Табель учёта рабочего времени в 1С ЗУП 3.1: ведение от настройки до печати Т-13

Чаще всего табель в 1С ЗУП 3.1 вообще не нужно вести вручную: программа считает отработанное время по графику сотрудника, а вы вводите только отклонения — отпуска, больничные, командировки. Отдельный документ «Табель» (раздел Зарплата → Табели) заполняют в двух случаях: когда учёт ведётся сплошным методом (вносят фактически отработанные часы каждого дня) и когда нужна печатная форма Т-13.

Разберём оба режима: как переключить учёт, где взять документ, какими кодами отмечать явки и неявки, как настроить суммированный учёт и исправить уже проведённый табель.

Два режима учёта времени: по отклонениям или сплошным методом

От режима зависит, нужен ли вам документ «Табель» вообще. В ЗУП 3.1 способ учёта задаётся в настройках расчёта зарплаты: Настройка → Расчёт зарплаты.

• По отклонениям (вариант по умолчанию). Время считается автоматически по графику работы сотрудника. Документами вы регистрируете только то, что отклоняется от графика: отпуск, больничный, командировку, прогул. Табель как документ для расчёта не требуется — он нужен только для печати.
• Сплошным методом (регистрация фактически отработанного времени). Программа не берёт время из графика автоматически — вы вносите фактически отработанные часы по каждому дню, в том числе документом «Табель». Этот режим выбирают при почасовой оплате, скользящих графиках, частых переработках.

Пример. У менеджера пятидневка 40 часов и в марте был недельный отпуск. В режиме «по отклонениям» вы вводите один документ «Отпуск», а остальные 15 рабочих дней программа сама отметит явкой по 8 часов. В сплошном режиме пришлось бы проставить часы по каждому из этих 15 дней вручную. Отсюда и правило: лишнюю ручную работу берите на себя только там, где без неё расчёт будет неверным.

Проверьте текущий режим до того, как начнёте заполнять документ: если учёт идёт по отклонениям, введённые в табель часы на начисления не повлияют.

Где находится документ «Табель» и как создать новый

Журнал табелей открывается из раздела Зарплата → Табели. Если пункта не видно, значит в настройках расчёта зарплаты не включена работа с табелем — вернитесь в Настройка → Расчёт зарплаты и проверьте способ учёта.

Чтобы создать документ :

1. Откройте журнал Зарплата → Табели и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц, за который ведёте учёт, и организацию.
3. Заполните подразделение — табель удобнее вести по каждому подразделению отдельно, а не на всю компанию сразу.
4. Выберите, за какой период: за месяц целиком или за первую/вторую половину (для авансовой схемы Т-13 нередко закрывают по половинам).
5. Нажмите «Заполнить» — таблица подтянет сотрудников и часы.

Заполнение табеля по графику и по фактическому времени

После нажатия «Заполнить» поведение документа зависит от выбранного способа.

По графику с учётом отклонений. Программа берёт плановое время из графика каждого сотрудника и накладывает сверху уже введённые документы. Если у человека был отпуск — в эти дни встанет код ОТ, если больничный — Б, остальные рабочие дни отметятся явкой Я с нормой часов. Вам остаётся проверить результат.

По фактическим данным. Здесь вы вносите реально отработанные часы вручную по каждому дню. Это основной сценарий сплошного учёта: в ячейку дня ставится количество часов и, при необходимости, код (ночные, сверхурочные, работа в выходной).

Каждая ячейка дня хранит две величины: буквенный код вида времени и число часов. В одной ячейке можно совместить несколько видов — например, 8 часов явки плюс 2 часа сверхурочных в тот же день.

После проверки нажмите «Провести и закрыть».

Откуда берутся часы. Плановое время программа считывает из графика работы, назначенного сотруднику. Поэтому заполнение табеля упирается в кадровый учёт: если человек принят в середине месяца, переведён в другое подразделение или ему не назначен график — дни у него не заполнятся или встанут с нулём часов. Прежде чем искать ошибку в самом табеле, проверьте графики и кадровые документы за этот месяц.

