Клиентская база в 1С: карточки, договоры, сегменты и история продаж

Учет клиентов в 1С ведут в справочнике Контрагенты, а в торговых конфигурациях — ещё и в справочнике Партнеры. В 1С:Бухгалтерии 3.0 клиент — это контрагент с договором, и вся «CRM» сводится к карточке, группам и отчётам по счёту 62. В 1С:Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP есть полноценный CRM-блок: сделки, взаимодействия, сегменты и ABC/XYZ-классификация.

Выбор простой. Нужна бухгалтерия и расчёты с покупателями — хватит БП. Нужна воронка продаж, звонки, менеджеры и анализ прибыльности по каждому клиенту — работайте в УТ 11 или КА, а БП получает данные обменом.

Как в 1С устроена клиентская база: контрагенты, партнёры, частные лица

В разных конфигурациях клиент хранится по-разному. От этого зависит, где заводить карточку и что в ней заполнять.

Партнёр в УТ 11 — это «кто покупает» с точки зрения продаж: компания, холдинг или частный покупатель. Контрагент — конкретное юрлицо или ИП с ИНН, на которое выписываются документы. У одного партнёра может быть несколько контрагентов: например, группа компаний «Альфа» покупает через ООО «Альфа-Трейд» и ИП Сидорова.

Частные лица. В БП покупатель-физлицо заводится как контрагент с видом Физическое лицо. Справочник Физические лица в БП для клиентов не используют: он нужен для сотрудников, учредителей и подотчётных лиц. В УТ 11 частный покупатель — партнёр с признаком «частное лицо».

Карточка клиента: что заполнить, чтобы документы не возвращались

Карточку лучше создавать сразу правильно. Ошибка в ИНН или КПП всплывёт в книге продаж, в ЭДО и в акте сверки.

Создание контрагента в БП 3.0

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и нажмите Создать.
2. Введите ИНН и нажмите кнопку заполнения рядом с полем. Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и руководителя из ЕГРЮЛ.
3. Проверьте Вид контрагента: юрлицо, ИП, физлицо или госорган.
4. Укажите группу (папку), если ведёте иерархию.
5. Добавьте банковский счёт: по БИК банк заполнится сам.
6. Заполните фактический адрес, телефон и e-mail. E-mail нужен для отправки счетов прямо из документа.
7. Запишите карточку и откройте Контактные лица: добавьте бухгалтера, закупщика, директора с телефонами.

Автозаполнение по ИНН работает через сервис 1С:Контрагент. Для него нужна подключённая интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Карточка партнёра в УТ 11

В карточке партнёра отмечают тип отношений: Клиент, Поставщик, Конкурент, Прочие отношения. Один партнёр может быть одновременно клиентом и поставщиком.

Ещё три поля, которые стоит заполнить сразу:

• 👤 Основной менеджер — по нему потом строят отчёты «продажи по менеджерам» и ограничивают права.
• 🗂️ Бизнес-регион — для анализа продаж по территориям.
• 📅 Дата регистрации — когда клиент появился, удобно для когортного анализа.

Контактные лица в УТ 11 привязаны к партнёру, а не к контрагенту. Если закупщик сменил компанию внутри холдинга, карточку переносить не нужно.

Договоры и условия работы с клиентом

Условия сотрудничества — цены, отсрочка, валюта, способ расчётов — в разных программах задаются по-разному.

В БП 3.0: договор контрагента

Договор открывается из карточки контрагента, ссылка Договоры. Обязательные поля:

• Вид договора — С покупателем. Для поставщика, комиссии и прочих отношений — свой вид. Неправильный вид не даст выбрать договор в документе реализации.
• Номер и дата — как в бумажном договоре, они попадают в печатные формы.
• Валюта расчётов и, если есть, расчёты в условных единицах.
• Тип цен — чтобы в документы продаж подставлялись нужные цены.

Если с клиентом работаете без письменного договора, создайте договор с названием «Основной». Программа всё равно требует договор в каждом документе расчётов.

В УТ 11: соглашения и договоры

В УТ условия продаж хранятся в соглашениях, а договор отвечает за юридическую сторону и детализацию расчётов.

Пример. Типовое соглашение «Опт» даёт цену «Оптовая» и отсрочку 14 дней. Для клиента с оборотом 2 млн руб. в месяц заводите индивидуальное соглашение: цена «Оптовая −3%», отсрочка 30 дней. Менеджер выбирает соглашение в заказе, и цены с графиком оплаты подставляются сами.

Сегментация клиентов: группы, дополнительные реквизиты, ABC/XYZ

Сегментация отвечает на вопрос «кому что предлагать и с кем работать в первую очередь». Инструменты от простого к сложному:

1. Группы справочника

Папки в списке контрагентов: «Покупатели опт», «Розница», «Маркетплейсы». Работает во всех конфигурациях. Минус — клиент может лежать только в одной папке.

