Аренда в 1С:Бухгалтерии 3.0 от договора до закрытия месяца: арендатор и арендодатель

Учёт аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 у арендатора идёт одним из двух путей. Простой: каждый месяц акт арендодателя проводится документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги», проводка Дт 26 (44, 20) Кт 60.01. Полный, по ФСБУ 25/2018: при получении имущества оформляется документ «Поступление в аренду», в учёте появляются право пользования активом и арендное обязательство, а дальше их амортизирует и пересчитывает закрытие месяца .

Какой путь ваш, решает не программа, а стандарт: срок договора, стоимость предмета аренды и право организации на упрощённый бухучёт. У арендодателя всё проще — ежемесячная реализация услуги и амортизация собственного ОС, которое никуда с баланса не уходит.

Подготовка программы: настройки перед учётом аренды

Перед первым документом проверьте три места. Если пропустить хотя бы одно, акт уйдёт не на тот счёт или не появится нужный документ.

1. Функциональность. Откройте Главное → Функциональность, вкладку «Основные средства». Для полного учёта по ФСБУ 25 включите флажок, отвечающий за аренду и лизинг. Без него документов аренды в разделе ОС и НМА нет.
2. Учётная политика. Главное → Учётная политика. Здесь видно, применяет ли организация ПБУ 18/02 и упрощённые способы учёта. От этого зависят разницы между бухгалтерским и налоговым учётом аренды.
3. Номенклатура-услуга. Справочники → Номенклатура, группа услуг, элемент «Аренда офиса» (или «Аренда склада», «Аренда автомобиля»). Вид номенклатуры — «Услуга», ставка НДС — та, что в договоре.

Счета затрат удобно задать заранее в Справочники → Счета учёта номенклатуры: для управленческого офиса — 26, для магазина или склада торговой компании — 44.01, для цеха — 20.01. Документ подставит счёт сам.

Поступление в аренду в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Шаг 1. Договор с арендодателем

В карточке контрагента откройте вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком». Заполните номер, дату, срок действия и валюту расчётов.

Если арендодатель — орган власти или муниципальное учреждение и предметом аренды является государственное или муниципальное имущество, отметьте в договоре, что организация выступает налоговым агентом по НДС. Об этом — в разделе про НДС ниже.

Шаг 2. Простой вариант: аренда как услуга

Если право пользования не признаётся, отдельного «поступления» нет. Первый и каждый следующий месяц оформляется актом:

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
2. Укажите контрагента, договор, номер и дату акта арендодателя.
3. В табличной части выберите номенклатуру «Аренда офиса», сумму и ставку НДС. Проверьте счёт затрат и статью затрат «Арендная плата».
4. Внизу документа введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать».
5. Проведите документ.

Шаг 3. Полный вариант по ФСБУ 25

Если договор долгосрочный и предмет дорогой, на дату предоставления имущества создайте документ «Поступление в аренду» в разделе ОС и НМА. В нём заполняют:

• 📄 арендодателя и договор;
• 🏢 предмет аренды — элемент справочника «Основные средства», который заводят как обычное ОС;
• 📅 срок аренды и график арендных платежей;
• 📊 ставку дисконтирования — по ней программа приводит будущие платежи к текущей стоимости;
• ⚙️ параметры амортизации права пользования: срок, способ, счёт и статью затрат.

После проведения право пользования активом отражается на счёте 01 (на отдельном субсчёте), арендное обязательство — на субсчётах 76.07. Сумма — дисконтированная стоимость всех платежей по графику.

Арендные платежи каждый месяц: документы и проводки

Пример: аренда офиса 61 000 рублей в месяц, в том числе НДС 22% — 11 000 рублей. Без НДС — 50 000 рублей. Проверка: 61 000 × 22 / 122 = 11 000.

У арендатора без ФСБУ 25

Если аренда оплачивается авансом за следующий месяц, при оплате программа сама отнесёт сумму на 60.02, а при проведении акта зачтёт аванс.

У арендатора по ФСБУ 25

Ежемесячный платёж уменьшает обязательство, а не попадает в затраты:

• Дт 76.07 Кт 60.01 — платёж по графику погашает арендное обязательство;
• Дт 19 Кт 60.01 (через субсчёт НДС по аренде) — НДС из счёта-фактуры арендодателя;
• Дт 60.01 Кт 51 — оплата.

В затраты попадают амортизация права пользования и проценты по обязательству. Их начисляет закрытие месяца.

У арендодателя

Арендная плата — выручка от услуги. Документ — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Услуги (акт, УПД)».

• если сдача имущества — основной вид деятельности: Дт 62.01 Кт 90.01.1 и Дт 90.03 Кт 68.02;
• если аренда разовая или побочная: Дт 62.01 Кт 91.01 и Дт 91.02 Кт 68.02, статья прочих доходов и расходов — доходы от сдачи имущества в аренду.

Когда арендаторов много, используйте документ Продажи → Оказание услуг. Он формирует акты сразу по списку контрагентов, а счета-фактуры создаются вместе с ним.

НДС по аренде: вычет у арендатора и обязанности налогового агента

Обычный арендодатель. НДС из счёта-фактуры принимается к вычету через Операции → Формирование записей книги покупок или сразу в документе поступления — флажком отражения вычета в книге покупок датой получения. Проверить вычет можно отчётом «Книга покупок» за квартал.