Для авансовой схемы табель часто закрывают по половинам месяца: первый документ — за период с 1-го по 15-е, второй — с 16-го по конец. Это удобно, когда аванс считается от фактически отработанного времени, а не фиксированным процентом.

Буквенные и цифровые коды явок и неявок

Коды в табеле — это стандартные обозначения из унифицированной формы (Постановление Госкомстата № 1). В ЗУП они подставляются автоматически по виду документа, но знать их полезно для проверки и ручного ввода. Каждому коду соответствует буквенное и цифровое обозначение.

Полный перечень в форме шире — есть коды простоя (РП — по вине работодателя, НП — по независящим причинам, ВП — по вине работника), отстранения, забастовки. Для ночных и сверхурочных часов код ставится дополнительно к явке: в один день может быть и Я на дневные часы, и Н на ночные.

Код НН ставьте только пока причина отсутствия не выяснена. Как только сотрудник принёс больничный или объяснительную, замените код на Б, ОТ, ПР или другой подходящий — иначе день может остаться неоплаченным и приведёт к спору. В ЗУП при проведении документа-основания (больничного, отпуска) код в табеле меняется сам, вручную его правят только при сплошном учёте.

Суммированный учёт рабочего времени

Суммированный учёт применяют, когда сотрудник работает по сменному или скользящему графику и норму невозможно соблюсти за одну неделю. Тогда её считают за учётный период — месяц, квартал или год (до года, а для вредных условий — до трёх месяцев, ст. 104 ТК РФ).

Настраивается он в самом графике работы: Настройка → Графики работы сотрудников. В графике:

• включите подсчёт нормы по производственному календарю;
• задайте учётный период (месяц / квартал / полугодие / год);
• укажите часы смен по дням.

При суммированном учёте переработки и недоработки видны только по итогам всего учётного периода, а не каждого месяца. Поэтому сверхурочные при таком режиме определяют в конце периода — когда станет ясна разница между фактически отработанными часами и нормой по календарю.

Пример. Учётный период — квартал, норма по производственному календарю 480 часов. Сотрудник по сменному графику отработал 500 часов. Переработка — 20 часов, и именно они по итогам квартала оплачиваются как сверхурочные: первые два часа в полуторном размере, остальные — в двойном (ст. 152 ТК РФ). Если бы норму считали помесячно, картина исказилась бы: в один месяц вышла бы переработка, в другой — недоработка, хотя за квартал баланс почти ровный.

В графике важно, чтобы сумма часов смен соответствовала реальному режиму: именно от неё программа оттолкнётся при расчёте нормы и отклонений. Ошибка в графике тянет за собой ошибку в табеле и в зарплате.

В табеле при суммированном учёте часы смен проставляются по факту, а ночные и праздничные выделяются отдельными кодами (Н, РВ) — оплата по ним идёт в повышенном размере независимо от итога периода.

Как исправить ошибку в проведённом табеле

Если после проведения вы заметили неверные часы или код, не создавайте второй табель за тот же период — это задвоит данные. Есть два правильных пути.

Печать формы Т-13 и выгрузка в Excel

Из проведённого документа печатные формы вызываются кнопкой «Печать»:

• Т-13 — унифицированный табель учёта рабочего времени, самый частый вариант для коммерческих организаций;
• Т-12 — та же форма с разделом расчёта оплаты (используется реже);
• для учреждений госсектора — форма 0504421 (Приказ Минфина № 52н).

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свою форму табеля приказом. Но Т-13 остаётся удобным готовым бланком, и большинство продолжает печатать именно его.

Чтобы выгрузить табель в Excel: откройте печатную форму и сохраните её через Ещё → Сохранить (или значок дискеты), выбрав формат «Лист Excel 2007-…(.xlsx)». Так же из печатной формы документ отправляется на принтер или в PDF.

Если табель нужен не для расчёта, а только как бумажный документ для кадровика или проверяющих, его можно сформировать и распечатать даже при учёте по отклонениям: программа соберёт форму из графиков и введённых отклонений. А вот подпись ответственного и руководителя в печатной Т-13 проставляются от руки или через встроенный механизм факсимиле — автоматически они не появятся.

Частые вопросы