2. Дополнительные реквизиты и сведения

Когда одного признака мало, добавьте свои поля в карточку: «Источник клиента», «Отрасль», «Статус лояльности». Настройка в БП 3.0: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Сначала включите флажок, затем в списке выберите справочник Контрагенты и создайте реквизит с типом значения (строка, число, список значений).

После этого по реквизиту можно фильтровать список и группировать отчёты.

3. Сегменты партнёров (УТ 11, КА, ERP)

Сегмент — сохранённая выборка клиентов. Его формируют вручную или по правилу: например, «клиенты региона Урал с выручкой за квартал больше 500 000 руб.». Сегмент по правилу пересчитывается сам, список всегда актуален. Сегменты используют в маркетинговых мероприятиях, рассылках и при назначении скидок.

4. ABC/XYZ-классификация

• ABC делит клиентов по вкладу: обычно A — около 80% выручки или валовой прибыли, B — следующие 15%, C — остаток.
• XYZ показывает стабильность: X покупают регулярно, Z — от случая к случаю.

В УТ 11 классификацию включают в настройках раздела CRM и маркетинг, а пересчёт выполняет регламентное задание. Клиент «AX» — ключевой и стабильный, ему персональный менеджер. «CZ» — кандидат на автоматическую обработку без менеджера.

История работы с клиентом: CRM-возможности 1С

Полноценная история взаимодействий есть в УТ 11, КА и ERP. В БП 3.0 таких объектов нет, там история — это документы продаж и оплат.

Взаимодействия

Каждый контакт с клиентом фиксируется документом: телефонный звонок, встреча, электронное письмо, SMS, запланированное взаимодействие. Документ привязан к партнёру и контактному лицу, у него есть тема, описание и результат.

Почтовые письма можно получать и отправлять прямо из 1С, если настроить учётную запись почты. Переписка тогда ложится в историю клиента автоматически.

Сделки с клиентами

Сделка — это потенциальная продажа от первого звонка до оплаты. У вида сделки задаются этапы, например:

1. Первичный контакт.
2. Выявление потребности.
3. Коммерческое предложение.
4. Согласование условий.
5. Заказ и оплата.

К сделке привязывают взаимодействия, коммерческие предложения и заказы. По сделкам строится воронка продаж: сколько сделок застряло на каждом этапе и с какой конверсией они переходят дальше.

Как посмотреть историю в БП 3.0

Откройте карточку контрагента: из неё по ссылкам видны договоры, счета, документы. Удобнее всего Карточка счёта 62 с отбором по контрагенту — в ней все отгрузки и оплаты по датам. Для связей между документами используйте команду «Структура подчинённости» в документе.

Отчёты по клиентам: долги, продажи, прибыльность

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В ОСВ по счёту 62 смотрите обе стороны. Дебетовое сальдо по 62.01 — долг клиента, кредитовое по 62.02 — полученные авансы, под которые ещё нет отгрузки.

В УТ 11, КА, ERP

• 💰 Ведомость расчётов с клиентами — долги и авансы по партнёрам, контрагентам и договорам.
• 📈 Валовая прибыль предприятия — выручка, себестоимость и прибыль в разрезе клиентов, менеджеров, номенклатуры.
• 🔻 Воронка продаж — конверсия сделок по этапам.
• 🅰️ ABC/XYZ-анализ — распределение клиентов по классам и смена класса во времени.

Прибыльность клиента считайте по валовой прибыли, а не по выручке. Пример: клиент А купил на 1 000 000 руб. с наценкой 10% — прибыль около 91 000 руб. Клиент Б купил на 400 000 руб. с наценкой 40% — прибыль около 114 000 руб. По выручке А важнее в 2,5 раза, по деньгам в кассе — Б.

Порядок в базе: дубли, права, персональные данные

Дубли контрагентов

Дубли появляются, когда клиента заводят без проверки ИНН, при загрузке из банковской выписки или из обмена. Последствия: долг висит на одной карточке, оплата — на другой, акт сверки врёт.

Как найти и объединить:

1. В БП 3.0 откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.
2. Выберите справочник Контрагенты и задайте правило сравнения: по ИНН совпадает, по наименованию — похоже.
3. Отметьте оригинал в каждой группе дублей. Ссылки из документов переедут на него, лишние карточки пометятся на удаление.

Перед объединением дублей сделайте резервную копию базы. Замена ссылок затрагивает проведённые документы, и откатить её штатно нельзя.

Профилактика: при вводе ИНН БП предупреждает, что контрагент с таким ИНН уже есть. Не игнорируйте это сообщение — у одного ИНН может быть несколько карточек только для разных КПП.

Права доступа

В УТ 11 можно ограничить менеджеров только своими клиентами — по полю «Основной менеджер». Так продавец не видит чужую базу и не уносит её при увольнении.

Персональные данные

Контакты частных покупателей и контактных лиц — персональные данные. Их обработка регулируется законом № 152-ФЗ: нужно законное основание (договор или согласие), а доступ к таким карточкам стоит ограничить кругом сотрудников, которым он нужен по работе.

Частые вопросы