Государственное или муниципальное имущество. По пункту 3 статьи 161 НК РФ арендатор такого имущества — налоговый агент. Он сам удерживает НДС из арендной платы и перечисляет в бюджет, причём даже если сам на УСН.

Как это выглядит в 1С:

1. В договоре указан признак налогового агента и вид агентского договора про аренду государственного или муниципального имущества.
2. Акт проводится как услуга: Дт 26 Кт 60.01 и Дт 19.04 Кт 60.01.
3. При оплате арендодателю сумма делится: собственно аренда — Дт 60.01 Кт 51, налог удерживается — Дт 60.01 Кт 68.32.
4. Налоговый агент выписывает счёт-фактуру сам: Продажи → Счета-фактуры выданные или кнопкой из документа оплаты.
5. После перечисления налога в бюджет НДС принимается к вычету — у плательщика НДС через книгу покупок.

Пример: аренда муниципального помещения 61 000 рублей с НДС 22%. Арендодателю уходит 50 000, в бюджет — 11 000.

Амортизация: право пользования у арендатора и сданное ОС у арендодателя

У арендатора по ФСБУ 25

Право пользования активом амортизируется как основное средство, обычно линейно в течение срока аренды. В закрытии месяца выполняется операция «Амортизация и износ ОС», проводка Дт 26 (44, 20) Кт 02 по субсчёту для прав пользования.

Параллельно начисляются проценты по арендному обязательству: Дт 91.02 Кт 76.07. Проценты считаются от остатка обязательства, поэтому в первые месяцы они больше, а к концу договора сходят почти на ноль.

Пример. Договор на 3 года, приведённая стоимость платежей — 1 500 000 рублей. Амортизация права пользования — 1 500 000 / 36 = 41 667 рублей в месяц. Сумма процентов зависит от ставки и графика — её 1С берёт из рассчитанной таблицы документа поступления.

У арендодателя

Сданное ОС остаётся на балансе арендодателя и амортизируется им. Меняется только счёт затрат:

• аренда — основная деятельность: амортизация остаётся на 20 или 26 и формирует себестоимость услуги;
• аренда побочная: амортизацию переносят на 91.02.

Счёт меняют документом изменения способа отражения расходов по амортизации в разделе ОС и НМА с даты начала аренды. Сам объект ОС никуда не передаётся и не списывается.

Закрытие месяца и отчёты для сверки аренды

Закрытие запускается в Операции → Закрытие месяца. Для аренды важны операции:

1. Амортизация и износ ОС — по сданным в аренду ОС и по правам пользования.
2. Начисление процентов по арендным обязательствам — операция появляется в списке, если ведётся учёт по ФСБУ 25.
3. Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 44 — затраты на аренду попадают в себестоимость или расходы периода.
4. Расчёт налога на прибыль — здесь проявляются разницы между бухгалтерским и налоговым учётом аренды.

После закрытия сверьте суммы отчётами из Отчёты → Стандартные отчёты:

• 📊 ОСВ по счёту 60 в разрезе договоров — сальдо должно совпадать с актом сверки арендодателя;
• 📊 ОСВ по счёту 76.07 — остаток арендного обязательства на конец месяца равен остатку платежей по графику с учётом процентов;
• 📊 ОСВ по счёту 01 и 02 — стоимость и накопленная амортизация права пользования;
• 📊 Анализ счёта 26 (44) по статье «Арендная плата» — ровно 12 актов за год, без пропусков и задвоений.

Аренда при разных режимах налогообложения

На ОСНО при полном ФСБУ 25 в бухучёте и налоговом учёте суммы расходятся каждый месяц. Если организация применяет ПБУ 18/02, программа считает временные разницы и отложенные налоги при расчёте налога на прибыль.

На УСН «доходы минус расходы» расход признаётся, когда выполнены оба условия: акт проведён и аренда оплачена. В 1С это отслеживается регистрами УСН, проверка — отчёт Отчёты → Книга учёта доходов и расходов (УСН). Если в КУДиР нет аренды, проверьте, что в акте указана статья затрат с признаком учёта в расходах.

ИП и организации на УСН чаще всего выбирают упрощённый вариант: малый бизнес вправе вести упрощённый бухучёт и как арендатор может не применять ФСБУ 25.

Ошибки при учёте аренды в 1С и как их не допустить

• ❌ Акт проведён товаром, а не услугой. Аренда попадает на 41 или 10 и висит там. Решение — вид операции «Услуги (акт, УПД)» и номенклатура с видом «Услуга».
• ❌ ФСБУ 25 включили в середине договора без перехода. Документ «Поступление в аренду» по старому договору требует расчёта остатков на дату перехода. Без него обязательство и право пользования не сходятся с графиком.
• ❌ Двойной расход. При полном учёте бухгалтер по привычке проводит акт со счётом 26. Тогда в затратах одновременно и платёж, и амортизация права пользования. Акты по такому договору должны закрывать 76.07, а не 26.
• ❌ Налоговый агент проведён как обычный поставщик. Нет проводки на 68.32 — нет и налога в декларации по НДС. Признак агента ставится в договоре до первой оплаты.
• ❌ Амортизация сданного ОС осталась на 26 при побочной аренде. Расходы занижают прибыль от основной деятельности и не связаны с доходом на 91.01.

Частые вопросы