Учёт рабочего времени в 1С: заполнение, отклонения и печать табеля

Табель в 1С 8.3 ведут двумя способами. Либо программа сама считает отработанное время по графику сотрудника, а вы вводите только отклонения — отпуска, больничные, командировки. Либо вы заполняете документ Табель вручную по дням, когда факт расходится с планом. В 1С ЗУП 3.1 документ лежит в разделе Зарплата, в 1С Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Первый способ подходит большинству организаций с обычной пятидневкой: ввёл график один раз — и дальше достаточно регистрировать неявки документами. Второй нужен там, где время скачет каждый день: суммированный учёт, смены, почасовая оплата. Ниже — как настроить учёт, из чего состоят буквенные коды, как заполнить и распечатать табель по форме Т-13 и что делать с расхождениями.

Два способа учёта: по графику или вводом в табель

Прежде чем заполнять табель , определитесь, откуда берётся отработанное время. От этого зависит, что вы делаете руками каждый месяц.

При учёте по графику время рассчитывается нормой из производственного календаря и графика работы. Сотрудник отходил месяц по плану — никаких документов вводить не нужно, зарплата начислится за полный месяц. Ушёл в отпуск — вводите документ Отпуск, и эти дни автоматически исключаются из отработанных.

При учёте документом «Табель» программа заполнит плановое время по графику, а вы правите фактические часы по дням. Это дольше, но без этого не обойтись при сменной работе и там, где оплата идёт за фактически отработанные часы.

В 1С Бухгалтерии 3.0 полноценный кадровый учёт включают в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты). БП 3.0 рассчитана на небольшой штат; при сложном сменном учёте и суммированном периоде её возможностей не хватает — для этого ведут зарплату в ЗУП.

Буквенные и цифровые коды в табеле

Каждому дню в табеле соответствует вид рабочего времени со своим кодом. Коды берутся из унифицированных форм Т-12 и Т-13: буквенный для печати и цифровой для машинной обработки. В 1С они хранятся в справочнике видов использования рабочего времени и уже заполнены по типовым значениям.

Самые частые коды, которые встречаются в табеле:

• 📌 Я (01) — явка, работа в дневное время.
• 🌙 Н (02) — работа в ночное время.
• 🎉 РВ (03) — работа в выходные и праздничные дни.
• ⏱ С (04) — сверхурочная работа .
• ✈️ К (06) — служебная командировка.
• 🏖 ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
• ➕ ОД (10) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
• 🤒 Б (19) — больничный с выплатой пособия.
• 🚫 ДО (16) — отпуск без сохранения зарплаты по согласованию.
• ❓ НН (30) — неявка по невыясненным причинам (до выяснения).
• ⛔ ПР (24) — прогул.
• 💤 В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.

Код НН — временный: его ставят, пока причина отсутствия не ясна. Когда работник принесёт больничный лист или объяснительную, НН меняют на Б, ПР или другой подходящий код и пересчитывают зарплату за месяц.

Если нужного вида времени в списке нет (например, свой код для специфического отсутствия), его добавляют в справочник видов времени и указывают буквенное и цифровое обозначение. Собственные коды должны отличаться от типовых, иначе в печатной форме будет путаница.

Как заполнить документ «Табель» по шагам

Этот раздел — для учёта вводом в табель. Если вы ведёте время по графику, документ Табель не нужен, достаточно вводить отклонения.

1. Откройте журнал: в 1С ЗУП 3.1 — Зарплата → Табели (в 1С Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры, список табелей). Нажмите Создать.
2. Укажите месяц, организацию и при необходимости подразделение. Так в документ попадут только нужные сотрудники.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит плановое время по графику каждого работника — явки по рабочим дням, выходные по нерабочим.
4. Поправьте фактические данные по дням: смените код или количество часов там, где факт расходится с планом. В ячейке дня указывают вид времени и отработанные часы.
5. Проверьте, что сумма отработанных и неотработанных часов за месяц сходится с нормой по производственному календарю.
6. Нажмите Провести и закрыть. После этого отработанное время попадёт в расчёт зарплаты за месяц.

Табель можно создавать на всё подразделение сразу или вести по отдельным сотрудникам — удобно, когда время правит не один человек, а бригадиры по своим участкам. За один месяц допускается несколько документов Табель на разные группы работников; главное — не вводить одного сотрудника дважды.

