Учёт затрат в 1С:Бухгалтерия 8.3 — от первички до закрытия месяца

Расход в 1С:Бухгалтерия 3.0 попадает в учёт не вручную проводкой, а через документ-первичку: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), Банк и касса → Авансовый отчёт, списание материалов или начисление зарплаты. Программа сама формирует проводку по дебету затратного счёта (20, 25, 26, 44 или 91.02) и кредиту расчётов с контрагентом, кассы или сотрудника.

Чтобы расходы встали на правильный счёт и корректно закрылись в финансовый результат, нужно три вещи: заполненные справочники статей затрат, верно выбранный документ под каждую операцию и настроенная учётная политика распределения косвенных затрат. Разберём весь путь — от карточки статьи расходов до проверки в оборотно-сальдовой ведомости.

С чего начинается учёт затрат: справочники и счета

Прежде чем проводить первый документ, подготовьте аналитику. Без неё расходы лягут «в кучу» и при закрытии месяца или сдаче декларации придётся разбирать проводки заново.

Основные затратные счета в БП 3.0:

• 🏭 20 «Основное производство» — прямые расходы на выпуск продукции и услуг.
• ⚙️ 23 «Вспомогательные производства» — ремонтный цех, котельная, транспорт для себя.
• 📊 25 «Общепроизводственные расходы» — косвенные расходы цеха, распределяются на выпуск.
• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — управленческие: аренда офиса, бухгалтерия, связь.
• 🛒 44 «Расходы на продажу» — доставка, реклама, зарплата отдела продаж, комиссии.
• 💸 91.02 «Прочие расходы» — проценты, штрафы, услуги банка, не связанные с основной деятельностью.

Справочник «Статьи затрат» лежит в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Каждая статья — это строка в отчётах и, что важнее, строка декларации по налогу на прибыль. В карточке статьи задаётся реквизит «Вид расхода» — именно он определяет, в какую группу налогового учёта попадёт сумма: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие. Неверный вид расхода — самая частая причина расхождения бухгалтерского и налогового учёта по прибыли.

Второй справочник — «Номенклатурные группы» (Справочники → Доходы и расходы). Он нужен производству и услугам: по номенклатурным группам 1С собирает прямые затраты счёта 20 и считает себестоимость каждого направления. Если у вас торговля или простые услуги, достаточно одной группы.

Третий — «Подразделения» (Справочники → Предприятие → Подразделения). По подразделениям разносятся затраты счетов 25 и 26, чтобы при закрытии месяца распределить их по базе.

Как завести расходы на товары и услуги от поставщика

Основная масса затрат приходит документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Внутри — несколько видов операции, и от выбора зависит проводка.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите «Поступление».
2. Выберите вид операции под вашу ситуацию:
   • Товары — для перепродажи, счёт 41.
   • Услуги — аренда, связь, консалтинг, подписки. Сразу на затратный счёт.
   • Товары, услуги, комиссия — смешанный документ, когда в одной накладной и то, и другое.
   • Материалы — сырьё и материалы на счёт 10.
3. Укажите контрагента, договор, номер и дату входящего документа.
4. В табличной части для услуг в колонке «Счета учёта» проверьте затратный счёт (чаще 26 или 44), статью затрат и подразделение.
5. Проведите документ кнопкой «Провести» и посмотрите проводки через «Дт/Кт».

Типовые проводки поступления собраны в конструкторе ниже — скопируйте нужную операцию.

Для материалов, которые сразу уходят в работу, удобен документ Производство → Требование-накладная: он списывает материалы со счёта 10 на затратный счёт 20, 25 или 26 одной операцией.

Наличные и безналичные траты: касса, банк, подотчёт

Не всякий расход приходит накладной. Часть денег уходит с расчётного счёта или из кассы напрямую.

Оплата поставщику с расчётного счёта. Загрузите выписку в Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта» закроет долг: Дт 60.01 Кт 51. Сам по себе он расход не формирует — расходом была накладная, а это оплата по ней.

Прямые траты через банк без накладной (комиссия банка, госпошлина) оформляются тем же списанием, но с видом операции «Прочее списание» и счётом дебета 91.02 или 76.

