Продажи → Отчёты по продажам — выручка в разрезе номенклатуры, контрагентов, менеджеров;
• 📈 Отчёты → Анализ учёта по НДС — проверка начисленного НДС перед декларацией;
• 💵 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 — финансовый результат от продаж (выручка минус себестоимость и НДС).

В УТ 11 возможностей больше — раздел Продажи → Отчёты по продажам: валовая прибыль, выполнение заказов, динамика продаж, ABC/XYZ-анализ номенклатуры и клиентов. Эти отчёты строятся по управленческим данным, а не по бухгалтерским регистрам.

Любой отчёт можно настроить под себя: кнопка Настройки открывает выбор полей, группировок и отборов, а Сохранить вариант запоминает настройку, чтобы не собирать её каждый раз. Готовый отчёт выгружается в Excel кнопкой Сохранить для передачи руководителю.

Частые вопросы