Воинский учёт сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от настройки до сверки с военкоматом

Чтобы вести воинский учёт в 1С 8.3 Бухгалтерия, включите полный кадровый учёт в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Затем заполните сведения о воинском учёте в карточке каждого военнообязанного сотрудника и печатайте личную карточку Т-2 — её раздел II заполнится из этих данных.

Программа хранит сведения и выводит их в печатные формы. Сообщения в военкомат, сверку и ежегодные списки готовит ответственный за воинский учёт. Бухгалтерия здесь служит картотекой, а не системой отчётности перед военкоматом. Если сотрудников больше 50–100 и военкомат просит регулярные выгрузки, удобнее держать кадры в 1С:ЗУП.

Подготовка: какой кадровый учёт включить в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть два режима кадрового учёта. От выбора зависит, будут ли в базе кадровые документы и полноценные карточки сотрудников.

Как включить полный режим:

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Раскройте группу настроек кадрового учёта.
3. Выберите вариант «Полный».
4. Запишите настройку и перезапустите сеанс, если меню не обновилось.

Перед заполнением соберите документы. Для каждого сотрудника, подлежащего воинскому учёту, нужен один из них:

• 🪖 военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета);
• 📄 справка взамен военного билета;
• 🧾 удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Учёту подлежат не только мужчины. Женщины с военно-учётной специальностью тоже стоят на учёте — чаще всего это медики, связисты, специалисты по топографии.

Сведения о воинском учёте в карточке сотрудника

Основная работа — заполнить данные в карточке. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и дважды щёлкните сотрудника. В карточке есть раздел со сведениями о воинском учёте: он открывается ссылкой в шапке или в панели навигации карточки (в зависимости от релиза расположение ссылки может отличаться).

Какие поля заполнить

Поля повторяют раздел II «Сведения о воинском учёте» формы Т-2. Переносите их строго по документу, без сокращений.

Не придумывайте значения «по аналогии» с другими сотрудниками. Если в документе поле не заполнено или запись неразборчива, оставьте поле пустым и запросите уточнение в военкомате. Ошибка в ВУС всплывёт при первой же сверке.

Отношение к воинской обязанности

От этого поля зависит, попадёт ли человек в списки. Логика простая:

• ✅ Военнообязанный — пребывает в запасе, есть военный билет или справка взамен.
• 🎓 Призывник — есть удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
• ⛔ Не подлежит учёту — например, достигший предельного возраста пребывания в запасе или освобождённый от воинской обязанности. Таких сотрудников в списки для военкомата не включают.

Специальный учёт и бронирование

Если организация бронирует граждан, пребывающих в запасе, в карточке отмечают специальный воинский учёт и номер удостоверения об отсрочке. Это делают только при действующем бронировании. Ставить отметку «на будущее» нельзя: в военкомате её не подтвердят.

Справочники и классификаторы: военкоматы, звания, специальности

Часть полей карточки выбирается из списков. Чтобы не набирать одно и то же двадцать раз, сначала подготовьте справочники.

Военкоматы. Внесите каждый военный комиссариат, где стоят на учёте ваши сотрудники, один раз. Название пишите так, как оно указано в штампе военного билета: «Военный комиссариат Октябрьского района г. Новосибирска», а не «ОВК Октябрьский». Тогда в Т-2 и в выгрузках название будет одинаковым у всех.

Воинские звания и составы. Обычно это предопределённые значения, их не редактируют. Если нужного звания нет в списке, проверьте, не выбран ли не тот состав: звание «мичман» есть у корабельного состава, но не у войскового.

ВУС и категории годности. ВУС вводится строкой. Категория годности — из фиксированного списка.

Как найти дубль: откройте список военкоматов из поля выбора в карточке, включите поиск по слову из названия района и посмотрите, сколько строк нашлось. Лишние пометьте на удаление после того, как перевыберете правильный элемент у сотрудников.

Первичное заполнение и массовые изменения данных

Когда воинский учёт начинают вести в уже работающей базе, «начальных остатков» в бухгалтерском смысле нет. Нужно один раз внести данные всех текущих сотрудников. Удобный порядок такой.