Графики работы и сменность

Автоматический расчёт времени держится на графике работы. График задаёт, в какие дни и сколько часов сотрудник должен работать, и из него программа берёт норму.

Графики настраивают в справочнике графиков работы (в 1С ЗУП 3.1 — Настройка → Графики работы сотрудников). Основные варианты:

• Пятидневка и шестидневка — фиксированные рабочие дни и часы, выходные по календарю. Самый частый случай.
• Сменный график — работа по сменам (например, сутки через трое, 2/2). Для него заполняют шаблон смен и указывают их чередование.
• Неполное время — те же дни, но сокращённые часы (например, 4 часа в день).

Для сменной работы почти всегда включают суммированный учёт рабочего времени: норму считают не за неделю, а за учётный период — месяц, квартал или год (но не более года). Это нужно, когда по графику в отдельные недели выходит больше или меньше 40 часов, но в сумме за период норма соблюдается.

График привязывают к сотруднику при приёме на работу или кадровым переводом. Если у подразделения общий режим, график можно назначить сразу группе. Прежде чем заполнять табель, убедитесь, что у каждого сотрудника указан актуальный график — иначе плановое время подставится неверно, и ошибка уйдёт в расчёт зарплаты.

При работе в ночное время (с 22:00 до 6:00) и в праздники график сам по себе доплат не считает — он только задаёт плановую норму. Ночные часы и работу в выходной отмечают отдельными кодами (Н, РВ), и уже по ним начисляются доплаты по Трудовому кодексу.

Отклонения: отпуска, больничные и командировки

Отклонения — это дни, когда сотрудник не работал по обычному графику. В 1С их вводят не правкой табеля, а отдельными документами, и программа сама проставляет в табеле нужный код.

• Отпуск — дни отмечаются кодом ОТ (или ОД для дополнительного).
• Больничный лист — кодом Б, пособие считается по тому же документу.
• Командировка — кодом К, с сохранением среднего заработка.
• Отсутствие (болезнь, неявка, прогул) — для неоплачиваемых и невыясненных отсутствий (ДО, НН, ПР).

Такой порядок удобнее ручной правки: документ-основание не только ставит код в табеле, но и выполняет расчёт — начисляет отпускные, пособие или снимает оплату за дни прогула. Вводить тот же день ещё и руками в табель не нужно.

Когда причина неявки сначала неизвестна, ставят НН. После того как работник принесёт подтверждающий документ, вводят Больничный или оформляют прогул — код в табеле меняется, а зарплата за месяц пересчитывается.

Исправление ошибок и расхождений

Табель — обычный документ, его можно открыть, поправить и перепровести. Сложность не в самой правке, а в том, чтобы найти расхождение.

Для контроля удобно сверять данные табеля с кадровыми документами до расчёта зарплаты. Если сначала начислить зарплату , а потом найти ошибку в табеле, придётся пересчитывать начисления — это лишняя работа и риск разойтись с уже выплаченными суммами.

Отдельная типичная проблема — расхождение между табелем и фактически оформленными отпусками и больничными. Прогоняйте перепроведение документов за месяц, если вводили отклонения задним числом: пока табель не перепроведён, он показывает старую картину.

Печать формы Т-13 и связь с расчётом зарплаты

Готовый табель распечатывают из самого документа: откройте проведённый Табель и нажмите Печать. Для машинной обработки предназначена форма Т-13, для ручного заполнения — Т-12; в 1С по умолчанию формируется Т-13.

Если вы ведёте учёт по графику и документ Табель не создаёте, печатную форму всё равно можно получить отдельным отчётом — табелем учёта рабочего времени в отчётах по зарплате. Отчёт соберёт отработанное время из графиков и введённых отклонений и выведет его в привычном виде Т-13.

Табель — первичный документ по учёту труда, а не налоговая отчётность: его не сдают в инспекцию, но хранят и предъявляют при проверке. По статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником, — табель и есть форма такого учёта.

Данные табеля — вход для начисления зарплаты. Оклад делится на норму и умножается на отработанные дни или часы; доплаты за ночные, праздничные и сверхурочные берутся из соответствующих кодов. Поэтому ошибка в табеле — это всегда ошибка в начислении. Закрывайте табель и проверяйте отклонения до запуска расчёта зарплаты за месяц, а не после.

Частые вопросы