Наличные под отчёт. Схема в два документа:

1. Банк и касса → Выдача наличных (РКО), вид операции «Выдача подотчётному лицу» — проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
2. После покупки сотрудник сдаёт документы, вы заводите Банк и касса → Авансовый отчёт. На вкладках «Товары», «Оплата», «Прочее» расходы разносятся на нужные счета: Дт 26 (10, 41) Кт 71.01.

Эквайринг и корпоративная карта. Траты по карте проходят через счёт 55 или 57 (в зависимости от настройки банка в 1С), дальше — тот же авансовый отчёт или прямое списание на затраты.

Прямые и косвенные расходы: настройка распределения

Счета 25 и 26 — косвенные. В течение месяца на них копятся суммы, а при закрытии месяца программа разносит их либо в себестоимость продукции (на счёт 20), либо сразу в себестоимость продаж (на счёт 90).

Решает это учётная политика: Главное → Учётная политика. Ключевой переключатель для счёта 26 — куда включаются общехозяйственные расходы:

• В себестоимость продаж (директ-костинг) — счёт 26 закрывается проводкой Дт 90.08 Кт 26 целиком в текущем месяце. Подходит большинству: проще и не раздувает незавершёнку.
• В себестоимость продукции, работ, услуг — счёт 26 распределяется на 20 по базе и участвует в расчёте себестоимости выпуска.

Для счёта 25 (а также для 26 при втором варианте) базу распределения задают в регистре «Методы распределения косвенных расходов» — он открывается прямо из формы учётной политики. База может быть: объём выпуска, плановая себестоимость, оплата труда, материальные затраты, выручка, прямые затраты.

Счёт 44 закрывается отдельно. Для услуг и производства он списывается в себестоимость продаж полностью (Дт 90.07 Кт 44). Для торговли транспортные расходы на доставку товаров могут распределяться на остаток непроданного товара — это тоже задаётся в учётной политике, в блоке расходов на продажу.

Само распределение выполняется документом Операции → Закрытие месяца. Регламентные операции идут по порядку: сначала списываются материалы и зарплата, затем распределяются косвенные расходы, потом закрываются счета 20, 23, 25, 26, 44 и формируется финансовый результат на счёте 90.09 → 99. Если какая-то операция подсвечена красным, 1С покажет текст ошибки — чаще всего это отсутствие базы распределения, непроведённый документ или затрата без аналитики.

Короткий чек-лист перед закрытием месяца:

Как проверить расходы через отчёты

После закрытия месяца затраты нужно сверить. Все отчёты — в разделе Отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (ОСВ). Откройте по счёту 26 или 20: на конец месяца остатка быть не должно — косвенные счета закрываются полностью. Остаток на счёте 26 после закрытия означает, что не прошло распределение.

Анализ счёта — показывает обороты затратного счёта в корреспонденции: откуда пришли суммы (60, 70, 69, 02, 10) и куда ушли (90, 20). Удобно, чтобы одним взглядом увидеть структуру расходов.

Карточка счёта — построчный список всех проводок по счёту с документами-основаниями. Нужна, когда сумма «не бьётся» и надо найти конкретную операцию.

Анализ субконто по статье затрат или подразделению — разрез расходов по аналитике. Отсюда удобно сверять данные с декларацией по прибыли.

Справка-расчёт «Себестоимость продукции» и «Калькуляция» — формируются из документа «Закрытие месяца » по кнопке «Справки-расчёты». Показывают, как косвенные расходы распределились на выпуск.

Расхождения бухгалтерского и налогового учёта по затратам

Часть расходов в налоговом учёте принимается не полностью или не принимается вовсе. 1С ведёт параллельно суммы БУ, НУ и разницы (ПР — постоянные, ВР — временные).

Типичные нормируемые и непринимаемые затраты:

Чтобы расход не попал в налоговую базу, в статье затрат выбирают «Вид расхода» → «Не учитываемые в целях налогообложения». Тогда 1С отразит постоянную разницу и не уменьшит налог на прибыль. Сверять БУ и НУ удобно отчётом «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» (Отчёты → Налог на прибыль).

Частые ошибки при учёте расходов и как их избежать

Частые вопросы