1. Сформируйте список работающих. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники, оставьте только работающих и выведите список через Ещё → Вывести список в таблицу.
2. Отметьте, кто подлежит учёту. Сверьте список с личными делами: у кого есть военный билет, удостоверение призывника, справка.
3. Внесите военкоматы. До того как открывать карточки, заполните справочник военкоматов — см. раздел выше.
4. Заполните карточки. Сначала военнообязанных, потом призывников. Остальным проставьте «не подлежит».
5. Распечатайте Т-2 выборочно. Проверьте 3–5 карточек: если раздел II заполнен верно, значит, поля сопоставлены правильно.

Можно ли изменить данные сразу у группы сотрудников

В 1С:Бухгалтерии есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Она меняет реквизиты элементов справочника у выделенных записей.

Сведения о воинском учёте обычно хранятся не как реквизиты справочника «Сотрудники», а отдельно, с привязкой к физическому лицу. Поэтому групповая обработка до них, как правило, не дотягивается. Если она не показывает нужное поле — заполняйте вручную.

Что делать при изменениях

Данные военного билета меняются: присвоили звание, сменили военкомат при переезде, сняли с учёта по возрасту. Порядок:

• 🔁 сотрудник приносит документ с новой отметкой;
• ✍️ вы правите карточку в тот же день и сохраняете копию отметки в личном деле;
• 📨 ответственный сообщает в военкомат об изменениях в установленный срок.

Личная карточка Т-2: печать и проверка раздела II

Форма Т-2 — главный документ, который требует военкомат при проверке. В 1С 8.3 Бухгалтерия она печатается из списка сотрудников.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Выделите одного или нескольких сотрудников (с Ctrl — по одному, с Shift — диапазон).
3. Нажмите Печать и выберите личную карточку (Т-2).
4. Проверьте раздел II и при необходимости отправьте форму на принтер.

Что сверить в напечатанной карточке:

• 🔍 категория запаса и воинское звание совпадают с военным билетом;
• 🔍 ВУС выведен полностью, с буквой;
• 🔍 название военкомата одинаковое у всех, кто стоит на учёте в одном районе;
• 🔍 есть дата приёма — без полного кадрового учёта её не будет.

Карточку можно сохранить в PDF через кнопку сохранения в форме печати. Это полезно, если военкомат просит копии в электронном виде.

Сдача сведений и работа с военкоматом

В Бухгалтерии нет отдельного документа «отправить в военкомат» — это ручная работа ответственного лица. Но данные для неё берутся из базы. Основные обязанности организации:

Сроки и формы сообщений задаёт Положение о воинском учёте и методические рекомендации Генерального штаба. Перед подачей уточните у своего военкомата актуальный бланк: они периодически меняются.

Приём и увольнение военнообязанного: порядок действий

При приёме военнообязанного удобно сделать всё за один заход:

1. Оформите документ «Приём на работу» датой фактического выхода.
2. Сразу заполните сведения о воинском учёте в карточке — пока военный билет у вас в руках.
3. Распечатайте Т-2 и получите подпись сотрудника.
4. Передайте ответственному данные для сообщения в военкомат и отметьте дату отправки в личном деле.

При увольнении сведения в карточке не удаляйте. Они остаются в истории и нужны, если военкомат запросит данные задним числом. Достаточно провести документ «Увольнение»: сотрудник перестанет попадать в отборы по работающим, а в Т-2 появится дата увольнения.

Как получить список военнообязанных

Готового отчёта «Списки военнообязанных» в Бухгалтерии, в отличие от 1С:ЗУП, может не оказаться. Рабочий способ:

1. Откройте Отчеты → Универсальный отчет.
2. Выберите в качестве источника данные о сотрудниках или физических лицах.
3. В настройках отчёта добавьте поля воинского учёта и отбор по отношению к воинской обязанности.
4. Сгруппируйте по военкомату — так готовится список для сверки.
5. Сохраните вариант отчёта, чтобы через год не настраивать заново.

Если нужные поля не находятся в универсальном отчёте, выгрузите список сотрудников с отметкой и дополните его вручную по карточкам. Для 10–15 человек это быстрее, чем искать поле.

Частые ошибки при ведении воинского учёта в 1С

Ещё одна частая ошибка — вести воинский учёт параллельно в Excel и в 1С. Через полгода версии расходятся, и на сверке непонятно, какой список верный. Выберите одно место хранения, второе используйте только как выгрузку.

Частые вопросы